Kontrakter, kunde- og leverandørdata og alverdens vejledninger bliver flittigt gemt i elektroniske indbakker, på harddiske og i skyen. Vi samler og lagrer data i et omfang, der kun bliver større og større.
Vi tager dog sjældent stilling til værdien af data: Er de vigtige, endsige nødvendige, for vores arbejde og forretning fremadrettet? Kan de overhovedet anvendes til det, vi forventer at anvende dem til? Og er de stort set forældede i det øjeblik, vi trykker ‘Gem’?
Når medarbejderne mere eller mindre ukritisk gemmer store mængder data, skyldes det ofte, at virksomheden ikke har formuleret en datapolitik. Hvornår gemmer vi data, og hvordan gemmer vi data? Resultatet er, at man som medarbejder bare gemmer løs - af vane og fordi man så også er på den sikre side.
Men hvor sandsynligt er det, at vi får brug for eller bliver bedt om at genfinde data?
I undersøgelsen The True ROI of Information Governance* påviser Osterman Research, at 15-45 dage efter, at data er blevet gemt, er chancen for, at de nogensinde bliver brugt igen, faldet til blot 1 procent. Med andre ord er 99 procent af al den information, som vi nærmest pr. refleks lægger på vores drev, i skyen eller undlader at fjerne fra indbakken, i virkeligheden overflødig på længere sigt.
Digitale informationer og data er et værdifuldt aktiv. De giver adgang til viden om kunder, måden vi arbejder på og de resultater, vi opnår og potentielt kan høste i fremtiden. Men en forudsætning for, at vi kan udnytte data optimalt er, at vi får dem struktureret og kan tilgå dem på en logisk, genkendelig måde.
Det er her, ledelsen skal gå forrest og formulere en datapolitik. Dermed forebygger de, at medarbejderne opfinder deres egne måder at gemme data på.
Hvis den eksplosivt voksende mængde data skal have forretningsmæssig værdi, er der brug for processer, der anviser, hvornår data skal gemmes, og hvad der skal ske med data over tid.
På den måde bevarer virksomheden en strømlinet dataportefølje, der reelt kan være til nytte for og berige virksomhedens forretning.
Virksomheder skal kunne dokumentere, hvor og hvordan de gemmer personfølsomme data. EU-persondataforordningen trådte i kraft d. 25. maj 2018 og varslede nye stramninger i omgangen med lagring af personfølsomme data.
Sker der brud på sikkerheden, risikerer virksomheden bøder på et niveau, som kan fjerne forretningens eksistensgrundlag.
Hos IntraNote ved vi heldigvis en hel del om både datahåndtering og strukturering, og den viden vil vi rigtig gerne dele med dig. Vi har mere end 20 års erfaring med dokumenthåndtering, og vi vil altid gerne hjælpe.
Læs mere her om effektiv dokumenthåndtering og kom tættere på en IT-løsning, der er optimal for genbrug af data og viden.
Men først vil vi gerne høre jer, hvad I gør i dag? Hvad er jeres udfordringer, og hvor vil I gerne?