Hos AB-ELCO kaldes DocuNote for 'kontorrobotten', der løser mange af deres administrative opgaver, så de ansatte kan bruge flere kræfter på deres kerneopgaver og mindre på det manuelle. Så enkelt kan det siges. Desuden har de gennem IntraNotes kurser tillært sig at kunne udvikle egne workflows og integrationer efter behov.
”DocuNote effektiviserer vores processer og sparer tid og ressourcer for os på den vækstrejse, vi har været på”
- Rasmus Sværtekilde, direktør i AB-ELCO.
Fra GDPR til centralt projektstyringsværktøj
El- og automationsvirksomheden AB-ELCO's forretning er store industrielle projekter, der skal bydes på, vindes og udføres til punkt og prikke. Med 130 medarbejdere og mange forskelligartede opgaver hvert år kræver det et stort administrativt overblik.
"DocuNote giver os et stort overblik over, hvor vi er i processen i de forskellige projekter og produktionen af dem, som er med til at styrke vores forretning gevaldigt", forklarer IT-ansvarlig Claus Albrechtsen.
"Men vi bruger DocuNote til rigtig, rigtig mange ting."
Det hele startede i 2018 med et behov for et IT-system, der kunne styre AB-ELCO's GDPR.
"Vi mødte IntraNote på et GDPR-seminar og kunne hurtigt mærke, at det var en virksomhed, vi kunne relatere til. Deres løsning DocuNote virkede oplagt til vores behov og prisen var konkurrencedygtig", fortæller direktør Rasmus Sværtekilde og fortsætter:
"Vi var slet ikke klar over, hvor meget vi rent faktisk kan bruge DocuNote til. Det fandt vi heldigvis hurtigt ud af, og siden er det gået stærkt."
Ensartet og professionel
Først og fremmest bruges DocuNote hos AB-ELCO som kundedatabase med tilknyttede kontaktpersoner, samt til styring af deres fem ledelsessystemer.
Projektprocesserne bliver fulgt til punkt og prikke i DocuNote: opstartsmøder, økonomiopfølgning, projektafslutning, evaluering og kundetilfredshed.
Desuden håndteres de interne produktions- og HR-processer herigennem:
"Det giver os et overblik over al vores produktionsværktøj, hvem der bruger det og hvornår det skal serviceres og kontrolleres ift. diverse krav", forklarer direktør Rasmus Sværtekilde.
"I forbindelse med ansættelser og afskedigelser holder vi styr på kontrakterne, og de bliver slettet helt automatisk, når de ikke skal bruges længere."
Og kontrakterne? Dem er der helt styr på. AB-ELCO har nemlig et skabelonbibliotek, hvor forhåndsudfyldte dokumenter som bl.a. ansættelseskontrakter, tilbudsbreve og ordrebekræftelser kan oprettes og automatisk indhenter relevante oplysninger via DocuNote.
"Det sikrer en ensartethed, at vi har strømlinet skabelonerne. På den måde fremstår vi mere professionelle over for kunderne, og vi laver færre fejl end før."
Fordelen ved in-house IT-kompetencer
IT-ansvarlig Claus Albrechtsen har taget den helt store DocuNote-hat på hos AB-ELCO.
Efter uddannelsen som administrator og superbruger gennem IntraNotes DocuNote-kurser, har han tilegnet sig kompetencerne til selv at kunne udvikle workflows og integrere til deres eksterne systemer, f.eks. ERP.
"Jeg kan udvikle nye funktioner i takt med at vores dagligdag ændrer sig. På den måde passer løsningen altid til vores behov", uddyber Claus og fortsætter:
"Men hvis vi i en periode ikke selv har tiden og ressourcerne, så kan vi nemt række ud til IntraNote og bede dem udvikle noget for os."
Næste skridt i samarbejdet er en integration til virksomhedens e-boks, hvor dokumenterne bliver automatisk indhentet og sorteret i DocuNote.
"Vi har generelt et tæt samarbejde, som har kørt rigtig godt fra starten af. DocuNote har håndteret vores udfordringer og understøttet vores forretning og holde de administrative omkostninger nede."
AB-ELCO fremhæver:
-
Projektstyringsværktøj til at holde styr på interne processer
-
Workflows, f.eks. godkendelsesflowet, automatisk flytning af sag eller ændring af status
-
Integrationer til eksterne IT-systemer vha. API
-
CRM-system
-
Signing-modulet til bl.a. referater og kontrakter
-
Søgefunktion, der kan filtreres på bl.a. dato og give overblik over opgaver
-
Reminders på serviceaftaler og tilbud, der skal følges op på
-
Sikring af krydsreferencer i ledelsessystemer, f.eks. ISO-9001
-
Overholdelse af GDPR takket være kassationsregler, der sletter gamle data
-
Intranettet WorkSpace til publicering af bl.a. personalehåndbog og certificeringsinstruktioner
Kunne I også godt bruge en 'kontorrobot' på jeres arbejdsplads?
Så ræk ud til Account Manager Thomas Jacobsen på 24609787 eller thomas.jacobsen@intranote.dk og hør, hvordan vi kan hjælpe jer. Du kan også booke et møde direkte her.
Om AB-ELCO
AB-ELCO er en el- og automationsvirksomhed med 130 medarbejdere.
AB-ELCO udfører alle typer opgaver inden for teknik, service, automation og industrielle el-installationer for en lang række virksomhedskunder på Sjælland, hvor de står for bl.a. projektering, dimensionering, programmering og servicering.
AB-ELCO har for nyligt vundet priserne ’Succes virksomhed 2019 – Jobskabelse i Region Sjælland’ og ’Iværksætterprisen 2017’.