Lorem Ipsum
Få styr på kontrakterne med overblik og styringsværktøj i ét og samme system
Bestil information

DocuNote Kontraktstyring

Få effektive arbejdsgange og et godt beslutningsgrundlag. Saml hele jeres kontraktportefølje i ét søgbart system med rapportmuligheder, personlig startside og sikker adgang fra mobil eller tablet.

Mange virksomheder mangler overblik over kontrakterne og hvilke aftaler der er indgået med hvem og hvornår de udløber. Det kan vise sig at blive dyrt. Med DocuNote får I en løsning der hurtigt implementeres og hvor I selv kan udbygge den efterhånden som jeres forretningsgange eller databehov udvikler sig.

I får også muligheden for at integrere med virksomhedens eksisterende systemer og samarbejde med eksterne via en webportal. Og som en ekstra gevinst er DocuNote integreret med Outlook og I opretholder derfor nemt et overblik over såvel kontrakter som korrespondance.

DocuNote Kontraktstyring understøtter hele kontraktens livscyklus. Fra smart og sikker oprettelse, over håndtering af rettigheder og forpligtelser - til evaluering, analyse og fornyelse.

Værdien er klar - I får:

Bedre beslutningsgrundlag

Med overblik over den samlede kontraktportefølje, inklusiv antal, typer, samarbejdspartner, kontraktejer, kontraktsum og andre relevante nøgledata.

Øget indtjening og færre omkostninger

Med løbende overvågning af kontraktuelle rettigheder og forpligtelser.

Reduceret tidsforbrug og øget kvalitet

Med automatiseringer, der sikrer rettidig fornyelse, opsigelse og overholdelse af fælles retningslinjer.

Effektive arbejdsgange og risikostyring

Med sagsstyring baseret på kontraktmapper, hvor alle dokumenter, fx Word, Excel, e-mails, knyttes til den relevante kontrakt.

Tjek på kontrakterne i hele kontraktens livscyklus:


Smart og sikker kontraktoprettelse

Med et ubegrænset antal mulige skabeloner, kan I oprette alle de forskellige kontrakttyper, I har brug for. I skabelonen kan I definere kontraktens indhold og relevante metadata samt det layout, I ønsker. For den enkelte bruger er det efterfølgende nemt at oprette en kontrakt, der opfylder virksomhedens retningslinjer.

Fra fysisk til digital kontrakt

Med tekstgenkendelse bliver tekst i scannende dokumenter og filer automatisk identificeret og dermed søgbar. OCR genkendelsen foregår automatisk og sikrer, at vigtige scannede dokumenter (TIF, PNG, JPG og PDF) bliver gjort levende. I får nemt jeres eksisterende kontraktportefølje indlæst, og sikres samtidig muligheden for at arbejde aktivt med tredjepartskontrakter.

Kontrakt, bilag og korrespondance ét sted

DocuNote kontraktstyring er baseret på sagsmapper og integreret med Outlook. I gemmer dermed nemt korrespondance sammen med kontrakten og relevante dokumenter. Afhængigt af rolle og rettigheder har den enkelte bruger dermed nem adgang til status på samarbejdet og I undgår personafhængighed. 

Kontrol over rettigheder og forpligtelser

Funktionaliteten i DocuNote Kontraktstyring understøtter alt fra den simple listevisning, over e-mail notifikation ved opgave, til avancerede automatiske workflows. I sikres dermed de bedste muligheder for i tide, at kunne følge op på jeres rettigheder og forpligtelser i forhold til kontrakten. Og I opnår processtyrede arbejdsgange, der smidiggør kontraktstyringen. 

Personligt dashboard 
og overblik

Åbningsbilledet er tilpasset den enkelte bruger og sikrer relevans og overblik. En opsætning, der viser brugerens senest åbnede sagsmapper og dokumenter skaber flow i arbejdsdagen, mens muligheden for oprettelse af forskellige faner med specielle visninger sikrer, at den enkelte bruger har et godt overblik over kontrakter og arbejdsopgaver, der er tildelt brugeren eller aftalt i organisationen. 

Fælles søgbar kontraktbase

Kontrakten, bilag, tilhørende dokumenter og korrespondance er søgbar for alle relevante brugere. I kan søge på fritekst eller en lang række metadata såsom dokumenttype, kategori og dokumentejer alt efter behov. Søgeresultatet bliver vist både i listeform og i en pdf-viewer,  så I nemt og hurtigt finder det rigtige dokument. I sikres dermed et godt overblik og effektive arbejdsgange.

Fælles søgbar kontraktbase

Med DocuNote Kontraktstyring får I fuld kontrol over kontrakten og tilhørende bilag. Versionsstyring sikrer, at I altid arbejder i den seneste version af dokumentet. Log funktionalitet sikrer jer, at registreringer udført af den enkelte bruger og oplysninger som tidspunkt, anvendelseskarakter, brugerens ID og anvendte søgekriterier er tilgængelige i systemet og eksporterbar til Excel. Og med sammenlignings-funktionaliteten holder I nemt styr på, hvilke ændringer der er foretaget i dokumentet og af hvem.

Fuld integration til
eksisterende systemer

Med vores fleksible datamanager og mangeårige erfaring i integrationer til eksempelvis ERP, CRM og andre systemer får I et kontraktstyrings-system, der er fuldt integrerbart med jeres eksisterende it systemer. I får mulighed for at anvende allerede eksisterende kundestamdata, leverandørstamdata eller andre relevante data direkte i forbindelse med kontraktstyringen.

Værdifuldt
beslutningsgrundlag

Med fleksible rapporteringsmuligheder er I altid sikret et opdateret beslutningsgrundlag. Simple brugerspecifikke listevisninger direkte i DocuNote, grafiske rapporter opsat i Excel eller automatisk overførsel af data til jeres BI system via SQL views. Alle rapporteringsmulighederne er baseret på metadata, I selv definerer. Det fleksible system giver jer fuld mulighed for at benchmarke jeres kontraktportefølje og sikre, at I har de optimale aftaler og arbejdsgange.

Danske virksomheder vælger den sikre løsning:

Fødevarestyrelsen
Provas
Danske-Advokater
NRE