Contract Management. Contract Lifecycle Management. Kontraktstyring. Kært barn har mange navne, men egentlig er det meget enkelt: Det koster alt for mange penge, hvis I ikke har styr på jeres kontrakter.  

Kender du dette: Marketing har hyret et oversætterbureau til at ordne en lang række engelske tekster til en messe. Produktion skal levere noget til Sverige og har hyret det samme oversætterbureau til at få nogle vigtige tekster på plads. Ingen af dem aner, at det er det samme bureau – og at der faktisk er indgået en større rammeaftale med gode rabatter, de med fordel kunne udnytte.

Hvis virksomheden havde haft et fælles kontraktstyringssystem, havde aftalen været synlig og tilgængelig der. Og den dag, hvor IT også skulle bruge oversættelse, kunne de straks få de samme gode betingelser – og et overblik fra alle afdelinger omkring tilfredsheden med bureauet.

Store besparelser at hente

”Det er helt vildt, hvor mange penge virksomheder sparer, når de bruger kontraktstyring,” siger Søren Rust Nielsen fra IntraNote. Han forklarer, at især kontrakter med lang løbetid kræver et centralt overblik – uanset om det handler om en leverandørkontrakt eller der er tale om aftaler, som man selv skal stå inde for, så man skaber fundamentet for rettidig og mangelfri levering til sine kunder.

IntraNotes dokumenthåndteringssystem, DocuNote, understøtter hele kontraktens livscyklus; fra oprettelse til udfasning. Dermed har organisationen til hver en tid et samlet overblik over alle processer.  

”Mange virksomheder er ikke bevidste om, hvor store værdier, der går tabt, når kontrakter ikke håndhæves korrekt. Især på it-området, hvor ydelser og services er komplekse, er det afgørende at have de rette styringsredskaber og sikre, at man kan håndhæve vilkår i hele kontraktens løbetid,” forklarer Søren Rust Nielsen.

Hvorfor kontraktstyring?

Når kontrakter er spredt hos forskellige afdelinger er det svært at holde overblik. For hvad blev der aftalt? Hvornår udløber kontrakten? Hvilke kontraktuelle rettigheder og forpligtelser har vi?

Gevinsten ved at centralisere kontrakter er stor. For når kontrakterne er samlet ét sted, har organisationen et samlet og korrekt overblik. Det giver et bedre beslutningsgrundlag og hjælper med at spare både tid og penge.

Det har de blandt andet erfaret hos Bornholms Regionskommune, hvor et nyt kontraktstyringssystem betød nye tanker om arbejdet med it-kontrakter.

Projektleder for it og digitalisering, Lone Andersen, fortæller, at en beslutning om at centralisere økonomien, så it-budgetter blev flyttet fra centrene til it-afdelingen, førte til nytænkning af arbejdsgange og processer omkring kontrakter.

”Vi blev nødt til at gennemtænke, hvad det kom til at betyde. Fx havde centrene hidtil selv tegnet kontrakter, som nu skulle ligge hos os, så vi skulle samarbejde på en ny måde. Samtidig var der stor fokus på leverandørstyring i det offentlige, fordi der er tid og penge at spare ved at have kontrakter og data samlet og struktureret ét sted. Så der var flere gode grunde til at se på, hvordan vi fremover skulle arbejde. Vi startede derfor et faseopdelt projekt, hvor vi i første fase skulle finde en kontraktstyringsløsning til vores it-kontrakter. Dengang blev kontrakter lagt ind, hvor medarbejderne mente, at det var bedst,” forklarer Lone Andersen. Læs hele artiklen om Bornholms Regionskommune her.

Få strategisk overblik på tværs af organisationen

Glemte prisreguleringer, ubenyttede rabatter eller aftaler, som opsiges for sent, kan hurtigt komme til at se triste ud på bundlinjen.

”Både private virksomheder og offentlige organisationer har efterhånden vældig komplekse kontrakter. Derfor er det vigtigt at indarbejde styringsredskaber, der giver et strategiske overblik på tværs af organisationens kontrakter. En løsning, hvor det er muligt at udarbejde rapporter, der giver indblik i rentabiliteten og mulighed for at lave søgninger på tværs af afdelinger og fagområder samt dykke ned i udvalgte elementer,” forklarer Søren Rust Nielsen fra IntraNote.

Han peger på, at det hurtigt kan blive dyrt ikke at overholde sine forpligtelser. Samtidig ser han systematikken omkring kontraktstyring som optimal, hvis man vil byde ind på nye opgaver: ”Man opsamler en grundviden, der kan bruges aktivt i kontraktprocessen, så man kan forberede sig ned i detaljen og opnå det bedste økonomiske resultat.”

I IntraNote er vi vilde med DocuNote Kontraktstyring, som er vores eget system. Her er 10 gode grunde til, at I måske også skal i gang: 

1. I får et styringsværktøj til alle jeres kontrakter, så I altid har et samlet overblik med strømlinede processer omkring indgåelse, registrering og opfølgning.
2. Et digitalt og søgbart arkiv sørger for, at I lynhurtigt kan finde det, I leder efter.
3. Automatiske notifikationer fortæller om tidsfrister – fx når en kontrakt snart udløber eller skal genforhandles.
4. I kan opsætte workflows, så arbejdsgange omkring fx godkendelser går helt af sig selv.
5. Integrationer til fx økonomisystemet giver færre indtastninger og dermed mindre risiko for fejl. Med integration til Outlook kan I gemme e-mails, så de får status, og kan behandles som andre kontrakter.
6. Rapport-muligheder gør det nemt at dokumentere jeres aftaler. I kan dykke ned i enkelte elementer eller lave søgninger på tværs.
7. Logning på alt, hvad I laver, så det er nemt at se, hvem der har arbejdet med kontrakten. På den måde er historikken altid intakt og I kan nemt genfinde relevante informationer, hvis nogen spørger om noget.
8. Jeres arbejdsgange bliver mere effektive.
9. I et frasebibliotek kan I hurtigt hente korrekte formuleringer og flette data direkte ind i kontrakten.
10. IntraNote Signing kan benyttes til elektronisk underskrivning, så I lynhurtigt kan få aftalen lukket.