Siden 2018 har Gigtforeningens 350 ansatte anvendt DocuNote som deres primære ESDH-system. Det giver et stærkt overblik, ensartethed og datasikkerhed, som er afgørende for en stor organisation, der arbejder på tværs af afdelinger.
"Arnestedet for god dataskik inden for sags- og dokumenthåndtering starter i DocuNote."
- Kim Nygård Christoffersen, IT- og digitaliseringchef hos Gigtforeningen.
Udfordringen i store organisationer
I store foreninger og organisationer, der er fordelt på flere lokationer, har hver afdeling ofte sin egen arbejdskultur og samarbejdsmetoder.
Forskellige arbejdsprocesser, rutiner og onboarding af nye medarbejdere kan skabe udfordringer, når afdelingerne skal arbejde tæt sammen om projekter.
Sådan var det også hos Gigtforeningen, og derfor besluttede de at tage hånd om denne udfordring allerede i 2018.
DocuNote som det centrale værktøj
"Vi er en NGO med 350 ansatte på fem lokationer: sekretariatet i Søborg, tre SANO-centre i Aarhus, Skælskør, Middelfart samt Dansk Gigthospital i Sønderborg. Det er afgørende for os, at alle benytter DocuNote. På den måde sikrer vi ensartede retningslinjer og processtandarder på tværs af organisationen," forklarer Kim Nygård Christoffersen.
"Alle vores fælles projekter ligger i DocuNote. Når en medarbejder i sekretariatet i Søborg opdaterer et dokument, er det straks tilgængeligt for medarbejderne på de øvrige lokationer – eksempelvis på de tre SANO-centre eller på gigthospitalet i Sønderborg."
"Derfor opfordrer vi alle i organisationen til at kun at bruge DocuNote, så vi aldrig misser vigtig data eller viden.”
Datasikkerhed i højsædet
I en organisation som Gigtforeningen, der arbejder med mennesker, patientsikkerhed og kæmper for de 700.000 danskere med gigt, er datasikkerhed altafgørende.
"Funktioner som versionsstyring, rettighedsstyring og brugerstyring er essentielle for os. Vi har en fast struktur, som sikrer, at historiske data ikke går tabt, og at kun de rette personer har adgang til de relevante dokumenter," forklarer Kim.
Derudover er fanen Favoritter flittigt anvendt, så medarbejderne hurtigt kan finde de sager, der er relevante for dem.
"Signing-modulet er også en stor fordel. Vi bruger det til at underskrive kontrakter, medarbejderaftaler og NDA'er. Det sparer tid og reducerer det administrative arbejde. Metadata er desuden essentiel for vores GDPR-afdeling," tilføjer Kim.
Workflows og skabeloner som struktur
Som ansvarlig for de fælles retningslinjer, understreger Kim vigtigheden af workflows og skabeloner i Gigtforeningen.
"Vi har oprettet workflows til nye medarbejdere, som inkluderer notifikationer og arbejdsgange, der sikrer en god onboarding. Derudover har vi et hav af skabeloner, som gør det nemt for nye medarbejdere at komme hurtigt i gang og sikrer, at projektdokumenter håndteres ensartet."
Der er også vejledninger og politikker, som er frit tilgængelige for alle medarbejdere, og alle har personlige faner med relevante oplysninger om GDPR, tips og tricks til DocuNote samt afdelingsspecifikke dokumenter.
Eksterne sager deles nemt via en webportal til de relevante modtagere uden for organisationen.
Genkendelighed og samarbejde
Kim Nygård Christoffersen, der blev ansat som IT- og digitaliseringschef i efteråret 2024, kender DocuNote godt fra tidligere:
"DocuNote har en stabil og genkendelig brugerflade. Selvom der ikke er sket store ændringer de sidste fem år, kan jeg godt lide, at systemet er bekendt, fordi det gør det lettere at komme i gang. Der er en god åbenhed for at udvikle løsninger."
Han tilføjer: "Hos IntraNote har vi historisk set kun mødt gode, rare mennesker, der er gået langt for at hjælpe deres kunder."
"Samarbejdet med IntraNote har all around været positivt!"
DocuNote i foreninger og organisationer
Har din forening sommetider udfordringer med fælles projekter, retningslinjer og datasikkerhed? Er du interesseret i at skabe et fælles fundament, der letter samarbejde på tværs af afdelinger - uanset afstanden?
Så ræk ud til Account Manager Thomas Jacobsen på 2460 9787 eller thomas.jacobsen@intranote.dk og hør, hvordan vi kan hjælpe din organisation.
Om Gigtforeningen
Gigtforeningen er en sygdomsbekæmpende organisation med mere end 80 års erfaring og omkring 350 ansatte.
Gigtforeningen blev stiftet den 17. november 1936 under navnet Rigsforeningen til Bekæmpelse af de rheumatiske Sygdomme.
I dag rummer foreningen mere end 80.000 medlemmer og støtter, som gør en forskel for de over 700.000 mennesker med inflammatorisk gigt, artrose (slidgigt) og rygsygdomme i hele landet. Det gør Gigtforeningen til en af de største patientforeninger i Danmark.