BIOFOS

BIOFOS havde brug for dokumenthåndtering og valgte IntraNotes system, DocuNote. Det var vigtigt med et standardsystem, som andre virksomheder også får udviklet løsninger til.

”IntraNotes force er, at de er dygtige til at tilpasse standardsystemet, så det rammer vores behov. Desuden er mappestrukturen et stort plus, fordi der er en genkendelighed fra det, som vi allerede arbejder med i dag,” siger Bjørk Hasager Sørensen, som også fremhæver workflows som en af styrkerne ved DocuNote.

BIOFOS lagde stor vægt på, at IntraNote i forvejen har mange kunder fra energi- og forsyningsbranchen og dermed forstår, hvilke data der skal håndteres; fx kontraktstyring, projektafdelingens anlægsprojekter og Miljø- og Planafdelingens dokumenter.

”Vi har snuset til IntraNote igennem en lang periode og virkelig afprøvet referencerne. Vi har talt rigtig meget med vores kolleger i branchen for at sikre, at DocuNote nu også var det bedste for os.

Implementering og uddannelse

Udover at levere DocuNote, hjælper IntraNote også med implementering og uddannelse af medarbejderne hos BIOFOS, så den nye løsning kommer godt fra start.

”Også her var IntraNote gode til at pejle sig ind på, hvad vi er for en organisation. Vi har fået god sparring om, hvordan vi griber implementeringen an og startede med en strukturworkshop, som der kom rigtig meget ud af,” siger Bjørk Hasager Sørensen og fortæller, at BIOFOS selv har forberedt sig meget.

”Vi er meget afklarede omkring, hvad vi gerne vil opnå. Det er vigtigt for os at arbejde i etaper, så vi kan lære undervejs og justere til. Det gælder om at køre de nye arbejdsgange ind på så enkel en måde som muligt.”

Styr på persondataforordningen

”Jeg vil også gerne fremhæve GDPR – Der blev IntraNote vores redning,” siger Bjørk Hasager Sørensen. Hun fortæller, at BIOFOS allerede havde et system til at håndtere løn, men at det hurtigt stod klart for HR-afdelingen, at DocuNote også her skulle i spil, fordi IntraNote har udviklet et GDPR-ledelsesværktøj, som understøtter kravene i den nye persondataforordning.

”Vi kunne se, at det var lettest at gå ombord i DocuNote. Her kan vi være trygge ved, at der er styr på centrale områder som fx rettighedsstyring og slettefunktioner. IntraNotes løsning sikrer ganske enkelt, at vi overholder de nye forpligtelser.”

”Vi vidste ikke klart, hvor vi skulle hen, men set i bakspejlet gik vi i gang med en proces, som vi kun delvist var parate til. Vi voksede med opgaven, efterhånden som det hele skred frem. Vores arbejde med processerne gav en fælles bevidsthed og mange gode idéer, som vi tog stilling til undervejs.”

Om BIOFOS

BIOFOS tager sikker hånd om det brugte vand fra omkring 1,2 mio. indbyggere i hovedstadsområdet.

Spildevand fra 15 kommuner ledes til de tre renseanlæg i BIOFOS: Renseanlæg Lynetten, Renseanlæg Avedøre og Renseanlæg Damhusåen. Her renses det, før det ledes ud i Øresund eller Køge Bugt.

For BIOFOS er de affaldsstoffer, som skylles ud med forbrugernes brugte vand, en kilde til bæredygtig og miljøvenlig energi. Affaldet er en vigtig ressource, som bl.a. bliver til CO2-neutral strøm, gas til bygasnettet og varme til fjernvarmenettet.

BIOFOS har 169 ansatte heraf en række elever, lærlinge og studentermedarbejdere.