Case: Ringsted Forsyning

Optimering af de administrative ressourcer

I et multiforsyningsselskab, der involverer mange interne og eksterne aktører, kan en stor del af arbejdstiden gå med at håndtere administrative opgaver, der kræver manuel indgriben.

Ringsted Forsyning er et godt eksempel på, hvordan man kan effektivisere disse processer. Allerede tilbage i 2015 begyndte de at implementere løsninger til at automatisere og strømline arbejdet.

”Vi bruger DocuNote som vores primære arkiverings- og journaliseringssystem i hele selskabet. Her gemmer vi alt materiale, såsom projektdokumenter, e-mails, kundesager. Alle skal bruge DocuNote for, at dokumenterne og sager bliver gemt de rigtige steder og kan tilgås af de rette personer”, forklarer projektleder Michael Damsbo.

”Det stopper dog langt fra dér. Vi bruger DocuNote til virkelig mange ting.”

Automatisering som nøgle til effektivisering

Et af de værktøjer, som Ringsted Forsyning har haft stor glæde af, er den webformular, der ligger på deres hjemmeside og er integreret direkte med DocuNote.

”Når et parcelhus skal tilmelde sig fjernvarme, udfylder de en tilmeldingsformular på vores hjemmeside. For at kunne tilmelde sig, skal de blot bo i et område, der er åbent for tilslutning af fjernvarme."

"Når formularen er sendt ind, modtager de automatisk en kontrakt, som de kan underskrive digitalt med MitID. Hele processen kører automatisk, uden at vi behøver at håndtere ansøgningen manuelt,”, forklarer Michael og fortsætter:

”Tidligere skulle tilmeldingerne udfyldes manuelt, sendes og underskrives. Nu er hele processen automatiseret via DocuNotes workflow.”

Se Ringsted Forsynings kunderejse her.

”Fordelen er, at når en sag først er oprettet, har vi automatisk al den information, vi behøver til fremtidig opfølgning. Kommer der opdateringer på sagen, bliver de også gemt det samme sted.”

GDPR-overholdelse uden besvær

Ringsted Forsyning har desuden implementeret automatiserede kassationsregler, som sørger for, at personfølsomme data, som f.eks. CPR-numre, slettes på de rigtige tidspunkter.

”Vi har afholdt en kassationsworkshop med IntraNotes konsulent, hvor vi lærte at opsætte reglerne, så de matcher vores behov og krav. Nu er processen automatisk konfigureret til at gemme data i den rette periode og derefter slette dem permanent,”, fortæller Michael.

”Det er en funktion, vi er meget glade for. På den måde overholder vi altid GDPR-reglerne uden at skulle tænke over dem dagligt.”

Derudover kan Ringsted Forsyning i DocuNote oprette GDPR-sikrede dokumenter, der bruges, når de skal videresende følsom information, f.eks. om tinglysning.

Årelangt samarbejde med IntraNote

Valget af DocuNote i 2015 var et resultat af, at en af Ringsted Forsynings projektledere tidligere havde erfaring med systemet.

Meget vand er løbet gennem åen siden da.

Samarbejdet har udviklet sig med integrationer til andre systemer, skræddersyede workshops og automatiserede workflows. Desuden er der hurtig hjælp at hente, hvis et behov skulle opstå:

”Hvis der er problemer eller spørgsmål, så rækker vi blot ud til IntraNote, og så bliver det løst på dagen eller inden for få dage. Der er ret hurtig respons. Vi er også i gang med at videreudvikle vores workflows, så alt kører præcist, som det skal.”

Kender du til dette fra din egen arbejdsplads? At I modtager mange ansøgninger, f.eks. tilslutningsaftaler, der skal behandles manuelt og korrekt - hver gang? Og at den lavpraktiske håndtering går ud over produktiviteten og skaber flaskehalse? Så er måske tid til at digitalisere! 

Ræk ud til Søren Buchbjerg på 21 80 99 63 eller soren.buchbjerg@intranote.dk og få en snak om, hvad vi kan gøre for dig.