Dokumenthåndtering sikrer overblik over viden og information

Om standardmodulerne

Standardmodulerne er inkluderet i DocuNotes grundpakke.

Klik på de forskellige moduler og bliv klogere på, hvad de indeholder.

AD integration

AD integration sikrer automatisk vedligeholdelse

Med AD integration (Active Directory) kopieres brugerinformationer (navn, tlf, lønnummer mv.) automatisk til DocuNote. Det betyder, at vedligeholdelse af gruppe- og brugerrelationer foregår automatisk, og at risiko for fejl minimeres, når data kun skal oprettes og vedligeholdes ét sted.

Adressebog

Adressebog samler alle kontakter

Adressebogen er et kartotek, hvor du endvidere kan tilknytte personer (parter) på sager/projekter og dokumenter, fx en kunde, projektleder, projektmedarbejdere osv. Disse personer kan tilknyttes som sagsparter, så felter kan overføres til fx Word ved oprettelse af nye dokumenter. På denne måde genbruges data samtidig med, at medarbejderne sparer tid og tingene bliver mere ensartet.

Dokumentskabeloner

Dokumentskabeloner sikrer layout og metadata

Når du opretter nye dokumenter, kan du vælge mellem en række prædefinerede virksomhedstilpassede skabeloner, fx skabeloner til kontrakter, mødeagendaer, salgsbreve mv. 

Fordelen ved skabelonerne er blandt andet, at de er definerede med retningslinjer for indhold og layout, og at der på forhånd er tilknyttet metadata (nøgleord til hjælp ved senere søgning).

Emnesystem / taksonomi

Emnesystem / taksonomi / træstruktur

Ved hjælp af emnesystemet kan du finde frem til sager på tværs af organisatoriske enheder. I emnesystemet opbygger du en træstruktur (taksonomi), som grafisk hjælper dig til at finde sager/projekter på et givent emne frem for på den fysiske placering. Et dokument kan derved optræde flere steder i træstrukturen, selvom det kun er oprettet fysisk én gang.

Import

Importer og placer store mængder dokumenter

Med importmodulet kan du importere og placere store mængder dokumenter ind i eksisterende DocuNote sager. Importmodulet kan fx anvendes i konverteringen fra et (tidligere) system eller fra fildrev og over i DocuNote, som en nem måde at flytte samtlige dokumenter på een gang.

Metadata

Definer frit dine sager, projekter og dokumenter med metadata (nøgleord)

Med valgfrie metadata kan du frit definere nøgleord på sags-, projekt- og dokumenttyper. Metadata oprettes nemt i MetaForms, og jo flere og mere præcise de er, desto lettere er det at fremsøge den rette information.

Metadataene kan både nedarves gennem systemets træstruktur eller overføres til DocuNote skabeloner, fx som projektnummer, sagsnavn eller anden relevant information.

Navigation

Naviger med højrekliksmenuer og horisontale menuer

Menuerne i DocuNote findes både som højreklikmenuer og som horisontale menuer. På den måde kan du navigere i systemet, som det falder dig mest naturligt - uden at skulle lede efter funktionerne.

Det er helt samme logik som i Office-pakken og dermed oplever brugerne det som enkelt og brugervenligt.

Notater

Knyt notater på sager og dokumenter

Med notatfeltet kan du sætte kommentarer eller nyttige oplysninger på sager og/eller dokumenter. Når der er oprettet et notat, vil der fremgå et notat-ikon på dokument- eller sagslisten.

Opgavesystem

Få overblik over opgaver

I opgavesystemet kan du på sager og dokumenter tilknytte tidsfrister samt ansvarlige til sager og opgaver. Den eller de ansvarlige vil efterfølgende modtage en påmindelse via DocuNote eller per e-mail. På den måde kan du fastholde overblikket over dine - og andres - opgaver og holde øje med, om der er presserende deadlines i udsigt. Via opgavesystemet kan du endvidere sende links og genveje til dokumenter.

Rettighedsstyring

Opbyg en logisk rettighedsstruktur

Rettighedsmodellen i DocuNote er rollebaseret, hvilket sikrer en logisk rettighedsstruktur, der er let at overskue og vedligeholde. Rollernes rettigheder nedarves gennem systemets organisation og tilknyttes grupper eller brugere fra AD.

Sags- og projektstyring

Styring af sager og projekter

Sags- og projektstyring er et samlet overblik over dokumenterne og deres tilknytning til respektive sager på tværs af organisationen. Du kan oprette ubegrænsede niveauer af sager/projekter. Hver sag eller projekt indeholder samtlige elektroniske dokumenter relateret til den enkelte sag. Det giver overblik over sager og hurtig adgang til at løse opgaver og bygge videre på eksisterende informationer og erfaringer.

Søgning

Effektiv og unik søgning

Søgefunktionaliteten i DocuNote er effektiv og helt unik med bl.a. søgning i lignende stavemåder, fritekstsøgning, hurtig søgning og avanceret søgning, fx i titel, dokumentnummer, sagstype, metadata mv.
Når søgeresultatet vises, fremgår hele dokumentet i et preview i højre side, så du ikke behøver at åbne hvert enkelt dokument for at sikre dig, at det er det rigtige.

Den effektive søgning er rygraden i effektiv dokumenthåndtering, hvor dokumenter skal genfindes og ikke drukne i et arkiv.

Versionsstyring

Automatisk versionering

Versionsstyring sikrer, at alle brugere altid arbejder i de nyeste dokumentversioner. Versionsstyringen låser dokumentet under redigering, så andre har mulighed for at læse det, men ikke ændre det. Derudover giver versionstyringen mulighed for at se historik på dokumenterne og trække sammenligningsrapporter.

Om tillægsmodulerne

Tillægsmodulerne tilføjer DocuNote ekstra funktionalitet.

Klik på de forskellige moduler og bliv klogere på, hvad de indeholder.

Brevfletning

Brevflet i DocuNote

Med brevfletning kan du fremsøge firmaer og kontaktpersoner i adressebogen og tilføje dem til en mail-liste. Når du opretter et nyt dokument, kan du vælge, at det skal være et flettebrev, og en skabelon, der er udarbejdet til formålet vælges. På denne måde kan der foretages masseudsendelser af breve, fx i forbindelse med julekort, kampagner, info-breve etc. Flettekilden (fra mail-listen) gemmes automatisk i et Excel regneark, som vedhæftes dokumentet som bilag. Modulet kræver Office 2007 eller nyere.

Ekstern publicering

Eksporter til eksterne portal servere

Ekstern publicering gør det nemt, at publicere dokumenter fra DocuNote til eksterne dokumenthåndteringsservere (eksempelvis IntraNote Portal Servers Infobase).

Fakturascanning

Scan fakturaer med tekstgenkendelse

Fakturascanning er et modul, som sikrer at scannede danske faktuaer, der overføres til DocuNote, automatisk bliver OCR-genkendt.

Modulet arbejder på det velkendte TIF-format, som scannere og kopimaskiner kan levere, og er derfor uafhængigt af hvilken scannermodel, der anvendes.

Konvertering til Office 2007

Konverter dokumenter fra Office 2003 til Office 2007

Med konverteringsmodulet kan du konvertere doc/xls/ppt dokumenter fra Office 2003 til Office 2007. Du kan vælge kun at opdatere udvalgte dokumenter, fx nyere dokumenter, som du vil flette metadata til.
2003 dokumenter, der ikke konverteres, vil i DocuNote altid kunne læses - og redigeres - dog uden fletning af metadata.

Kryptering

Krypter særligt følsomme dokumenter

Ved hjælp af krypteringsmodulet kan den enkelte bruger kryptere særligt følsomme dokumenter med en krypteringsnøgle i DocuNote.

Logning

Log aktiviteter på brugere og dokumenter

Logning er en hurtig og effektiv måde til at sikre sig dokumentation for, hvad der er sket med sager og dokumenter og hvem, der har udført hvilke handlinger.

Logfilerne kan fx indeholde oplysninger omkring hvem, der har oprettet, redigeret, slettet et bestemt element. Eller du ønsker måske kende det tidspunkt, hvor brugeren blev aktiv eller hvor mange handlinger, der har været udført af en bruger i en bestemt tidsperiode.

Offline synkronisering

Træk dokumenterne offline

Offline-funktionen betyder, at du kan tage dine dokumenter med dig - både til læsning og redigering - også selvom DocuNote ikke er koblet på virksomhedens netværk. Det kan fx være, hvis du ønsker at tage dokumenter med til et møde ude af huset. Flere personer kan tage de samme dokumenter offline, og når I er online igen, vil I kunne synkronisere ændringerne, der er foretaget i dokumenterne. Synkroniseringsmekanismen sørger for at informere om konflikter i synkroniseringen, fx når to forskellige brugere samtidig har rettet i et dokument, henholdsvis ”online” og ”offline”.

Outlook integration

E-mailarkivering direkte i DocuNote

Arkiver e-mails nemt og hurtigt fra Outlook til DocuNote. Integrationen håndterer såvel e-mailens tekstindhold samt eventuelle vedhæftninger, og arkiveringen foregår direkte fra Outlook via eet enkelt klik (add-in til DocuNote), hvorefter du vælger hvor i DocuNote mailen skal gemmes, fx på en kunde eller et projekt. Ved arkivering af følgende e-mails fra samme afsender, foreslår DocuNote selv, at gemme på samme destination.

PDF konvertering

Konverter dokumenter til PDF

Konverter Word og PowerPoint dokumenter til PDF direkte i DocuNote.

Ved at markere et eller flere dokumenter kan du via højrekliksfunktion vælge at sende dem som PDF til fx e-mail eller skrivebord.

Postliste

Scan, distribuer og send dagens post med DocuNote

Med postlistemodulet kan du scanne dagens fysiske post ind til en samlet postliste i DocuNote. Herfra kan de forskellige breve tildeles relevante metadata, og posten kan distribueres til de rette modtagere som genveje via Outlook. Postlisten er en sikkerhed for, at fysisk post altid bliver arkiveret og med de gode sorteringsmuligheder, kan man gå tilbage til bestemte dage, uger, måneder eller år og se, hvad der er kommet ind af post og til hvem.

Publicering

Publicer dokumenter fra DocuNote til intra- og ekstranet

Publiceringsmodulet gør, at du kan publicere dokumenter fra DocuNote til et intra- eller ekstranet. På denne måde undgår du, at dokumenter skal vedligeholdes flere steder, og at medarbejdere uden adgang til DocuNote, har adgang til de mest relevante dokumenter.
Ved hjælp af en oversigt i DocuNote er det muligt at se, hvilke dokumenter der er publiceret, hvornår og i hvilken version.

Statistik (SQL views)

Træk statistikker på data fra DocuNote

Via SQL Views kan du trække relevante metadata fra DocuNote ud i Excel og herfra generere statistikker. Et eksempel kunne være en salgsafdelings forecast, som vedligeholdes i DocuNote på en given kundesag, men vises som en samlet liste i Excel.

Tekstgenkendelse (OCR)

Identificer tekst i scannede dokumenter og filer

Med tekstgenkendelse bliver tekst i scannede dokumenter og filer automatisk identificeret, og derved gøres dokumenterne søgbare i DocuNote.
OCR genkendelsen foregår automatisk. Funktionen er en sikkerhed for, at vigtige scannede dokumenter (TIF, PNG, JPG og PDF) ikke kan blive væk, men altid kan genfindes via søgning.

Workflow

Opsæt godkendelsesprocedurer

Med workflowmodulet kan du opsætte et eller flere dokument-flows. Det kan fx være i forbindelse med fakturagodkendelser, ferieforespørgsler og andre godkendelsesforløb, der skal løbe gennem flere medarbejdere.