Forsyningskonsortiet Envafors har digitaliseret deres udbud af halmaftaler og er gået fra en ekstremt omstændelig manuel proces med stor risiko for fejl til en automatiseret og digitaliseret proces. Nu sparer forsyningskonsortiet tid og ressourcer, leverer en bedre service – og ikke mindst – reducerer risikoen for fejl.
”Jeg kommer helt sikkert til at spare tid! Og der bliver færre fejl. Jeg kommer nok til at spare en fuld uge på det. Og vores samarbejdspartner Rambøll kommer til at bruge mindre tid på opgaven – det er jo kroner og ører for os,” siger Stina Madsen,
der er driftsassistent hos Envafors og ansvarlig for halmaftalerne.
Anna Strøbæk, der er systemadministrator for DocuNote hos Envafors, forklarer, hvordan selvbetjening og automatiserede workflows i DocuNote har gjort en kæmpe forskel:
”Vi har fjernet nogle mellemled og samlet vores data ét sted. Det er jo det, vi kan med DocuNote på alle typer aftaler: Har vi nogle data, som skal bruges på kryds og tværs, og som skal ende med at blive til ét dokument, så kan vi sætte strøm til det med DocuNote. Det har vi gjort med halmaftalerne, men også med vores tilslutningskontrakter, indkøbsstyring og vores projektstyring.”
Tidligere: Indscannede tilbud og ulæselig håndskrift
Hvert år køber energikonsortiet Envafors, sammen med Vordingborg, Ringsted og Haslev – overskudshalm fra de lokale landmænd. Kontrakten for det kommende år bliver sat i udbud, og Envafors modtager tusindvis af tilbud på halm. Landmændene byder ind med flere typer tilbud for at komme i betragtning – op til fem tilbud hver. Hvis ikke de kommer i betragtning med deres ”hovedtilbud”, forsøger de at komme i spil med diverse delleverancer.
”Tidligere kørte vi processen manuelt. Vi havde en PDF på hjemmesiden, som vores leverandører kunne printe ud, udfylde, scanne og sende tilbage. Det var ofte ulæseligt, for i stedet for at indscanne det udfyldte dokument, tog landmændene et billede af det med telefonen. Og i kombination med at dokumentet var udfyldt i hånden, gav det store udfordringer for os!” forklarer Stina Madsen.
Risikoen for fejl var enorm – håndskriften og det indscannede dokument skulle tydes korrekt, hvorefter tal, navne og adresser skulle indtastes manuelt i et excelark hos Rambøll.
Tidligere: Alle kontrakter skal underskrives af alle parter
Når leverandørerne var valgt ud, skulle aftalerne indgås. Envafors udformede flere typer kontrakter, som først skulle underskrives af direktørerne hos de respektive forsyningsselskaber. Når de underskrifter var indhentet, blev kontrakterne sendt til landmanden på mail. Hun skulle printe kontrakten ud, underskrive den, indscanne og sende tilbage. Og selvfølgelig skulle de landmænd, der ikke fik en kontrakt, også have et underskrevet afslag på hvert af de forskellige tilbud, de havde sendt ind.
”Der var så mange arbejdsgange i det!” lyder det fra Stina Madsen.
”Rambøll kørte fysisk ud til os med hvert enkelt stykke papir. Så skulle vi sætte kontraktnumre, leverandør-id, dato m.m. på og få papiret ind til chefen til underskrift. Scanne det ind, sende til leverandøren – og Rambøll satte så tilbudsnumrene på manuelt.”
Envafors benytter Rambøll til at hjælpe med koordineringsarbejdet mellem de fem forsyninger. Kontrakterne skal tildeles efter udbudsreglerne og fordeles mellem forsyningsselskaberne på en retfærdig måde.
Lyder det som en omstændelig proces?
Det var det. Og med stor risiko for fejl mange forskellige steder. Samtidig er det et udbud, og det skal gå stærkt.
Nu: Processen er automatiseret – det sparer tid
Envafors tog fat i IntraNote for at automatisere den omstændige proces. Nu har forsyningen en formular på hjemmesiden. Når landmanden udfylder formularen, ryger oplysningerne direkte ind i DocuNote, der straks opretter et tilbud med alle oplysningerne flettet ind. Efter et minut eller to modtager landmanden sit dokument, som vedkommende underskriver med digital signatur.
DocuNote leverer et overblik over alle data i et regneark, som Envafors sender til deres samarbejdspartner, Rambøll. Rambøll vurderer tilbuddene og fordeler dem ud til forsyningsselskaberne som før. Envafors angiver hvilket selskab, der har fået tildelt kontrakten, får underskrift fra selskabet og skifter status på tilbudssagen.
DocuNote opretter automatisk en ny kontrakt med reference til tilbuddet, som automatisk sendes til underskrift hos den enkelte forsyning. DocuNote sender derefter den underskrevne kontrakt til leverandøren. Når kontrakten er underskrevet, får forsyningsselskabet en notifikation. Herefter sendes der automatisk besked til de afviste tilbud hos leverandøren.
”Hele delen med underskrivning fungerede fint. Det var sat op, så det var nemt for ledelsen i forsyningsselskaberne at skrive under på kontrakterne – og så blev de automatisk sendt videre. Og når leverandørerne underskriver kontrakterne med mitID, får vi en sikkerhed for, at det er de korrekte underskrivere. Så det er helt sikkert en god idé,” siger Stina Madsen.
Ud over sikkerhed og dokumentation, nævner Stina Madsen, at det er en kæmpe fordel for landmændene, at de kan underskrive kontrakterne på farten på mobilen – det er nemmere for dem, og det resulterer i betydeligt færre fejl.
En anden fordel, som Stina ser det, er at data er opdaterede, og der er færre fejl og dermed meget mindre opfølgning og rettelser. CVR-numre og kontonumre bliver trukket fra centrale registre i stedet for at bruge eventuelt forældede oplysninger fra systemet.
Systemadministrator Anna Strøbæk supplerer: ”Det her er jo ikke unikt for vores halmaftaler. Vi kan lave den samme øvelse alle steder, hvor der er mange gentagelser og mange dokumenter, der skal behandles. Med DocuNote kan vi validere og kvalitetssikre data og minimere pris og risiko.” 
Et konstruktivt samarbejde
”Det er rart at være kunde hos IntraNote. Der er hurtig responstid, og man føler sig prioriteret. Vi har et rigtig fint samarbejde med deres Delivery Manager, som kender systemet fra alle vinkler og har en god forståelse for forsyningsbranchen. Han kan hjælpe os frem mod de rigtige løsninger, fordi han kan forudse, hvad der kan skabe problemer på sigt. Han er en god sparringspartner, der både kommer med løsningsforslag og udfordrer os,” siger Anna Strøbæk
Stina Madsen har også været glad for processen:
”Inddrag de konkrete brugere i implementering af løsningen. Det fungerede godt med en workshop, hvor vi sammen gik processerne igennem med input fra os, der sidder med det til daglig.”
Kender du til denne type proces fra dit eget arbejde? At du over en kort periode skal have lavet mange juridisk bindende kontrakter og eksterne aftaler? At der er gentagne processer og mange dokumenter, der skal ende med ét færdigt dokument? Så er der tid at spare også for dig ved at digitalisere!
Ræk ud til Carsten Kjeldsen på 93 10 20 64 eller carsten.kjeldsen@intranote.dk og få en snak om, hvad vi kan gøre for dig.
Om Envafors
Envafors er et fælles serviceselskab med 200 medarbejdere, etableret i samarbejde mellem forsyningsselskaberne i Næstved og Slagelse Kommuner. Fjernvarmen produceres i dag på miljøcertificeret halm og flis, fra solvarme og spildvarme fra bortskaffelse af affald. Envafors producerer mellem 40 og 50 mio. kWh grøn elektricitet på Slagelse Kraftvarmeværk. Omkring 85 % af varmen er baseret på vedvarende energi.