Rådgivnings- og revisionshuset Martinsen har siden marts 2023 anvendt DocuNote og WorkSpace til at håndtere revisionsprojekter og automatisere processer, herunder integration med Erhvervsstyrelsen og Skattestyrelsens systemer. Det hele begyndte med intranettet, men det gik hurtigt op for Martinsen, hvilke uanede muligheder et effektivt journalsystem kunne åbne op for.
”Det har været en sand øjenåbner for os at opdage, hvad vi faktisk kan opnå med DocuNote,” - Anders Bak, IT-chef hos Martinsen.
Automatisering som nøgle til effektivitet
Tid er penge, som man siger. Og revisionsbranchen er ingen undtagelse.
”Da vi begyndte at arbejde med DocuNote, indså vi hurtigt, at vi kunne automatisere en lang række processer, som tidligere blev håndteret manuelt. På den måde kunne vi spare en masse tid og bruge den langt bedre,” forklarer IT-chef Anders Bak.
”Vi integrerede DocuNote med vores øvrige softwaresystemer, herunder Erhvervsstyrelsens og Skattestyrelsens systemer. Det har givet os mulighed for at automatisere og samle alle sager, dokumenter og regnskaber ét sted – en stor fordel,” tilføjer han.
"Det sparer os for en masse tid og skaber stor værdi for os."
Martinsens økonomisystem er også blevet integreret med DocuNote, hvilket muliggør løbende synkronisering af kundedata og revisionssager. Desuden bruges den online DocuNote-platform til at dele dokumenter med Martinsens kunder.
Effektiv projektstyring - milepæl for milepæl
Hos Martinsen betragtes revisionsopgaver som projekter, der kræver effektiv projektstyring – især når mange medarbejdere på tværs af teams, afdelinger og kontorer skal samarbejde. Her kan DocuNote spille en central rolle.
”Vi har brug for at få et klart overblik over opgaverne og deres faser samt kunne afkrydse milepæle undervejs. DocuNote skal bruges til opgavestyring, så vi kan se, hvor langt vi er i processen – f.eks. om alle regnskaber er på plads ved årsafslutningen,”, forklarer Anders Bak.
Revisionssagerne oprettes automatisk i DocuNote gennem Martinsens økonomisystem, og når der sker ændringer i DocuNote, sendes notifikationer til de øvrige systemer.
De relevante medarbejdere er derfor altid opdaterede på de næste skridt i processen og slipper for at minde hinanden om det – hvilket reducerer to-do-listen i dagligdagen.
'Train the trainer' - en succesfuld implementering
En konsulent fra IntraNote har været projektleder for hele implementeringen hos Martinsen. Hans opgave har været at klæde Martinsens udvikler og softwarearkitekt på til at implementere løsningen, hvorefter de har uddannet de øvrige brugere i organisationen.
”Jeg var den første, der så mulighederne og delte dem med revisorerne, partnerne og nogle af vores andre kolleger. Alle kunne se værdien af at bruge DocuNote,”, fortæller Anders Bak og fortsætter:
”’Train the Trainer’-konceptet har været essentielt for os. Det giver bedst mening at have interne eksperter, der forstår både systemet og integrationerne. De gennemfører workshops og kurser, så vi får den nødvendige viden in-house og kan videreformidle den til de medarbejdere, der arbejder med DocuNote til dagligt.”
Jagten på det helt rigtige system
Martinsen ledte oprindeligt efter et intranet, der kunne effektivisere den interne kommunikation og vidensdeling. De stødte på IntraNotes intranet, WorkSpace, som blev implementeret med et par workshops.
Intranettet blev starten på et stærkt samarbejde mellem IntraNote og Martinsen.
”Vi opdagede hurtigt, at IntraNote også tilbyder DocuNote, som vi begyndte at undersøge nærmere. Samtidig var vi på udkig efter et nyt journalsystem, der kunne overholde vores interne retningslinjer og politikker. Vi kunne hurtigt se fordelene ved at samle det hele og integrere det med intranettet, hvilket skabte synergi mellem de to platforme,”, forklarer IT-chef Anders Bak.
Før de tog kontakt til IntraNote, brugte Martinsen et revisorspecifikt system til regnskaber og dokumenter, som de ønskede at erstatte. Derfor blev det besluttet at overføre dokumenter og regnskaber til DocuNote som erstatning for det gamle system.
I starten var det kun Martinsens IT-afdeling, der brugte DocuNote til at uploade brugervejledninger og IT-procedurer. Alle dokumenterne blev automatisk publiceret på intranettet, hvor medarbejderne altid kunne finde de nyeste versioner.
Det varede dog ikke længe, før beslutningen blev truffet om, at DocuNote også skulle bruges af alle revisorer, partnere og resten af organisationen – på grund af de mange muligheder for automatisering.
"Implementeringen af DocuNote er en beslutning, vi absolut ikke har fortrudt."
DocuNote i revisionsbranchen
Vi plejer selv at kalde DocuNote for en schweizerkniv, som kan tilpasses og anvendes på mange måder alt efter behov.
Revisionsbranchen er ingen undtagelse. Vi ser stort potentiale i at automatisere arbejdsprocesser i revisionshusene, som ofte har strenge krav og deadlines.
IntraNote kan udvikle relevante workflows og integrere systemer med styrelser og eksterne systemer ud fra jeres specifikke behov.
Mulighederne med DocuNote er mange - lad os tage en snak.
Ræk ud til Carsten Kjeldsen på 9310 2064 eller carsten.kjeldsen@intranote.dk for at høre, hvad vi kan gøre for dig og din virksomhed.
Om Martinsen
Martinsen er et statsautoriseret revisionshus med snart 85 års erfaring - i samme navn. Martinsen tilbyder høj faglighed inden for rådgivning, revision, bæredygtighedsrevision, skat & moms og erhvervsservice.
De udarbejder regnskaber, reviderer og rådgiver virksomheder om, hvordan de udvikler deres forretning og skaber sund vækst. Rådgivnings- og revisionshuset har 11 kontorer i hele Danmark, der til sammen tæller 320 medarbejdere og 35 statsautoriserede revisorer.