Lorem Ipsum
Suverænt samarbejdsværktøj med dokumenter og e-mails i ét fælles system
Bestil information

DocuNote dokumenthåndtering

Med it-understøttet dokumenthåndtering sætter I processerne i sjette gear. Organisationen bliver mere effektiv, beslutningsgrundlaget forbedres og dialogen med kunder og samarbejdspartnere bliver smidig og transparent. Vores løsninger er fleksible standardløsninger, og I kan derfor frit vælge, hvilken funktionalitet I ønsker at anvende. Med DocuNote understøtte I jeres information governance strategi.

Danske virksomheder vælger en fleksibel og skalerbar løsning, hvor alt korrespondance, e-mails og øvrig dokumentation er samlet i ét fælles system med versionering og optimale søgefunktionaliteter.

Værdien er klar - I får:

Nem dokumentation

Med sagsmapper hvor dokumenter, bilag og e-mail korrespondance samles.

Glade medarbejdere

Med nem adgang til fælles dokumenter, e-mail korrespondance og information.

Effektive arbejdsgange

Med automatiserede processer, der frigør medarbejdernes ressourcer.

Konkurrencedygtighed

Med bedre overblik over forretningen, effektiv ressourceanvendelse og smidig kundedialog.

DocuNote dokumenthåndtering understøtter jeres information governance strategi:

 

Intelligent digitalisering af organisationens viden

Med DocuNote Dokumenthåndtering får I de bedste betingelser for at samle hele organisationens nedskrevne viden ét sted. I kan sikre jeres viden uanset, om det er tekst, billeder, lyd, video, e-mail eller scannede dokumenter. I kan oprette dokumenter direkte i DocuNote, eller I kan indscanne eksisterende fysiske dokumenter og gøre dem søgbare med tekstgenkendelse.

 

Understøt EU-Persondataforordningen

Få de bedste muligheder for at leve op til EU-Persondata-forordningen med et sikkert system. Understøt organisationen med tilpassede roller og rettigheder og få fuld log over alle hændelser. Kombineret med sagsmapper, hvor I har alle dokumenter og tilhørende e-mails samlet ét sted giver det jer fuld kontrol over al dokumentation. Yderligere kan I anvende Kassationsfunktionaliteten til at automatisere sletning af forældede dokumenter. Læs mere

Let og sikkert samarbejde
med versionsstyring

Med automatisk versionering af dokumentet og muligheden for, at flere kan arbejde i såvel en kladdeversion som det publicerede dokument, bliver samarbejdet let og sikkert. I får fuld kontrol over, hvilken version, der er gyldig og opnår muligheden for nemt at se, hvornår der er ændret i dokumentet, og hvem der har foretaget ændringerne, ligesom I let ser hvilke ændringer, der er foretaget.   

Moderne og søgbart
fælles arkiv

Dokumenterne er søgbare for alle relevante brugere. I kan søge på fritekst eller en lang række metadata såsom dokumenttype, kategori, dokumentejer med mere efter behov. Søgeresultatet får I vist både i listeform og i en pdf-viewer, så I nemt og hurtigt finder det rigtige dokument. Med DocuNote er I sikret et godt overblik og moderne samt effektive arbejdsgange.
 

Fremtidsikret arkivering 
og sletning

DocuNote Dokumenthåndtering understøtter automatisk kassation af ikke bevaringsværdige dokumenter. Det betyder, at I frit kan opsætte regler for, hvor lang tid dokumenter og sager gemmes, om i ønsker at gennemgå dokumenter og sager der er placeret til sletning manuelt, eller skabe en automatisk procedure, hvor de slettes uden personlig gennemgang. På den måde vedligeholder I jeres fælles vidensarkiv og sikrer, at det hele tiden fornyes og er nem at søge i.  

Workflow gør dokumenterne levende

Funktionaliteten i DocuNote Dokumenthåndtering understøtter jeres forretningsgange ved at aktivere dokumenterne i de daglige arbejdsgange. Enhver forretningsproces kan bygges ind i systemet som et workflow. Fra det helt simple med en e-mail notifikation når en kollega ændrer i et dokument, over et opgavesystem hvor ansvarlige og tidsfrister knyttes til sager eller dokumenter, til det mere avancerede workflow, hvor integrationer med jeres andre systemer bringes i spil.  

Adgang til dokumenter og sager døgnet rundt

Med et IOS eller Android device er I sikret konstant adgang til sager og dokumenter. I kan nemt finde jeres sager eller dokumenter, videresende dem som e-mail eller uploade nye dokumenter, fotos eller videoer. Uanset hvor I befinder jer, bevarer I muligheden for at agere. Udover adgang via mobile devices giver DocuNote Dokumenthåndtering jer muligheden for at læse og redigere jeres dokumenter offline og synkronisere næste gang, I er på et netværk.

Sikker integration til jeres løsninger

Med mange års erfaring i integrationer og en fuldt udviklet teknologi til at understøtte samspillet mellem systemer sikrer vi, at I kommer helt i mål. Import, eksport eller integration af data mellem jeres eksisterende systemer og DocuNote dokumenthåndtering automatiseres, så I opnår valide data og færre manuelle processer. AD integration anser vi ligeledes for helt naturlig, så I altid bliver sikret opdaterede brugerinformationer uden vedligeholdelse.

Skabeloner sikrer layout
og metadata

Muligheden for at oprette et ubegrænset antal dokumentskabeloner som eksempelvis kontrakter, salgsbreve eller mødeagendaer sikrer, at I fra centralt hold kan udarbejde retningslinjer for organisationens dokumenter alt imens, den enkelte bruger let kan anvende dem i det daglige arbejde. I får dermed fuld kontrol over indhold og layout.
 

Danske virksomheder vælger den fleksible standardløsning, med adgang til en lang række fordele:

 

Vejle-Spildevand
HRH
Naerum-Gymnasium
Danske-Advokater

Læs også mere om:

De bedste muligheder for at imødekomme den nye EU Persondataforordning og efterleve compliance. Læs mere

Fuldt overblik over kontrakterne og fleksibel mulighed for metadata, integrationer og opgavestyring. Læs mere

Send dokumenter, kontraker mm til elektronisk underskrift. Læs mere

Samlet overblik over projektporteføljen, de enkelte projekters dokumenter og e-mails samt fælles opgavestyring. Læs mere