Vi bruger cookies til at sikre, at websitet fungerer efter hensigten og til at indsamle statistik om brugen af det, så vi kan forbedre din oplevelse på sitet.

×
IntraNote logo
29. august 2019

Digitalisering i overhalingssporet

Kim Nygård Christoffersen, chefkonsulent hos IntraNote a/s

Forestil dig, at du kører ned ad afkørslen til den tyske Autobahn. Farten er givet fri. Du har rigeligt med hestekræfter til at realisere drømmen om Formel 1, endda helt lovligt. Speederen bliver trykket i bund, træerne suser forbi, de andre biler står nærmest stille og din hjerne udskiller adrenalin og dopamin i rigelige mængder. Det er fedt!

På et tidspunkt opnås en hastighed, der er så høj, at hjernen ikke kan nå at registrere omgivelserne, rystelser kan mærkes i bilen og usikkerheden forbundet med de andre bilisters kørsel sniger sig ind. Du begynder at få følelsen af mistet kontrol. Det er på tide at sætte farten ned, så turen bliver mere behagelig og sikker – du skulle gerne komme helskindet frem til destinationen.

Ovenstående billede kan ligeledes bruges i forbindelse med mange virksomheders ønske om digitalisering - ændrede forretningsområder, funktioner eller aktiviteter. Der er et indædt ønske om at høste frugten uden at plante træerne først og lade dem vokse sig store. Dette skal selvfølgelig ikke tolkes udelukkende negativt, da al ønske om forbedring starter med en erkendelse af et udviklingspotentiale. Det kan være et meget specifikt forretningsområde eller mere generelt for hele virksomheden.

Det er i erkendelsen af potentialet, at foden skal lettes fra speederen, da digitaliseringsprojekter typisk har en gennemgribende effekt på menneskers hverdag – og derfor skal tages meget alvorligt. Digitalisering kan føre til effektivisering, men en effektivisering gennem digitalisering er kun så effektiv, som mennesker tillader det. Her kunne jeg nævne den organisatoriske og kulturelle forankring, som vigtige elementer, men det hører til i sit eget indlæg.

Hvordan skal digitaliseringsprocessen gribes an? Den logiske progression i forhold til erkendelse af et givent udviklingspotentiale er at svare på spørgsmålene ’hvorfor’ og ’hvad’ - og så kommer vi til processen for implementering, når vi efterfølgende spørger ’hvordan’.

Hvorfor

Stil jer selv ’hvorfor’-spørgsmål for at blive klogere på jer selv og de processer, der ønskes overført til et digitalt univers. ’Hvorfor’-spørgsmål er desuden vigtige for at afdække formålet. Opdel gerne ’hvorfor’-spørgsmålene i kategorier; fx økonomisk, arbejdsopgaver, dokumentation mm. 
Dette gør det mere overskueligt at besvare og lettere at bruge efterfølgende. Svarene er ligeledes argumentationsammunition ift. ledelseshåndtering, medarbejderinddragelse mm. En god svarrække på veldefinerede ’hvorfor’-spørgsmål kan begrunde eller etablere en brændende platform, som medarbejdere let kan forstå i forhold til deres funktion og projektets omfang.

Hvad

Her kommer vi spadestikket dybere, da vi med vores ’hvorfor’-spørgsmål og svar har etableret en følelse af formål med digitaliseringsøvelsen. Hvad er det, vi har brug for, hvad skal det kunne osv.? Det er her, det systemiske forhold indledes, og funktionalitet, processer og afgrænsning etableres. Dette punkt er vigtigt, da det giver mulighed for selv at definere behovet, inden en leverandør kommer på banen. Herefter er det selvfølgelig ok at lade sig inspirere i takt med, at den systemiske forståelse øges, hvilket kan opdyrke nye muligheder og behov i forhold til formålet.

Hvordan

Her er vi nede i planlægningsfasen – pre-projekt, selve projektet og efterfølgende brug og drift. Hvordan skal vi komme i havn med dette digitaliseringsprojekt? Vi kunne anskue ’hvorfor’ som den strategiske fase, ’hvad’ som den taktiske og ’hvordan’ som den operationelle fase.

Fælles for de tre faser er den grundlæggende søgen efter at afdække behov, skabe forståelse for forretningen, give klarhed over processen og dermed arbejde sig ind til kernen af de udfordringer, der skal afhjælpes.

Jo bedre og grundigere virksomhedens forberedelse har været, som indledning på en given digitaliseringsøvelse, des bedre udrustet står I i snakken internt og overfor leverandører. De fleste leverandører elsker dette, da de mere præcist kan ramme en løsningsbeskrivelse til den eller de specifikke udfordringer, der måtte være. Ydermere kan I på et kvalificeret grundlag lettere stille krav til en leverandør og udfordre dem, da I har gjort jer nogle grundige tanker om, hvad I ønsker jer. Dette vil gavne produktet i den sidste ende.

Et IntraNote-perspektiv

I IntraNote bliver vi inviteret indenfor i meget forskellige stadier af en digitaliseringsøvelse - det kan være meget tidligt i processen, hvor inspiration og mulige løsningsforslag baseret på best practice er brændstoffet til fremdrift. Andre gange er alle sten blevet vendt, og IntraNote er vurderet som værende den bedste samarbejdspartner, så vi næsten kan begynde direkte med en løsningsbeskrivelse og planlægning. Vi besidder en stor klarhed over vores rolle i en kundes digitaliseringsøvelse og behandler denne med den ypperste respekt, hvilket giver sig udtryk i alle de snitflader af kontakt, vi har med en mulig kunde eller en allerede eksisterende kunde – vi vil levere synlig værdi. Af den grund bruger vi en del krudt på at sikre os, at der er taget stilling til ’hvorfor’ og ’hvad’, så vi har et solidt fundament at bygge en retvisende løsning på.

It handler om mennesker! I alt hvad vi laver, har vi slutbrugeren i tankerne, altså dem der skal benytte systemet. Det bør du også have. Uden deres accept igennem adoption og brug af systemet, vil digitaliseringsøvelsen være svær. Vi skal have folk til at bruge det. Måske betyder det, at vores projekt skal bruge mere tid til at modnes gennem uddannelse og træning. Måske skal lanceringen af specifik funktionalitet opdeles, så systemet og funktionaliteten åbner sig i takt med at forståelsen og brugen af selvsamme stiger. Hvordan man griber det an kan være helt afgørende for succes.

Et personligt perspektiv

Personligt har jeg været en del af rigtig gode og værdiskabende forløb, hvor kunden har stået tilbage med præcist det system, de indledende efterspurgte, og mere til. Specielt det, at vi har haft mulighed for at tilføje mere værdi, end der egentlig var kalkuleret med, er det der skaber en varig og positiv forbindelse mellem kunden og IntraNote. Vigtige elementer i værditilføjelsen er selvfølgelig at have styr på føromtalte ’hvorfor’, ’hvad’ og ’hvordan’, men det er ligeledes en ydmyghed fra begge parters side. I denne ydmyghed ligger der også en gensidig respekt for den andens faglighed og en tro på en bedre digital hverdag. Når dette element er til stede, kan vi som leverandører inspirere og føde projektet med ny viden og idéer, vel vidende at det bliver taget til efterretning. På den anden side vil vi blive udfordret på vores viden og løsningsforslag, hvilket kan skubbe os og løsningen i en positiv retning.

Fælles for de mindre gode forløb har været, at kunden typisk ikke indledningsvis helt har haft styr på, hvad de egentlig ønsker. Så har vi opstillet løsningsforslag, som vi er gået i gang med at implementere. Undervejs i processen er kunden blevet klogere på ’hvorfor’ og ’hvad’, hvilket har gjort dem mere bevidste om præcist, hvad de vil have og, ikke mindre vigtigt: Hvad de ikke vil have. Dermed bliver processen frem mod et værdiskabende digitalt produkt besværliggjort af en ny retning, eller ændringer til initialprojektet, så den aftalte konfiguration skal ændres radikalt. Dette skubber ved projektets økonomi og tidsramme – altså en knapt så god start for alle parter.

Fuld fart frem

Fartdjævlen vil jeg påstå ligger gemt et eller andet sted i os alle sammen, uanset om det gælder en tur på den tyske Autobahn eller digitalisering af processer, der f.eks. berører ens forretningsområde. Vi vil alle fremad; se fremskridt her og nu og helst se værdien af søsatte projekt så hurtigt som overhovedet muligt. Derfor er det vigtigt at køre efter forholdene, så vi når frem til den ønskede destination så hurtigt og så sikkert som muligt. Hvis I har styr på jeres ’hvorfor’, ’hvad’ og ’hvordan’ bliver forholdene forbedret markant og farten kan stilles mere fri. Dette vil gavne jer selv, en fremtidig leverandør og slutproduktet af jeres anstrengelser.

God digitalisering!

New call-to-action