Erhvervsakademi Aarhus 

”Jeg siger ikke, at alt er ideelt. Men IntraNote performer bedre end andre it-leverandører, fordi vi hurtigt kan få dem i tale, hvis der er problemer,” siger ressourcedirektør Hanne Troels Jensen fra Erhvervsakademi Aarhus. 

Med mere end 10.000 fuldtids- og deltidsstuderende på 27 forskellige uddannelser samt 400 ansatte, er erhvervsakademiet et af landets største. Ressourcedirektøren gjorde sig derfor umage, da organisationen i sensommeren 2022 indledte den første dialog med en række it-leverandører. 

Målet var at digitalisere yderligere med et dokumenthåndteringssystem, der skaber struktur og ensartethed i hele organisationen. Men det er ikke enkelt i uddannelsesverdenen, hvor GDPR, god forvaltningsskik, dokumentation og afleveringer til Rigsarkivet blot er nogle af de administrative bolde, som medarbejderne skal holde styr på. Derfor var flere forskellige it-systemer allerede i brug. Kunsten var nu at arbejde smartere.

Alt samles ét sted

Efter en grundig leverandørvurdering valgte Erhvervsakademi Aarhus, at deres nye system skulle være DocuNote Uddannelse fra IntraNote.  
 
”Vi nåede frem til, at DocuNote kunne mest. Det matchede bedst vores behov, fordi vi kan samle både arkivsystem og dokumenthåndtering. Det er der mange fordele ved,” siger Hanne Troels Jensen og peger på kvalitetssikring:

”Når vi får nye bekendtgørelser, behøver vi fx kun at rette ét sted i en skabelon, og vi kan centralt sørge for, at de breve, der skal sendes ud, er juridisk korrekte. Det var de naturligvis også før, men forskellen er, at det dengang foregik decentralt. Det er mere tidskrævende, og risikoen for fejl stiger.” 

Hvor organisationen tidligere havde en masse drev, er alle dokumenter nu på vej ind i ét system. Det har givet anledning til at rydde grundigt op, så man er sikker på, at der er styr på GDPR alle steder. 

”DocuNote håndterer GDPR-udfordringer, som vi ellers skulle have løst på en anden måde. Vi lavede en større oprydning ved introduktionen af GDPR, men nu flytter dokumenterne ud af drev og ind i DocuNote. Alt samles ét sted, og vi laver brevskabeloner, opsætter workflows og sikrer, at de administrative procedurer er bedst mulige,” fortæller Hanne Troels Jensen.

Samtidig har erhvervsakademiet opnået ressourcemæssige gevinster ved at samle al dokumentation. Det gør det nemmere at indkøre nye medarbejdere eller løse opgaver ved fx barsel og sygdom; man kan lettere dække ind for hinanden og udnytte medarbejderressourcerne. 

Grundig forberedelse og et robust team

Indførelsen af DocuNote er en stor it-mæssig kulturforandring, fordi organisationen skal tænke på en helt ny måde. Processen er stadig i gang, og det kommer til at tage hele året at få alt implementeret og ud til hele organisationen. 
”Vi lagde mange planer på forhånd, men der er rigtig meget, man først finder ud af, når man begynder at bruge DocuNote. Et projekt som dette er ikke noget, man bare lige gør. Det er en stor proces, og der er altid nogen, der er skeptiske. Men egentlig er det gået rigtig fint, og har ikke været så svært som andre gange. Folk kan godt se fordelene i det,” siger Hanne Troels Jensen og forklarer, at dette hænger sammen med to vigtige læringer, som andre organisationer også kan drage nytte af: Grundig forberedelse og et robust team. 

”Vi har forberedt kulturforandringen ved omhyggeligt at forklare, hvorfor det sker: At vi skal højne vores kvalitet, have styr på GDPR og lave god forvaltning. Vi slår tre fluer med et smæk, og det kan folk godt se,” forklarer Hanne Troels Jensen og uddyber:

”Man skal være klar over, at det er organisationen selv, som er ansvarlig for at skabe en succes. Man køber systemet og en række workshops. Men implementering, kommunikation og håndtering af kulturforandringen, skal man selv stå for. Der er selvfølgelig en introduktion, men i hverdagen skal man have det robuste team.” 

Og hun er heldig at have netop det.

”Mit team kan ikke få ros nok. Det er erfarne folk, der kender vores processer. De forstår kompleksiteten og kan oversætte, hvad der ikke virker, når vi skal i dialog med IntraNote om udfordringer. De mister ikke modet undervejs, selv om de kimes ned af kolleger med problemer. Den gode implementering hænger på dem. Det er de lokale helte, der får et projekt som dette til at ske.” 

Teamet, der driver processen sammen med ressourcedirektøren, består både af it-folk og it-kyndige studieadministratorer med det tilfælles, at de har styrken til at gå ind i et projekt med mange ubekendte. 

Prioriteret ledelsesopgave

Erfaringen hos Erhvervsakademi Aarhus er desuden, at ledelsen skal være en aktiv del af at gøre projektet til en succes. 

”Der er meget, man kan lægge ud til et team, men et nyt it-system indeholder mange ubekendte faktorer. Fx blev implementeringen kompliceret andre steder, end vi havde troet. Man bygger undervejs og bliver klogere. Det kræver ledelsesmæssig støtte og beslutningskraft,” siger Hanne Troels Jensen og uddyber:

”Man skal fra ledelsesniveau forstå, at man ikke bare kan nedsætte en arbejdsgruppe, og så klarer de selv projektet. For det kræver både en god ledelse og et godt team at komme i mål.” 

Hanne Troels Jensen påpeger også, at den økonomiske gevinst ved, at andre systemer skal nedlægges, ikke viser sig fra den ene dag til den anden. Der går tid, før alle systemer er væk, og besparelsen kan mærkes.

”Man støder mod alt muligt. Der er mange afledte ting af at ville digitalisere så grundlæggende, som vi har gjort. Det skal man have en strategi for,” siger hun, og sammenligner processen med at rydde op i et skab:

”Man får præsenteret systemet, som det er, når det hele er færdigt. Men vi skal selv få det til at virke hele vejen rundt – også når der opstår bump på vejen. Der har IntraNote været bedre end gennemsnittet, fordi de altid er til at tale med. Det sætter jeg pris på.”

DocuNote Uddannelse

DocuNote Uddannelse samler alle administrative processer i ét system, der effektiviserer og automatiserer alle arbejdsgange.

•    Sags- og dokumenthåndtering, roller og rettighedsstyring
•    E-mailarkivering
•    Send og modtag digital post – også masseudsendelse
•    Kassation, logning og rettighedsstyring - GDPR
•    Elektronisk underskrift
•    Integrationer til UMS m.m.
•    Aflevering til Rigsarkivet
•    Og meget, meget mere.