Case: Det faglige hus

DocuNote er Det Faglige Hus’ primære fagsystem:  

”DocuNote er fleksibelt og kan tilpasses præcist til vores sagstyper og den måde, vi arbejder på som fagforening og a-kasse. Vi kan nemt integrere til vores medlemsportal og selvbetjeningsløsning, så vi får et automatiseret workflow,” uddyber Jeanette Lind.  

Fagforeningen behandler data for mere end 220.000 medlemmer og har 400 ansatte, som alle bruger dele af DocuNote. Omkring 100 socialrådgivere, arbejdsskadekonsulenter, juridiske konsulenter og faglige konsulenter benytter dagligt sagsbehandlingssystemet. De øvrige medarbejdere benytter fx dokumenthåndtering og kontraktstyring.  

Det er nemt at integrere til medlemsportal og selvbetjeningsløsninger  

DocuNote er et standardsystem med store tilpasningsmuligheder, og det udnytter Det Faglige Hus til fulde: Det Faglige Hus’ egne teknikere har lavet workflows og integration til andre systemer, som selvbetjeningsløsning og medlemsportal. Det er nemt at tilpasse DocuNote til organisationens behov og til de forskellige sagstyper, så det matcher det Faglige Hus’ måde at arbejde på.  

I det hele taget er der god mulighed for at integrere til egenudviklede systemer. Det kræver selvfølgelig udviklertid inhouse, men IntraNote stiller god funktionalitet til rådighed, så det er forholdsvist nemt at gå til. siger Jeanette Lind.  

”Vi har udviklet en del komplekse workflows og automatiseringer, som fx selv opretter sager og sender dokumenter frem og tilbage til medlemmerne. Det sparer os for meget tid og mindsker risikoen for fejl.”

Automatiseret kassation gør det nemt at overholde GDPR

”Som fagforening/a-kasse er vi på den helt høje skala i GDPR-regi. Vi håndterer følsomme data om arbejdsskader, fleksjob, sygedagpenge, faglige tvister og lønoplysninger og skal passe virkelig godt på medlemmernes data,” siger Jeanette Lind.

Derfor er hun glad for den udvikling, kassationsmodulet i DocuNote har gennemgået. Det fungerer bare med at opsætte automatiseret kassation på sager, journalnotater, og hvad der ellers ligger af data på medlemmerne.

Rettighedsbaseret og brugervenlig dokumenthåndtering

”Systemet er brugervenligt og har en god dokumentstruktur, som gør det nemt for den enkelte medarbejder at navigere i vores dokumenter og sager. Rettighedsstyringen er effektiv og gør det nemt for os at styre, hvad de enkelte medarbejdere har adgang til. Alle er på DocuNote med hver deres rettigheder. Det er nemt og enkelt at administrere,” siger Jeanette Lind.  

DocuNote har udviklet sig sammen med fagforeningens behov

Det Faglige Hus har været papirløse siden 2012 og har benyttet DocuNote siden 2017.  
Dele af DocuNote blev oprindeligt opbygget efter fagforeningens behov med et sagsbehandlingssystem til arbejdsskadekonsulenter. Senere blev løsningen udvidet til at omfatte hele organisationen med kontrakthåndtering og dokumenthåndtering.  

”DocuNote har udviklet sig meget over de år, vi har benyttet det. Når vores behov har ændret sig, har IntraNote udviklet de fornødne tilpasninger til os. Vi ved, hvad vi har brug for, og så udvikler de den tekniske løsning, der matcher det. Nogle gange er vores behov ret specifikke, men de er gode til at sætte sig i vores sted, og vi får god sparring til det, der skal laves,” fortæller Jeanette Lind.

Fagforeningen er en af IntraNotes største kunder, når det kommer til datamængde og bliver derfor inddraget i udviklingen af nye elementer for at sikre, at de kan fungere med så stor en datavolumen. Derfor har Det Faglige Hus har været med til at udvikle flere add ons til DocuNote, der håndterer fagforeningens behov, blandt andet et modul, der håndterer opsplitning af filer og pdf-er. 

”IntraNote har nogle kompetente folk i deres servicedesk, og de er nemme at få fat på. De har lanceret et nyt dokumentationssite, som har gjort det endnu nemmere for os selv at løse problemerne, det er virkelig godt,” slutter Jeanette Lind.

Det Faglige Hus er en af de største fagforeninger med a-kasse i Danmark med mere end 220.000 medlemmer. Den tværfaglige fagforening er vokset fra 100.000 medlemmer i 2014 og har en målsætning om at nå 240.000 medlemmer i 2026. Det Faglige Hus har 400 ansatte, heraf omkring 100 sagsbehandlere.