Vi bruger cookies til at sikre, at websitet fungerer efter hensigten og til at indsamle statistik om brugen af det, så vi kan forbedre din oplevelse på sitet.

×
IntraNote logo

HR og EU's persondataforordning - Just do it!

Ulven kommer! Og persondataloven kommer! Især HR-medarbejdere må være lidt trætte ved tanken om alle de persondata, de skal hegne ind inden maj næste år. Ikke mere overordnet snak – nu vil vi have fakta om, hvordan man gør med den der persondataforordning!

Så måske skal vi stoppe med at snakke så meget om, hvad der skal ske – og i stedet se på, hvordan I gør?

”Håndtering af e-mails bliver helt klart en af de største udfordringer for HR, fordi mails fra jobansøgere ligger spredt overalt i indbakker, ’sendt post’ og ’slettet post’,” siger salgskonsulent Martin Overgaard fra IntraNote. Hans hverdag handler om at gøre administrative medarbejderes arbejdsdag lettere med dokumenthåndteringssystemet DocuNote, og vi har derfor bedt ham give bud på, hvad der helt konkret kan hjælpe HR-medarbejdere, fx i forbindelse med en ansættelsesproces.

Slut med manuelle arbejdsgange

”Fremover skal HR dokumentere, hvordan persondata opbevares, behandles og beskyttes. Derfor hjælper vi gerne med at opbygge et flow, som sikrer, at EU-forordningen overholdes. Fx ved at data fra ansøgningen automatisk uploades til dokumenthåndteringsløsningen DocuNote. Så ligger de kun ét sted og informationer fra afviste ansøgere slettes automatisk,” forklarer Martin Overgaard.

DocuNotes HR-løsning:

  • Modtagelse via website, så jobansøgningen ’løftes’ direkte ind i DocuNote til behandling og derfor ikke forvilder sig ind i e-mailsystemet.
  • Funktion så ansøgeren kan give sit samtykke til, om ansøgningen må opbevares i et bestemt antal måneder efter, at stillingen er besat.
  • Automatisk retursvar med tak for ansøgning og information om det videre forløb.
  • Nem håndtering, hvor du angiver i et statusfelt, hvem der skal indkaldes til samtale og hvem systemet skal sende afslag til, så du og kollegerne ikke manuelt skal bruge tid på det.
  • Hurtig og sikker underskrivelse af ansættelseskontrakt med elektronisk underskrift. Alle data på den nyansatte overføres automatisk fra ’Ansøger-mappen’ i DocuNote til ’Medarbejder-mappen’ (Her kan I evt. også igangsætte et workflow om alt, der vedrører modtagelse af jeres nye medarbejder)
  • Løbende administration af den enkelte medarbejder - som MUS-samtaler, firmabilordning, udleveret materiale m.m. så man opnår optimalt overblik og fx kan se deadlines.
  • Automatisk sletning af medarbejderens data ved ophør af ansættelsesforhold (eller pseudonymisering, som persondataforordningen stiller krav om, at nogle organisationer skal leve op til)
  • Logning, så I kan dokumentere, hvem der ser hvilke data hvornår.

Udbyttet er stort

Gevinsten ved at bruge løsningen DocuNote til HR er, at I opnår alle fordelene ved digitalisering: I kan være trygge ved, at data opbevares sikkert og det bliver let at dokumentere arbejdsgange. Samtidig sparer I masser af tid, fordi I kan lægge en lang række manuelle arbejdsgange bag jer. Det kan især mærkes, hvis I modtager mange ansøgninger og plejer at bruge tid på at oprette, bekræfte, dokumentere, slette m.m.
”Når det går op for HR, at de kan spare al den tid, så bliver de altid så glade. Og det samme gælder jo alle de andre afdelinger, som skal i gang med at håndtere persondataforordningens krav. Når man begynder at efterleve dem i praksis, får man øje på de mange andre fordele,” fortæller Martin Overgaard.

Fakta om DocuNote og EU's persondataforordning

EU's persondataforordning skal give os alle bedre kontrol med vores personlige data. Derfor har virksomheder fremover kun vores persondata til låns og de skal leve op til de nye krav om 'Privacy bu Design' og 'Privacy by Default':

Privacy by Design indebærer, at beskyttelse af personoplysninger skal tænktes ind,
allerede i designfasen, når virksomheden ønsker at tage nye systemer og processer i brug. Beskyttelsen skal altså indbygges i systemernes og processernes arkitektur og designspecifikationer.

Privacy by Default skal sikre, at der kun indsamles, behandles og opbevares de
personoplysninger, der er nødvendige for formålet. Default-mekanismen skal altså være indlejret og aktiveret i systemer og processer.Default skal sikre, at der kun indsamles, behandles og opbevares de personoplysninger, der er nødvendige for formålet. Default-mekanismen skal altså være indlejret og aktiveret i systemer og processer.

Læs mere om DocuNote her 

New call-to-action

Relaterede indlæg

Hvad er kontraktstyring?

DokumenthåndteringProjekthåndteringKontraktstyring

Konsulent-chefens tips til søgning

DokumenthåndteringProjekthåndtering

Har I styr på logistikken på videnslageret?

Dokumenthåndtering