Vi bruger cookies til at sikre, at websitet fungerer efter hensigten og til at indsamle statistik om brugen af det, så vi kan forbedre din oplevelse på sitet.

×
IntraNote logo

Danske Hospitalsklovne

Relancering af Danske Hospitalsklovnes intranet

Medarbejderne brugte flittigt ”Nosebook”; faktisk var intranettet i Danske Hospitalsklovne ved at drukne i materiale. Derfor var det nødvendigt med en relancering, som binder organisationen bedre sammen og understøtter fællesskabet via involverende intern kommunikation.

Danske Hospitalsklovne har udviklet sig meget, siden velgørenhedsorganisationens første intranet blev lanceret for fire år siden. Der er kommet en del nye ansatte, som er spredt i landet og ikke sidder ved en pc i hverdagen. Og da klovnene ofte skal bruge informationer, erfaringsudveksle og tilgå relevante dokumenter på skæve tidspunkter, hvor administrationen ikke længere er på arbejde, var det vigtigt at få optimeret intranettet.

Medarbejderne var gode til at bruge det gamle intranet, som efterhånden var sandet helt til. Tiden var derfor inde til en relancering, som matchede en stigende professionalisering af organisationen. Og samtidig kunne opretholde fællesskabsfølelsen og organisationens særlige klovne-dna.
”Det var nødvendigt at relancere Nosebook, så det passede bedre til vores organisation, som den er i dag. Med mange decentrale medarbejdere bliver intranettet en vigtig kulturbærende samarbejdsportal, hvor vi både skal videndele og føle fællesskab,” forklarer uddannelseskoordinator Sif Emilie Berg fra Danske Hospitalsklovne.

Less is more

Organisationen har med sit første intranet gjort sig en række erfaringer med intern kommunikation. Blandt andet at alle medarbejdere ikke behøver at vide alting. Der var alt for mange informationer tilgængelige, som ikke var relevante for den enkelte. Derfor blev omdrejningspunktet for relanceringen ’Less is more’: Det gjaldt om kun at tilbyde det nødvendige.

Sif Emilie Berg involverede brugerne i opbygning af en ny struktur. Hun lavede brugerundersøgelser for at afdække vaner og få viden om, hvad kollegerne syntes om de eksisterende kommunikationskanaler.

”Det gav masser af feedback. Jeg holdt desuden møder med afdelingerne for at drøfte deres primære arbejdsopgaver og hvordan de bruger Nosebook, så det stod klart, hvad der hjælper dem bedst i dagligdagen. I hele processen har jeg løbende testet idéer for at sikre, at strukturen fungerer i praksis,” siger hun. Hun fastslår, at ledelsens opbakning er vigtig, fordi der skal afsættes ressourcer og træffes beslutninger. ”Nogle temaer kan vi ikke drøfte på plads, for ind imellem er adfærd et kulturspørgsmål. I de tilfælde må ledelsen beslutte en retning og så må nogle medarbejdere ændre vaner, selv om det ikke virker logisk for dem.”

Det nye intranet er bygget op ud fra Danske Hospitalsklovnes organisationsdiagram, så de enkelte afdelinger let kan finde informationer af relevans for det daglige arbejde og dele viden inden for netop deres felt.

Optimeret intranet understøtter klovnenes hverdag

Relanceringen skal bidrage til en ny kultur med klare arbejdsprocesser, så alle fremover ved, hvad der hører til på intranettets fælles område og hvad der ligger under de enkelte afdelinger.

”Det er ofte, når administrationen er gået hjem, at klovnene har tid til at gå på intranettet. Derfor skal de enkelte afdelinger nu i højere grad føle ansvar for at lægge det rette materiale tilgængeligt,” forklarer Sif Emilie Berg. Det gamle intranet gjorde medarbejderne i tvivl om, hvad der var vigtigt at vide, og hvad der bare var hyggeligt at følge med i, uden at det gav værdi. Af hensyn til effektiviteten var der derfor også behov for en større bevidsthed om ’need to know’ og ’nice to know’:

”Vores kultur skal bestemt understøtte alt det hyggelige. Men ved at flytte feriebilleder og sjove jobhistorier ind i en virtuel kaffestue, bliver det lettere at skelne mellem hyggen og den reelle arbejdsrelevante viden, hvor vi hurtigt skal finde de dokumenter og informationer, vi har behov for i en travl hverdag,” fastslår Sif Emilie Berg.

Om Danske Hospitalsklovne

Danske Hospitalsklovne tilbyder indlagte børn opmuntring og nærvær. Klovnene besøger cirka halvdelen af de ca. 75.000 børn, der hvert år indlægges på hospitalerne: 22 somatiske afdelinger og 8 børne- og ungdomspsykiatriske afsnit rundt i hele landet.
Foreningens intranet er målrettet 45 uddannede hospitalsklovne og 8 hospitalsklovnelærlinge samt 18 sekretariatsansatte.

Vi vil så gerne fortælle mere

Må vi inspirere dig?

Tilmeld dig nyhedsbrevet og få del i vores erfaringer.

Du kan desuden læse om, hvordan andre organisationer arbejder med at professionalisere intern kommunikation. Både i forhold til at dele informationer og skabe dialog via intranet, men også ved at opbygge professionelle arbejdsgange som effektiv dokumenthåndtering, digitale underskrifter mv.