Digitalisering er tryghed for alle

Uanset om I skal have styr på persondata, kontrakter eller noget helt tredje, er kodeordet digitalisering. Alle relevante medarbejdere og samarbejdspartnere skal lynhurtigt kunne finde, hvad de leder efter og tilgå det samtidig. Kort sagt skal virksomheders samlede digitale hukommelse fungere. Læs her, hvordan virksomheden IDdesign, som opererer inden for møbler og boligindretning med detailkæderne IDEmøbler, ILVA og IDdesign, fik styr på kontraktstyring og leverandørportal – og hvorfor du ikke kommer uden om IntraNote, når det gælder EU´s nye persondataforordning. 

Hvordan ville trafikken i verdens storbyer mon glide, hvis vi hver især kørte rundt efter vores egne individuelle færdselsregler? Det billede blev tegnet, da rådgivningsvirksomheden Devoteam på en konference forleden lancerede årets ESDH/ECM-rapport og blandt andet så på, hvordan kravene fra EU´s persondataforordning er et naturligt skridt i en ny virkelighed. For ingen af os bryder os om at have personlige oplysninger liggende alle mulige steder, men virkeligheden er, at det har vi. Derfor er det naturligt, at virksomheder og offentlige institutioner nu begynder at rydde op og køre efter ensartede færdselsregler, som vi alle kan føle os trygge ved.

Vi løser kundernes digitale behov
”En succesfuld implementering forudsætter et paradigmeskift for at håndtere persondata. Jo hurtigere du forstår den nye virkelighed, des bedre er du stillet. Juridisk, etisk og konkurrencemæssigt,” står der bl.a. i Devoteams nye rappport. Rådgiverne fremhæver, at IntraNote for længst har forstået, at EU-forordningen stiller krav om at sætte forskellige fagligheder sammen og i en sammenligning af vores DocuNote med tilsvarende systemer, fastslås det, at DocuNote er ”topscoreren i forhold til GDPR, hvor vi ser en stor grad af modenhed og proaktivitet fra leverandøren, som efterlader de andre i støvet.”
Den proaktivitet, som nævnes her, skyldes, at IntraNote altid har prioriteret højt at være tæt på kunderne for at løse virksomheders og offentlige institutioners behov i relation til digital videndeling.
Vi inviterede vores kunde, IDdesign A/S, med til at holde oplæg på Devoteams konference, så vi sammen kunne synliggøre, hvordan en god implementering foregår – ud fra de behov, den enkelte kunde har.

Forretningsmæssige fordele
IDdesigns behov handlede om kontraktstyring og en velfungerende leverandørportal. Møbel- og boligindretningsvirksomhedens erhvervsjurist, Birgitte Pasgaard, fortalte om en grundig og dokumenteret proces, hvor man fandt frem til, at DocuNote fra IntraNote havde de største forretningsmæssige fordele, da det rette ECM-system til kontraktstyring og leverandørportal skulle findes.
”Vi ønskede en bedre sikring af, at krav og processer bundet op i kontrakter ikke tabes i praksis. Effektive arbejdsgange, risikostyring og reduceret tidsforbrug var også altafgørende for os sammen med en gennemskuelig aftale og pris,” forklarede Birgitte Pasgaard på konferencen.

Tæt sparring sikrede en stærk løsning
Leverandørportalen skulle tilbyde et talerør til alle leverandører på samme tid, og samtidig tovejs kommunikation med den enkelte leverandør. Kontraktstyringen skulle bl.a. indeholde alle former for kontrakter, give overblik over manuelle og automatiske processer samt linke mellem disse og de enkelte kontrakter.

”Vi havde rigtig mange krav til funktionalitet og ønskede samtidig ét integreret system, som var både smidigt og tilgængeligt. Derfor var det vigtigt for os at finde en sparringspartner, som virkelig forstod vores forretning og kunne være der for os i udviklingsprocessen. Det var meget positivt at opleve, hvordan IntraNote var med til at udvikle yderligere idéer sammen med os – endda inden aftalen med dem var endelig indgået,” sagde erhvervsjuristen fra IDdesign og fortsatte:
”Vi ville selv stå for udviklingen. På workshopdage blev udvalgte medarbejdere derfor klædt på i metodikken og vi lavede en game plan, der sammen med gode vejledninger om DocuNote gjorde processen rigtig nem.” Birgitte Pasgaard fremhævede desuden IntraNotes ERFA-netværk, der sammen med sparring gjorde implementeringen af det nye system smidig, så IDdesigns digitale færdselsregler kom godt fra start.

Hvad er ECM

Læs flere artikler og få gode råd: