Er jeres intranet blevet gammelt, trist og fyldt med irrelevant information? Har organisationen udviklet sig – med nye behov for videndeling? Så er det måske tid til en relancering, som kan få informationssøgning og videndeling til at sprudle.

For år tilbage var intranet teksttunge, men i dag er struktur, brugervenlighed og design vigtigt. Det er en tendens, der er eksploderet i de senere år, hvor organisationerne er blevet bevidste om, at de selv kan bestemme, hvordan tingene skrues sammen.

I IntraNote hjælper vi med at opbygge et intranet, som afspejler den enkelte organisation bedst muligt. Vi har derfor masser af erfaring med at få intern kommunikation til at boble af aktivitet.

Re-design eller relancering?

Hvis I overvejer et nyt intranet, skal I tage stilling til, om I har behov for relancering eller re-design, for det er nemlig to forskellige ting.

Hvis intranettet fungerer fint i sin form, men ikke i sin figur, så er det re-design, der skal kigges på. Her sætter vi fokus på et pænere design og en brugerflade, som er lettere at navigere i.

Mange organisationer har nemlig en grundlæggende struktur, som fungerer godt.
De har opbygget strukturer og arkiver, som stadig fungerer for dem, og så sætter vi grafisk arbejde og bedre interaktion i fokus. Interaktion er vigtigt, for mange ansatte er på farten og sidder ikke ved en pc. De er afhængige af at kunne tilgå arbejdsbeskrivelser og kontakter. En hjemmehjælper skal fx lynhurtigt kunne finde vigtige procedurer på mobilen, hvis der sker noget uventet hos en borger.

Et intranet er ikke kun socialt

Sociale medier har gjort os vant til interaktion og dialog. Grib jeres medarbejderes lyst til at byde ind, for det er vigtigt, at folk deltager. Men man skal også forstå, at et intranet ikke kun er socialt.
Nogle gange skal medarbejderne have viden, de ikke selv ved, de har brug for, og så skal informationen skubbes ud. Andre gange skal der besked ud til den enkelte om ændringer i et fagsystem, og derfor skal intranettet være integreret med alle arbejdspladsens fagsystemer, så medarbejdere kun skal holde sig orienteret ét sted. 

Passer strukturen til organisationen?

Behovet for relancering af intranettet opstår typisk, hvis en virksomhed er vokset eller har ændret behov. Måske er der kommet ny ledelse og organisationen er forandret. Måske er intranettet ikke blevet korrekt vedligeholdt i nogle år og bugner af materiale, som ingen bruger.

Ved en relancering ændrer vi intranettets struktur. Vi kigger på, hvad der virker og ikke virker. Skal strukturen moderniseres eller saneres? Hvordan er organisationen i dag, sammenlignet med dengang, intranettet blev lavet? Det er vigtigt at vurdere, hvad der skal bygges videre på og hvad der ikke længere er tidssvarende.

Vi ser jævnligt intranet, der har levet deres eget liv i mange år. 
Tit vælger man at lade det gamle glide ud. Så kan vi måske lade det stå i en periode, indtil ingen bruger det mere. For hvis en organisation har været igennem omstrukturering og ledelsesskift, kan der være sket så meget, at det giver mest mening at opbygge en struktur, som passer til hverdagen, som den ser ud nu.

Sæt det rette hold – og spring ud i det!

Det er vigtigt, at ledelsen bakker op omkring forandring af intranettet, så der afsættes ressourcer til processen. Samtidig skal der nedsættes en arbejdsgruppe med lyst til opgaven.

Et intranet-projekt er ikke venstrehåndsarbejde. Projekterne lykkes bedst, når holdet bag synes, at det er super sjovt at arbejde med deres egen og kollegernes videndeling. De skal kunne sætte sig i andres sted og tænke over, hvordan de selv bevæger sig på et intranet. Det er selvfølgelig godt at have flair for web, men i bund og grund består et godt projekthold af engagerede mennesker, som ikke er bange for at kaste sig ud i noget nyt.

Gode råd ved relancering af intranet

• Nedsæt et godt projekthold af engagerede mennesker, som ikke er bange for at kaste sig ud i noget nyt
• Start med at tale indhold, behov og målsætninger.
• Stil jer selv spørgsmål: Hvad fungerer og hvad fungerer ikke i det nuværende løsning? Spørg jeres medarbejdere og/eller brugere, hvad der virker. Lad fx medarbejderrepræsentanter fra forskellige afdelinger og funktioner være med til at definere hvor og hvordan de vil finde viden.
• Tag stilling til, hvor lang tid, I vil bruge. Er I klar til at gå om bord i hele projektet nu eller skal det tages lidt ad gangen?
• Hvis opgaven virker stor, kan I ændre intranettet etapevis. Fx kan en kommune vælge at starte med en mobil løsning, så hjemmehjælperne ikke skal hen til en computer for at finde informationer og vejledninger. Senere kan mobilløsningen foldes ud til andre brugergrupper, når der er tid og økonomi til det.
• Anerkend at medarbejdere i organisationen har forskellige behov. Alle skal ikke vide alt; det gælder om at gøre det let for den enkelte at finde de rette   informationer.
• Marker overgangen til et forandret intranet og undervis kollegerne, så de straks får glæde af de nye muligheder.