Kontrakter, kunde- og leverandørdata og alverdens vejledninger bliver flittigt gemt i elektroniske indbakker, på harddiske og i skyen. Vi samler og lagrer data i et omfang, der kun bliver større.

Vi tager dog sjældent stilling til værdien af data: Er de vigtige, endsige nødvendige, for vores arbejde og forretning fremadrettet? Kan de overhovedet anvendes til det, vi forventer at anvende dem til. Er de stort set forældede i det øjeblik, vi trykker ‘Gem’?

Når medarbejderne mere eller mindre ukritisk gemmer store mængder data, skyldes det ofte, at virksomheden ikke har formuleret en datapolitik. Hvornår gemmer vi data, og hvordan gemmer vi data? Resultatet er, at man som medarbejder bare gemmer - af vane og fordi man så også er på den sikre side.

Hvor sandsynligt er det, at vi får brug for eller bliver bedt om at genfinde data?

I undersøgelsen The True ROI of Information Governance* påviser Osterman Research, at 15-45 dage efter, at data er blevet gemt, er chancen for, at de nogensinde bliver brugt igen, faldet til blot 1 procent. Med andre ord er 99 procent af al den information, som vi nærmest pr. refleks lægger på vores drev, i skyen eller undlader at fjerne fra indbakken, i virkeligheden overflødig på sigt.

Digitale informationer og data er et værdifuldt aktiv. De giver adgang til viden om kunder, måden vi arbejder på og de resultater, vi opnår og potentielt kan høste i fremtiden. Men en forudsætning for, at vi kan udnytte data optimalt er, at vi får dem struktureret og kan tilgå dem på en logisk, genkendelig måde.

Det er her, ledelsen skal gå forrest og formulere en datapolitik. Dermed forebygger de, at medarbejderne opfinder deres egne måder at gemme data på. Hvis den eksplosivt voksende mængde data skal have forretningsmæssig værdi, er der brug for processer, der anviser, hvornår data skal gemmes, og hvad der skal ske med data over tid. På den måde bevarer virksomheden en strømlinet dataportefølje, der reelt kan være til nytte for og berige virksomhedens forretning.

Fakta: 

Virksomheder skal nu kunne dokumentere, hvor og hvordan den gemmer personhenførbare data. EU-persondataforordningen trådte i kraft den 25. maj 2018 og varslede nye stramninger i omgangen med lagring af personfølsomme data. Sker der brug på sikkerheden, risikerer virksomheden bøder på et niveau, som kan fjerne forretningens eksistensgrundlag

Læs mere her og kom tættere på en IT løsning der er optimal for genbrug af data og viden. Eller kontakt os pr. mail eller på telefon 70269500, hvis du vil vide mere.