Dokumenthåndtering / ESDH
Med DocuNote kan I nemt søge efter dokumenter, lave udtræk, dele viden og håndtere medlemshenvendelser.
DocuNote hjælper sekretariatet med at effektivisere arbejdsgange. Fx ved behandling af sager, forberedelse og afholdelse af møder og udarbejdelse af analyser omkring sagsbehandlingen.
Alt relateret til en sag ligger ét sted i den rette kontekst, så det altid er nemt at finde tingene.
Systemet er naturligvis GDPR-compliant, så I nemt kan overholde lovgivningen; blandt andet fordi portalen muliggør en direkte online dialog uden brug af e-mails.
Projektstyring
Få fremdrift i projekterne, overhold deadline og undgå dårligt omdømme. Alle dokumenter, ansøgninger, e-mails, dokumentation mv. samles ét sted med unik søgefunktion. På den måde kan I nemt administrere og validere ansøgninger eller styre udlodningsrunder - også ved meget varierende og komplekse processer.
Her kan I nemt holde styr på status og fremdrift. I kan dele projekter og dokumenter med eksterne og blive adviseret om hændelser på det enkelte projekt via e-mail; herunder hvem der har gjort hvad. Desuden kan I få nøgletal via integration til jeres ERP-system.
Aftaler og kontraktstyring
Få styr på kontraktporteføljen med alle relevante oplysninger og nøgledata. Med kontraktstyring kan I sikre, at kontrakter overholder organisationens standarder. Løbende overvågning af kontraktuelle rettigheder og forpligtelser. Oprettelse er hurtigt og standardiseret, så I er sikre på, at alt huskes.
Her kan I skabe effektive arbejdsgange med sagsstyring baseret på kontraktmapper. Alle dokumenter tilknyttes den relevante kontrakt.
Desuden kan I reducere tidsforbrug og øge kvaliteten via automatiseringer, som sikrer rettidig fornyelse og overholdelse af kontraktuelle forhold.
Portaler
Få en udbudsportal, hvor I lever op til lovens krav og kan håndtere og strukturere udbud.
Desuden kan I få fordel af bestyrelsesportalen, som giver medlemmerne nem og hurtig adgang til relevante informationer. Udsend dagsorden og bilag, så mødedeltagere nemt kan tilgå alt via mobile enheder.
Mødedeltagere kan også skrive notater og dele dem individuelt med andre deltagere - og journalisere beslutninger direkte fra mødereferatet til de enkelte sager.
HR
Styrk din organisations interne samarbejde og skab tovejskommunikation mellem medarbejdere og eksterne partnere. Hav desuden alt vedr. HR samlet ét sted.
Ansøgere kan søge job direkte via jeres hjemmeside, og der kan opsættes workflow til håndtering af de indkomne ansøgninger. Der foretages automatisk kassation, når I ikke længere må opbevare ansøgeres persondata, så I altid lever op til reglerne omkring GDPR.
Brug desuden IntraNote Signing til kontrakterne, så I let og hurtigt kan få underskrifter på plads og kontrakterne arkiveret det rette sted.
Basispakke til medlemsorganisationer
- Dokumenthåndtering med MS Office integration
- Sagsbehandling
- Tillidsrepræsentanter og udvalgshåndtering
- E-mail-arkivering fra MS Outlook
- Søgefunktion
- GDPR-modul
- Kontakter (adressebog)
- Skabelonbibliotek til MS Office og E-mails
- Mødehåndtering (Dagsorden)
- Opgave-/aktivitetsstyring med notifikationer og tildeling
- 500 underskrifter pr. år (excl. digital signatur)
Ekstra til medlemsorganisationer
- HR-ansøgninger (C-502) samt kandidatindsamling (C-503)
- Webportal Ekstern adgang
- Kontraktstyring
- Intranet
Integrationer
- Prepare (FirstAgenda)
- Rest API / Webhooks
- CVR
- OneDrive
- ERP