Case: Nærum Gymnasium

”Med DocuNote effektiviserer vi vores arbejdsgange og sparer tid. Det er sikkert at arbejde med personfølsomt materiale, og vi undgår fejl og uheldige sager,” uddyber Tonny Westh Jensen. 

Nærum Gymnasium, der er et alment gymnasium med 1.050 studerende og 120 ansatte, har benyttet DocuNote til elektronisk dokumenthåndtering og arkivering siden 2011. Systemet har løbende udviklet sig sammen med gymnasiet og i forhold til de nye krav til sikkerhed og digitalisering, der er kommet til: 

”Der har været en god udvikling løbende, som matcher de nye regler og krav, vi skal leve op til. IntraNote kender deres kunder og er på forkant med behovene, fx da de udviklede kassationssystemet i forhold til GDPR-reglerne.” 

Sikkerheden er i top og gør det nemt at leve op til GDPR  
Sikkerheden i DocuNote en et vigtigt element for IT-administratoren. Han er glad for den logning, versionsstyring og rettighedsstyring, som løsningen er bygget op om:  

”Det er et meget sikkert system, og det er nemt for os at tildele rettigheder, så brugerne kun har adgang til det, de har brug for og har lov til at tilgå. Med versionsstyringen kan vi altid se, hvem der har været inde i et dokument og finde tilbage til tidligere versioner.” 

”Kassationssystemet i DocuNote er ekstremt vigtigt for os. Vi skal jo leve op til GDPR-reglerne for, hvornår vi skal slette oplysninger om personer. Med 1.050 elever, er der tusindvis af elevsager hvert år, men de medarbejdere, der håndterer dem i dagligdagen, behøver ikke gå ind på sagerne. I stedet slettes dokumenterne automatisk, afhængig af de forskellige tidsfrister, der gælder. Det sparer os for meget tid og gør det nemt at administrere vores dokumenter, elev- og personalesager,” siger Tonny Westh Jensen. 

Ungdomsuddannelserne bidrager til udviklingen af DocuNote 
”IntraNote er gode til at få input fra kunderne. Vi bliver inddraget i den videre udvikling af DocuNote, så løsningen hele tiden matcher det, vi har brug for. Vi har flere gange oplevet, at der bliver udviklet ny funktionalitet på baggrund af vores ønsker. Så det er ikke os, der skal tilpasse os et standardsystem, men en løsning, der er tilpasset os,” siger Tonny Westh Jensen. 

For IntraNote er det vigtigt at inddrage gymnasiernes ekspertise i videreudviklingen af DocuNote.  

”IntraNote afholder jævnligt erfamøder med superbrugere fra hele landet, hvor vi får inddraget deres erfaringer på tværs af uddannelserne og hele tiden bliver holdt til ilden af brugerne. Det er meget positivt at møde vores brugere, både der og på de mange kurser, vi afholder hen over året,” fortæller Jacob Holm, Area Manager hos IntraNote.  

IntraNote er med ved bordet i hele uddannelsessektoren, blandt andet deltager virksomheden ved møder hos STIL - Styrelsen for IT og Læring og har løbende møder og dialoger med interessenter fra hele sektoren. 

”Det er meget positivt at vide, at IntraNote kender vores sektor og følger med i de krav og pludselige ændringer, der sker. De er altid orienteret om, hvad der sker i vores verden og er proaktive. Det føles trygt for os,” afslutter Tonny Westh Jensen.