Ideen med persondataforordningen er, at vi alle skal blive bedre til at beskytte følsomme oplysninger. I gamle dage lå en ansøgning kun et enkelt sted, men i dag, hvor næsten alt foregår via mails, kan personlige oplysninger hurtigt blive spredt for alle vinde.

I rigtig mange virksomheder sker dette nemlig:

• En chef modtager en ansøgning
• Han videresender den til en HR-medarbejder samt en afdelingsleder, som mangler en assistent. Ansøgningen ligger nu i mailsystemet hos chefen, HR-medarbejderen og afdelingslederen
• Afdelingslederen tjekker sin mail derhjemme en aften, og gemmer ansøgningen i dropbox. Ansøgningen ligger nu også ’ude i skyen’.

• Afdelingslederen indkalder ansøgeren til en samtale og inviterer sin teamleder med. Teamlederen får også tilsendt ansøgningen og hun gemmer den på et fildrev…

Mange steder ligger ansøgningen endnu flere steder, fordi en del virksomheder endnu ikke har en politik om, hvordan dokumenter skal gemmes.

HR – og alle andre afdelinger – skal sikre, at der ikke længere er vildfarne dokumenter i indbakker eller ’anarkistiske’ arkiver rundt omkring på medarbejderes computere. Ifølge EU’s persondataforordning, er man nemlig forpligtet til at slette data igen. En vanskelig opgave når dokumenter ligger spredt i indbakker, lokale fil-mapper, USB-stik osv.

IntraNotes dokumenthåndteringsløsning DocuNote, er måske netop derfor så populær. For her deles informationer via links til dokumentet, så alle data kun findes ét sted – og det har samtidig den fordel, at alle involverede altid arbejder i det nyeste dokument.
Kort sagt: DocuNote holder effektivt styr på alle data.

DocuNote og EU's persondataforordning

EU's persondataforordning skal give os alle bedre kontrol med vores personlige data. Derfor har virksomheder kun vores persondata til låns, og de skal leve op til kravene om 'Privacy by design' og 'Privacy by Default':

Privacy by Design indebærer, at beskyttelse af personoplysninger skal tænkes ind allerede i designfasen, når vrirksomehder ønsker at tage nye systemer og processer i brug. Beskyttelsen skal altså indbygges i systemernes og processernes arkitektur og designsepcifikationer.

Privacy by Default skal sikre, at der kun indsamles, behandles og opbevares de personoplysninger, der er nødvendige for formålet. Defaultmekanismen skal altså være indlejret og aktiveret i systemer og processer.

Læs mere om DocuNotes mange muligheder - og kontakt os gerne for yderligere information pr. mail eller på telefon 70269500.