”Folk forventer en seamless oplevelse, når de arbejder i et hvilket som helst system. De er ligeglade med cloud, hosting og teknologi – det skal bare være nemt at gå til. Med den nye løsning sparer vi tid og dermed penge – og ikke mindst så oplever vores brugere en større tilfredshed”
Når 150 interne brugere og 1750 samarbejdspartnere i 4 lande samt leverandører i hele verden skal have adgang til – nogle af – hinandens dokumenter, kommer en almindelig filserver til kort. Meget hurtigt.
Derfor benytter Coop Trading DocuNote til dokumenthåndtering, og meget andet. Det sparer tid, gør organisationen mere effektiv og øger sikkerheden. René Sandberg, der er General Manager, Business Development hos Coop Trading fortæller, hvor udfordret organisationen var tidligere:
”Det var enormt ineffektivt at håndtere en million dokumenter på en filserver. Det var umuligt at styre roller og rettigheder eller hvem, der oprettede mapper. Nogle sendte links eller dokumenter videre på mail, og slutresultatet var, at vi endte ud med diverse final.final.final dokumenter.”
Det satte investeringen i DocuNote en stopper for i 2014.
En langtidsholdbar løsning
”Med DocuNote har vi fået en langtidsholdbar løsning, der kan håndtere vores komplekse processer og mange dokumenter og dokumenttyper. Noget af det vigtigste er, at vi kan linke til dokumenterne, versionsstyre dem og styre rettighederne, så sikkerheden er i top, og det kun er de rigtige mennesker, der kan tilgå dokumenterne. Vi har opsat det i grupper, så det kører helt af sig selv. Og DocuNote er fleksibelt. Det kan tilpasses vores processer og arbejdsgange og integreres til de systemer, vi har brug for,” lyder det fra René Sandberg.
”Hen over det første år lavede vi nogle tilfredshedsundersøgelser, og tallene var rigtig gode. Tilbagemeldingerne var og er, at brugerne sparer tid og er blevet mere effektive. Det skyldes den klare struktur og en effektiv søgefunktion. Det er nemt at navigere i DocuNote, og systemet er brugervenligt og overskueligt, siger medarbejderne.”
En portal, der kan styre roller, rettigheder og komplekse processer
Coop Trading generer mellem 50.000 og 100.000 dokumenter om året. Virksomheden har en produktportefølje på mere end 6.000 produkter. Der er 150 medarbejdere i Coop Trading, 750 eksterne samarbejdspartnere i Danmark, Norge, Sverige og Finland, og 1.000 leverandører i hele verden – som alle logger ind i Coop Tradings systemer med hvert deres snit ind i samarbejdet. De mange brugere har forskellige rettigheder og arbejder med dokumenterne ud fra hver deres forretningsvinkel.
Det kræver noget af strukturen i dokumenthåndteringen. Det kræver stringens, kontinuitet og et forkromet overblik. Og så kræver det sit dokumenthåndteringssystem!
”Vi havde brug for en portal og en digitaliseret løsning, så vi kunne styre roller og rettigheder og oprette politikker på tværs af Danmark, Sverige, Norge og Finland,” forklarer Erik Jochumsen, IT Project Manager hos Coop Trading.
Udover selve dokumenthåndteringen fremhæver Erik Jochumsen nogle bonusværktøjer og add ons i DocuNote, som Coop Trading er glade for at benytte:
”PDF-værktøjerne er integeret i systemet, og de er fantastiske. Mobil-adgangen er rigtig stærk og sikker. Det samme gælder GDPR – vi har styr på, hvem der har adgang til hvilke dokumenter, og brugerne kan ikke komme til at dele noget forkert, fordi de får tildelt rettigheder. Vi benytter IntraNotes digitale signatur – IntraNote Signing – til at styre alle typer underskrifter, fx aktieejeraftaler, underskrifter på årsaftaler, NDA-er og kontrakter.”
Implementeringsprocessen er vigtig og kan ikke undervurderes
Coop Trading tog implementeringsprocessen meget seriøst for at få den ønskede værdi ud af Docunote, så hurtigt som muligt.
- Projektet var forankret i ledelsen.
- Alle brugere gennemgik basisundervisning. Senere kunne de tilvælge avanceret undervisning i specifikke funktioner.
- Der blev udvalgt 10 superbrugere, som fik intensiv træning i systemet.
- Der blev lavet drop-in spørgetimer, tips & tricks på intranettet, konkurrencer m.m.
”Implementeringsprocessen var supergod. Vi havde Niels Bakkegaard fra Intranote herude. Han var dygtig til at forklare, hvad det hele handlede om og havde en god forståelse for vores processer og forretning. Det er et stort forandringsprojekt, og selvfølgelig var der modstand i starten – der skulle ryddes ud i en million dokumenter og etableres en ny struktur, der ikke var til diskussion. Overhovedet. Vi tog en beslutning om den struktur, vi ønskede at anvende, og så var vi helt firkantede om det,” siger René Sandberg.
Et samarbejde, der fungerer
”Jeg er virkelig imponeret over IntraNotes håndtering af samarbejdet. Når der kommer opdateringer, fungerer det med det samme hver eneste gang. Driftsikkerhed og stabilitet er helt i top. Det er sjældent, at vi har incidents, men når det sker, løser IntraNote det lynhurtigt. Også supporten fungerer perfekt – de er dygtige og ved, hvad de har med at gøre. Det er meget positivt,” siger René Sandberg.
Opstår der behov for funktionalitet, som ikke er tilgængelig i DocuNote, udvikler IntraNote det i samarbejde med Coop Trading:
”Vi går i dialog med projektkontoret og teknikerne og snakker løsningen igennem. Vi arbejder sammen i nogle workshops, hvor IntraNote stiller med nogle dygtige mennesker, og så co-creater vi løsningerne sammen. Kan den give værdi til andre kunder, integreres den efterfølgende i standardløsningen.”
IntraNote må dog gerne være mere proaktive og reklamere mere med kurser og ny funktionalitet i DocuNote, efterlyser René Sandberg: ”Vi ved, at der er funktionalitet, som vi ikke benytter endnu – den vil vi gerne informeres mere om.”
Single login på tværs af brugere og landegrænser
Det seneste, IntraNote har udviklet til Coop Trading, er single sign on til flere eksterne samarbejdspartnere. Der blev tidligere brugt mange timer på at sende loginoplysninger og hjælp til login, men nu vil alle involverede i Danmark, Sverige, Norge og Finland være logget ind hos Coop Tradings systemer, så snart de er logget på deres pc. Løsningen bliver implementeret fuldt ud henover 2024.
”Det er blevet meget nemmere for dem. Når de er logget på deres lokale system, så er de også logget på hos os. Folk forventer en seamless oplevelse, når de arbejder i et hvilket som helst system. De er ligeglade med cloud, hosting og teknologi – det skal bare være nemt at gå til. Med den nye løsning sparer vi tid og dermed penge – og ikke mindst så oplever vores brugere en større tilfredshed,” afslutter René Sandberg.