Dokumenthåndtering / ESDH
Med DocuNote kan I nemt søge efter dokumenter, lave udtræk og dele viden.
I arkiverer dokumenter og mails under den enkelte sag, hvilket giver et godt overblik, også i forhold til tidsfrister og økonomi.
I kan starte i det små og så skalere i takt med, at jeres behov udvikler sig.
DocuNote er meget mere end et journaliseringssystem/arkiv. Blandt andet har flere forsyninger haft god gavn af løsningen under fusioner, hvor samarbejdsportalen får processen til at glide lettere.
Projektstyring
Få fremdrift i projekterne, overhold deadline og undgå bod og dårligt omdømme. Alle dokumenter, e-mails, billeder, videoer og tegninger samles ét sted med unik søgefunktion, så I let kan styre anlægsprojekter m.v.
Her kan I erstatte løse regneark med centrale registreringer og få styr på projekter, status og fremdrift. I kan dele projekter og dokumenter med eksterne og blive adviseret om hændelser på det enkelte projekt via e-mail; herunder hvem der har gjort hvad. Desuden kan I få økonomiske nøgletal på det enkelte projekt via integration til jeres ERP-system.
Aftaler og kontrakter
Få styr på kontraktporteføljen med alle relevante oplysninger og nøgledata. Løbende overvågning af kontraktuelle rettigheder og forpligtelser.
Her kan I skabe effektive arbejdsgange med sagsstyring baseret på kontraktmapper. Alle dokumenter tilknyttes den relevante kontrakt.
Desuden kan I reducere tidsforbrug og øge kvaliteten via automatiseringer, som sikrer rettidig fornyelse og overholdelse af kontraktuelle forhold.
Portaler
Få en udbudsportal, hvor I lever op til lovens krav og kan håndtere og strukturere udbud.
Mange forsyninger er også glade for bestyrelsesportalen, som giver medlemmerne nem og hurtig adgang til relevante informationer. Udsend dagsorden og bilag, så mødedeltagere nemt kan tilgå alt via mobile enheder.
Desuden kan mødedeltagere skrive notater og dele dem individuelt med andre deltagere og journalisere beslutninger direkte fra mødereferatet til de enkelte sager.
HR
Styrk forsyningens interne samarbejde og skab tovejskommunikation mellem medarbejdere og eksterne partnere. Hav desuden alt vedr. HR samlet ét sted.
Ansøgere kan søge job direkte via jeres hjemmeside, og der kan opsættes workflow til håndtering af de indkomne ansøgninger. Der foretages automatisk kassation, når I ikke længere må opbevare ansøgeres persondata, så I altid lever op til reglerne omkring GDPR.
Brug desuden IntraNote Signing til kontrakterne, så I let og hurtigt kan få underskrifter på plads og kontrakterne arkiveret det rette sted.
Effektiv kundeservice
Med et samlet cockpit til eksisterende systemer kan I få alle ejendomsoplysninger frem med et enkelt klik og hurtigt se alle relevante sager på en ejendom, fx fælles projektsager.
I kan få direkte adgang til EnviDrift og direkte integration til LIFA OIS, som viser yderligere ejendomsoplysninger. Desuden kan I bruge kortvisning - til det visuelle overblik.
Mobil adgang
Let adgang til alt fra smartphones og tablets. Tilgå alle aktive projekter og læg ny dokumentation eller billedmateriale direkte ind på den aktuelle sag. Det gør fx dagen lettere for medarbejdere, der er ude af huset og har brug for nem adgang til alle informationer på en ejendom.
Alt er naturligvis sikkert beskyttet, da alle IntraNotes løsninger er opbygget, så der altid er styr på persondata – og al anden data.