Case: Høje-Taastrup Gymnasium

"I starten benyttede vi det primært som et avanceret arkivsystem. Men der er kommet mere og mere funktionalitet til, der matcher vores behov som ungdomsuddannelse, fx integrationen til Lectio og elektronisk underskrift,” fortæller Pia Skytthe Nielsen, der er elevadministrator på Høje-Taastrup Gymnasium. 

Gymnasiet har de seneste 12 år benyttet DocuNote til at håndtere alle data og dokumenter til, fra og om deres 450-500 elever og 70 ansatte. Gymnasiet tilbyder STX og HF og har en linje til ASF-elever, dvs elever med autismespektrum forstyrrelser og en SAFE-linje med fokus på struktur, ambition, faglighed og empati, fx til elever med ADHD og angst. 

Automatiseringer gør det nemt både at distribuere og dokumentere 
Pia Skytthe Nielsen distribuerer mange breve ud til elever og forældre og har overblik over alle dokumenter i DocuNote. Eleverne oprettes automatisk ud fra oplysningerne på optagelse.dk sammen med de relevante dokumenter. Og der er styr på deres retssikkerhed – systemet differentierer automatisk efter elevernes alder, om forældrene skal have adgang til deres post eller ej.  

”Det er godt nok mange timer og nærmest dage, jeg sparer, når jeg skal sende post ud til alle elever ved semesterstart. Tidligere kunne det tage en time at sende breve ud, nu klarer DocuNote det i løbet af par minutter til 300 modtagere,” fortæller Pia Skytthe Nielsen.  

Generelt er kravene til dokumentation blevet meget større på ungdomsuddannelserne. Der er flere partshøringer, og det er blevet mere almindeligt, at eleverne reagerer på dem. Bare når gymnasiet sender et varsel, skal der partshøring på. Det er nemt at håndtere, distribuere og dokumentere i DocuNote, siger Pia Skytthe Nielsen: 

”Hele håndteringen kører i DocuNote, og vi kan se, at det er sendt, hvad vi har sendt og hvornår. Vi får overblikket over sagerne, og hvor langt de er – vi kan se hele sagsgangen med alle bilag. Vi kan også dokumentere, at vi har sendt bogregninger til tidligere elever i deres digitale postboks. Der er ikke noget, der kan blive væk, og vi kan dokumentere, at de faktisk har fået de fire rykkere, de skal have, før regningen sendes til skat.” 

Elektronisk underskrift med IntraNote Signing 
Også selve underskrivningen af forløbsbeskrivelser, elevkontrakter og særlige aftaler med fx de mange ASF-elever, er digitaliseret og automatiseret, siger Morten Andersen, der er it-chef på Høje-Taastrup Gymnasium:  

”Vi er glade for at benytte IntraNotes elektronisk underskrift, fx når eleverne skal underskrive forløbsbeskrivelser eller elevkontrakter m.m. Det sparer os for meget tid, at det er automatiseret, og elevernes besvarelser ryger direkte ned i den rigtige mappe.” 

”Nu venter vi bare på, at vi kan sende de mails direkte til elevernes digitale post, så de kan underskrive der. Heldigvis er IntraNote lydhøre overfor vores ønske om at udvikle på underskriftsmodulet og er ved at undersøge, om de kan få flere skoler med på et udviklingsprojekt,” siger Morten Andersen.  

Nem – og sikker – vidensdeling på tværs af organisationen 
”Det er blevet nemmere at dele viden og nemmere at overdrage informationer fra én medarbejder til en anden, fordi alt er samlet et sted, og vi kan søge efter det. Alle kan nemt finde dokumenter og aftaler, hvis vi på kontoret ikke lige er til stede. Det gør det også nemmere med nye medarbejdere – vi har en logisk struktur, som de lige skal ind i, men så er det nemt for dem selv at gå ind og finde de dokumenter, de skal bruge,” forklarer Pia Skytthe Nielsen.  

Morten er glad for logningen og versionsstyringen i DocuNote, der gør, at han altid har overblik over brugen af dokumenterne, kan styre de forskellige brugeres adgange til dokumenter, og at det er nemt at overholde GDPR. 

”Jeg arbejder primært med DocuNote bag linjerne. Jeg laver opsætningen, som administrationen arbejder med, og det er fedt, at det bare fungerer. Systemet er nemt at arbejde i på alle niveauer – for brugerne og mig, der sidder i backend og udvikler,” siger Morten Andersen.  

Der er styr på sikkerhed og GDPR 
Morten Andersen fremhæver, at IntraNote har været på forkant med GDPR, og det er nemt at overholde reglerne:  

”Det er sindssygt fedt, at sådan noget som kassation bare virker. Vi kan være sikre på, at data bliver slettet, når de skal, uden vi skal holde øje med det. Vi behøver ikke længere rydde op i data efter et skoleår, det sker automatisk – og det var ellers noget, der tidligere fyldte meget. Det giver os en stor tryghed, at der er vandtætte skotter mellem det, brugerne har adgang til. At vi ved, systemet er sikkert.”  

Der ligger personfølsomme oplysninger og diagnoseoplysninger i arkiverne, blandt andet fra gymnasiets ASF-elever. Derfor er også Pia Skytthe Nielsen glad for sikkerheden i DocuNote, hvor brugerne kun har adgang til den information, de skal bruge og er godkendt til at tilgå.  

En lydhør samarbejdspartner med grundigt sektorkendskab 
I det hele taget er dialogen og kontakten med IntraNote, noget både IT-chefen og elevadministratoren fremhæver:  

”De lytter til os, hvis vi mangler en funktion i systemet, eller noget skal forbedres. Fx fik vi en funktionalitet tilbage, da den var forsvundet, efter seneste opdatering, fordi vi fortalte, at vi savnede den,” siger Pia Skytthe Nielsen. 

”Vi har haft den samme kontaktperson i alle årene, og det fungerer godt. Sagsbehandlingstiden er kort, og deres support fungerer også rigtig godt de få gange, jeg har behov for at kontakte dem,” fortsætter hun, og det er Morten Andersen helt enig i:  

”Jeg er fuldt tilfreds med deres support, tingene bliver fulgt til dørs, og de er proaktive. Det er jeg sindssygt glad for.”