Virksomhederne producerer enorme mængder data, men undlader ofte at tage stilling til dataenes relevans. Det skaber udfordringer for økonomien og sikkerheden, og derfor skal ledelsen på banen med en datapolitik.

Da Kong Salomon i Prædikerens Bog skrev “Jo mere visdom, des større lidelse - jo mere kundskab, des større smerte”, havde han næppe forestillet sig, hvor aktuelle hans ord ville blive et par tusinde år senere.

Når HR-afdelingen rydder op i ansættelseskontrakter. Når indkøbsafdelingen genforhandler leverandørkontrakter. Og når Kundeservice opdaterer abonnementsaftaler. Hver eneste dag året rundt producerer virksomheden nye data, som lagres oven på dataene fra i går.

Størstedelen af data er overflødige

Men hvordan sikrer vi, at de nyeste - og korrekte - data altid kan findes. Og at de data, virksomheden lagrer i sine systemer, har reel værdi? For det er nemlig langt fra altid tilfældet.

En undersøgelse fra Osterman Research* slår fast, at kun 6 pct. af de data, en virksomhed opbevarer, har juridisk eller lovmæssig betydning, mens 25 pct. har forretningsmæssig værdi. Med andre ord er 69 pct. af virksomhedens data overflødige og kunne fjernes uden nogen juridiske eller forretningsmæssige konsekvenser.

Brug for retningslinjer

Det er tankevækkende tal, som ledelsen bør reagere på.

Medarbejderne har brug for vejledning i at kvalificere og opbevare data og ikke mindst slette data, når de ikke længere er relevante. Undlader ledelsen at guide sine medarbejdere med en datapolitik, får de over tid stadig vanskeligere ved at navigere i de store informationsmængder. Deres produktivitet begynder at falde. Som reaktion på de manglende retningslinjer opfinder de deres egne dataopbevaringssystemer og udfordrer dermed virksomhedens datasikkerhed.

Hvordan håndterer man for eksempel, at en medarbejder fratræder sin stilling? Han eller hun har sandsynligvis masser af forretningskritiske og personfølsomme data liggende i sin mailbox og på eksterne lagerapplikationer som fx Dropbox. Hvem finder de data og får dem tilbage i en sikker, solid struktur og sørger for at slette resten?

Data på intranettet

Der findes virksomheder, der strukturer data, gør dem effektivt tilgængelige for medarbejderne og ikke mindst sikrer, at vigtige informationer lægges i præcist definerede områder.

Eksempelvis kan man pålægge medarbejdere, at informationer, som mere end tre medarbejdere skal kende til og kunne finde, altid skal lægges på intranettet. Ikke på et personligt drev eller på en fildelingstjeneste eller i en ukendt cloud-løsning. Men på intranettet.

Undgå bøder

Evnen til at dokumentere, hvor og hvordan man opbevarer data, blev ikke mindst vigtig, da den EU-persondataforordningen trådte i kraft i maj 2018. Her skal virksomhederne kunne dokumentere, hvor de opbevarer data, og hvordan de behandler dem.

Kilde: Osterman Research, Inc. Læs hele undersøgelsen her

Læs mere om hvordan i håndterer persondata. Kontakt os på 7026 9500 og få gratis rådgivning. Du kan også sende os en mail på info@intranote.dk