Ny elektronisk underskrift gør EU´s persondataforordning lettere at overholde

Nu er det slut med, at fortrolige dokumenter flyder i mailsystemer og tilfældige arkiver – og en af udfordringerne ved at overholde EU´s persondataforordning bliver dermed løst. Det nye IntraNote Signing til elektronisk underskrift gør processen mellem to eller flere parter 100 % digital, så det bliver både sikkert og let at holde styr på underskrifter, fordi alle underskrivere modtager et link til det samme dokument.

Fremover kan kunder, kollegaer og samarbejdspartnere underskrive når som helst og hvor som helst. For IntraNote Signing er en sikker løsning til elektronisk underskrift, som er både hurtigere og billigere end manuelle postgange. Indscanninger med utydelige underskrifter samt usikkerheden ved, om kopier af fortrolige dokumenter ligger og flyder, er derfor fortid.

Persondata er kun til låns

”IntraNote Signing imødekommer de krav, som EU´s persondataforordning stiller. Virksomheder skal fremover vænne sig til, at persondata kun er til låns, og i den periode hvor virksomheden låner dem, skal de behandles sikkert og korrekt. Man kan ikke have personoplysninger liggende spredt i egne arkiver, mailsystemer og tilfældige sky-løsninger. Tværtimod skal organisationer kunne dokumentere præcist, hvor data ligger, og hvordan de behandles,” siger adm. direktør Lars Hegaard fra videndelingshuset IntraNote, som igennem mange år har udviklet og implementeret sikre datahåndteringsløsninger til flere hundrede virksomheder og offentlige institutioner.

”Vi har udviklet et system, hvor både helt små og helt store virksomheder kan abonnere på DocuNotes grundsystem og dermed få adgang til IntraNote Signing og alle de andre funktioner, som understøtter håndteringen af de nye EU-krav. For uanset om en virksomhed er lille eller stor kræver persondataforordningen, at processerne kan dokumenteres,” siger Lars Hegaard.

Han forklarer, at IntraNote Signing er en sikker SaaS-løsning, Software as a Service; en licens- og leverancemodel. Kunden abonnerer på softwaren, der er centralt installeret i en unik cloud-løsning, baseret på Microsoft Azure og specielt designet til at overholde strengeste compliance-krav, herunder EU’s Persondataforordning.

Nærmere information om IntraNote Signing fås hos adm. direktør Lars Hegaard, Intranote.
Telefon 30 70 04 25. E-mail lhe@intranote.dk.


IntraNote Signing

Med IntraNote Signing kan virksomheder:
• Sende links til elektronisk underskrift – og underskriften klares straks fra modtagerens computer, tablet
  eller smartphone.
• Sende links til det komplette underskrevne dokument, når underskrifterne er sat, så alle hurtigt kan
  komme videre.
• Regne med, at sikkerheden altid er helt i top for både afsender og modtager.

Dermed er vejen åben for et væld af underskrifter, f.eks.
• HR-dokumenter. Ansættelseskontrakter, fortrolighedserklæringer, opsigelser og alt hvad der ellers
  knytter sig til medarbejdere.
• Samtykkeerklæringer
• Databehandleraftaler
• Handelsaftaler som indkøbsordrer, salgsaftaler, ordrebekræftelser, fakturaer osv.
• Forbrugeraftaler. Herunder servicevilkår, softwarelicenser og brugerhåndbøger.
• Ejendomsdokumenter som leasingaftaler, købs- og salgskontrakter og anden dokumentation relateret til
  boliger og erhvervsejendomme.


IntraNote

IntraNote har mere end 400 kunder på sin Enterprise Content Management platform (sikker datahåndtering). Heraf arbejder mere end halvdelen allerede med dokumenthåndteringsløsningen DocuNote, der kan understøtte håndteringen af kravene fra EU´s nye persondataforordning, som virksomheder skal leve op til fra maj 2018.
IntraNote fremhæves i branchen som førende i forhold til persondata-løsninger; senest i en rapport fra konsulenthuset Devoteam, der i en sammenligning med tilsvarende systemer fremhæver DocuNote som topscorer på området.

Se film om, hvor nemt IntraNote Signing er
Læs mere om IntraNote Signing
Læs om løsninger til persondataforordningen

Det internationale advokatfirma Bird & Bird har i et notat af 25. september 2017 konkluderet, at såvel aftaler, der ikke ifølge lovgivningen skal underskrives for at være bindende, som aftaler, der ifølge lovgivningen kræver en underskrift, gyldigt kan indgås ved hjælp af IntraNote Signing.

Rådgivningshuset Devoteam har i en uvildig undersøgelse fremhævet IntraNote som ”topscoreren i forhold til GDPR, hvor vi ser en stor grad af modenhed og proaktivitet fra leverandøren, som efterlader de andre i støvet.” (GDPR = General Data Protection Regulation / EU´s persondataforordning)

 

Med en løsning fra IntraNote får I aktiveret jeres største investering - virksomhedens viden. Kontakt os i dag

Læs flere artikler og få gode råd:

Læs også mere om:

Øget kvalitet og færre manuelle opgaver opnået på en simpel og intuitiv
måde. Læs mere

Information om strategi sammen med medarbejdernes deltagelse giver en produktiv organisation. Læs mere
De bedste muligheder for at imødekomme den nye EU Persondataforordning og efterleve compliance. Læs mere

Send dokumenter, kontrakter mm til elektronisk underskrift. Læs mere