Mange administrative medarbejdere er alt for dårlige til at udnytte teknologi. Er din arbejdsplads også en digital dinosaur?

Engang sad kollegaen bag skrivebordet ved siden af – i dag aner man ofte ikke, hvor hun er. Arbejder hun hjemme? Er hun med i et projekt med base forskellige steder i landet? Eller måske møder din nærmeste samarbejdspartner ind i et helt andet land?

Teknologien har åbnet masser af muligheder – men UPS! Har vi egentlig lært at udnytte det optimalt?

”Rigtig mange virksomheder forsømmer at lære deres medarbejdere, hvordan de skal håndtere det digitale samarbejde. Det betyder, at man ikke får skabt nær så meget værdi, som man kan,” forklarer projektleder Kim Malchau fra IntraNote og henviser blandt andet til en undersøgelse om distribueret projektarbejde, hvor 73% af respondenterne ikke har viden om virtuelt arbejde tilgængeligt i deres virksomhed og kun 14% har fået fyldestgørende træning.
’Distribueret projektarbejde’ betyder, at medarbejdere sidder vidt forskellige steder og løser en fælles opgave.

”Der er ekstremt mange måder at samarbejde effektivt på, og det er faktisk ikke særlig kompliceret at skabe gode rutiner. Det er lidt underligt, at der ikke er flere virksomheder, som er opmærksomme på at få struktur på dette område, for det er et område i vækst: Vi kommer jo til at arbejde mere og mere på tværs af både kontorer, byer og lande,” siger Kim Malchau og peger på, at virksomheder i stigende omfang inddrager eksperter i opgaveløsning og outsourcer opgaver til områder med billigere eller bedre kompetencer.

E-mails og telefoner er ikke svaret på alt

Der er flere udfordringer, som skal løses, for at den digitale medarbejder trives. Et af dem er det sociale. Hvis et team skal skabe gode resultater, er det vigtigt, at man har en god fornemmelse for hinanden; ikke bare i forhold til den konkrete opgave, men også fagligt og socialt. Et intranet kan understøtte, at man mærker hinanden og får en indbyrdes relation, der kan fungere som lim, der binder kollegerne sammen.

”Projektlederen skal sikre at samarbejdet fungerer og at viden flyder let imellem alle deltagere. Her er en kombination af intranet og dokumenthåndtering optimal, men mange vælger desværre i stedet at bruge e-mails, hvor det er svært at mærke hinanden. Problemet er samtidig, at e-mails hurtigt forsvinder i indbakken og måske glemmer man at arkivere indholdet,” siger Kim Malchau og forklarer, at e-mails og telefonopkald er teknologier, som understøtter kommunikation. Men organisationer bør i stedet fokusere på at få teknologi, der understøtter de sager, man er fælles om, så alle har adgang til de samme data og kan arbejde i de nyeste dokumenter, uanset hvor og hvornår de tilgår dem.

Få det rette værktøj

Hvis en tømrer skal bore et hul, vælger han ikke en nål. I stedet tager han boremaskinen frem. Den administrative medarbejder skal også have den rigtige værktøjskasse til rådighed.

”Det er vigtigt med solide fildelingsværktøjer, hvor der er styr på sikkerheden i forhold til persondataforordningen, og hvor man let kan tilgå de informationer og dokumenter, man har brug for. Kunsten er at få teknologierne til at spille sammen, så man understøtter en arbejdskultur, hvor mennesker kan skabe resultater, selv om de ikke sidder sammen. Man vælger ofte at bruge e-mails, men det er langt mere sikkert og optimalt at bruge dokumenthåndtering og møde hinanden i virtuelle samarbejdsrum. I bund og grund er det bare en vane, om man gør det ene eller det andet. Men af hensyn til virksomhedernes økonomi bør man helt klart vælge det værktøj, der giver de bedste og hurtigste resultater,” fastslår Kim Malchau.

”Hvordan går det ProjektDanmark” / Projektlederundersøgelsen 2018 er udgivet af Mannaz A/S og Roskilde Universitet (RUC).
I kapitel 5 ser forfatterne nærmere på ’Distribuerede projekter’ og præsenterer en række resultater ud fra en undersøgelse blandt 1740 respondenter med projekterfaring:

• 78% har arbejdet i distribuerede projekter inden for det seneste år og 54% vurderer, at der er flere distribuerede projekter i dag end for 2-3 år siden.
• Distribuerede projekter har typisk flere end to lokationer. 88% svarer, at de har fælles projekter med op til fem lokationer.
• Litteraturen peger på mange svagheder ved at anvende e-mail. Undersøgelsen viser, at e-mail er langt den mest anvendte teknologi, som tæt på 90% benytter dagligt. Tallet i 2014 var 61%.