Folketinget

De fleste danskere vil se billeder af ministre i Folketingssalen og de ikoniske bygninger for sig, når man nævner Folketinget. Det er nok de færreste der tænker, at Folketinget i bund og grund er en arbejdsplads lige som alle andre.

Politikere, ministre og partimedlemmer er kommet og gået igennem tre århundreder. Den sande konstant på Christiansborg er den administration og de servicefunktioner, der gør, at dagligdagen fungerer, og at vores folkevalgte kan fokusere på det, de skal, nemlig at bestemme Danmarks fremtid.

Folketinget har to IT-afdelinger, et lovsekretariat, et udvalgssekretariat, en personaleafdeling, vagtpersonale, økonomifolk, en kommunikationsafdeling, kantiner, osv. Man har kort sagt alle de funktioner, som andre virksomheder har. Ikke overraskende har også Folketingets afdelinger behov for at dele information med hinanden og med husets brugere, som i dette tilfælde er alle de folkevalgte medlemmer og partier.

Vi stiller andre krav i dag

Folketinget fik første gang et intranet i 2005. Det fik navnet ’Nettinget’ og blev brugt til deling af nyheder og praktisk information fra administrationen. Det fungerede fint i en årrække, indtil det i 2017 blev besluttet at lave en relancering. 

”Nettinget trængte til at blive fornyet. Verden har forandret sig hundrede gange, siden vores første intranet blev bygget. Særligt i forhold til, hvordan man orienterer sig, og hvordan man får information fra alle mulige andre kanaler, er der sket meget. Som brugere har vi en anden forventning til, hvad et webmedie skal kunne, end man havde, da det oprindelige Nettinget blev implementeret,” siger kommunikationskonsulent Line Svenningsen fra Folketingets Ledelsessekretariat på spørgsmålet om, hvorfor Christiansborg skulle have et nyt intranet.

”Da vi havde besluttet os for en relancering, gjorde vi et grundigt stykke arbejde med at afklare behov og nedfælde en strategi for den interne kommunikationsplatform samt afsøge markedet. En organisation som Folketinget er rig på viden, og det er centralt for os at kunne dele vores viden og kommunikere hurtigt, intuitivt og effektivt og samtidig stille gode søgemuligheder til rådighed for vores brugere. Det kunne det gamle Nettinget ikke helt leve op til længere”

Det er ikke blot leverandøren, der skal stille med de rette kompetencer

Folketingets intranetløsning gik i EU udbud i 2017, og den endelige afgørelse om, at IntraNote blev leverandør, faldt i starten af 2018. Der var lagt op til et tæt samarbejde for at sikre, at alle krav blev opfyldt, og at tidsplanen blev overholdt.

”For os var det vigtigt, at det ikke blot var leverandøren, der stillede med de rette kompetencer,” fortæller Line Svenningsen. ”Vi ville også gerne stille med et team, der var bredt sammensat for at nå i mål med et intranet, der er til gavn for hele Folketinget. Projektteamet bestod af repræsentanter fra IT, Ledelsessekretariatet, Folketingets bibliotek og personalekontoret for at sikre forskellige perspektiver og kompetencer.”

Involvering via dialog og workshop

I afklaringsfasen, der ledte frem mod implementeringen af intranettet, sikrede man via dialog og en række workshopper yderligere involvering fra brugerne. Blandt andet blev der afholdt en afklaringsworkshop, hvor flere end 30 repræsentanter fra administrationen og partierne tog aktiv del i at afgøre, hvad der var vigtigt at have med på det nye Nettinget.

”Vores mål er at gøre Nettinget til den primære kommunikationsplatform i huset,” siger Line Svenningsen. ”Det er ikke alle, der bruger det lige meget, men det skal nok komme. Noget af det, folk bruger allermest er oversigten over dagens møder i Folketinget og så kantinemenuerne! Møder er det, vores forretning handler om - og maden er et fælles behov, vi alle sammen har,” tilføjer hun med et smil.

Lokal forankring er nødvendig

For at sikre kvaliteten af indholdet på Nettinget går man på Christiansborg op i at hjælpe redaktørerne. Line Svenningsen fortæller: ”Vi tror på, at lokal forankring i afdelinger og partier er vigtig, men vi ved også, at det ikke bare sker af sig selv. Vi havde et kick-off med redaktørerne, inden vi gik i luften med det nye Nettinget, og vi hjælper blandt andet redaktørerne med skrivekurser og videokurser, og vi hjælper til i de områder, hvor redaktørerne har lidt sværere ved at følge med. Sådan vil det være i en overgang, alle skal have tid til at lære. Desuden mødes vi centralt i en redaktionsgruppe hver måned for at sikre, at vi er, hvor vi gerne vil være med intranettet.”

Vær tydelig omkring ejerskab

En stor del af det at bevare kvaliteten i indholdet handler også om lokal forankring og klarhed omkring ejerskab af indhold. ”Vi har valgt at gøre det helt tydeligt, hvem der har ansvaret for de forskellige sider, dokumenter og arbejdsrum. Vi har for eksempel valgt at vise både kontaktpersonen for det enkelte dokument og den enkelte side, og hvem der sidst har redigeret indholdet, så det er klart for alle, hvor ansvaret ligger, og hvor man kan henvende sig for flere informationer.”

Nettinget – tal og fakta

• Antal brugere: ca. 1200
• Antal lokalredaktører: ca. 30, dertil et større antal bidragsydere, der vedligeholder enkeltstående dokumenter
• Ejerskab: Delt mellem Ledelsessekretariatet og IT
• Platform: IntraNote WorkSpace
• Mulighed for adgang via app og mobil web via godkendte telefoner.
• Go-live: Det nye Nettinget gik i luften i februar 2019.