XL-BYG

På XL-BYG’s logo står der ’Gør det ordentligt’ – og det kan IntraNote skrive under på, at XL-BYG gør.

Byggevarekæden har i mange år haft en intranetløsning fra IntraNote, og i 2017 besluttede XL-BYG´s ledelse, at intranettet skulle relanceres, da det gamle ikke længere var tidssvarende. ”I årenes løb var ansvaret for vores intranet jævnligt skiftet og mange medarbejdere havde givet input undervejs. Derfor var der knopskudt og indholdet voksede uhæmmet. De ansvarlige gjorde det godt, men intranettet var blevet som en kompleks og uoverskuelig hårbold, hvor det var umuligt at have et samlet overblik,” forklarer Henrik Thue Nielsen, som er Online Digital Manager hos XL-BYG.

Gør det ordentligt

Relanceringen af XL-BYG´s intranet var en strategisk ledelsesbeslutning, og man ville prioritere højt at inddrage brugerne fra både kædekontor og forretninger i opbygningen af en ny løsning. Derfor blev der nedsat en projektgruppe med deltagere fra både kædekontoret og tre forskellige forretninger, så alle behov kom frem i lyset.

Seniorkonsulent Mariann Sigh Mortensen fra IntraNote blev inviteret ind på kædekontoret og præsenterede mulighederne i IntraNote WorkSpace.
”Jeg viste de nye trends inden for bl.a. brugervenlighed og forklarede, hvordan der kunne arbejdes. Det var meget tydeligt, at XL-BYG prioriterede opgaven højt og ønskede at udvikle fremtidens intranet sammen med forretningerne,” forklarer Mariann Sigh Mortensen, som blev en del af projektgruppen.
”Jeg havde brug for at lære deres verden at kende og forstå forventningerne til det nye intranet. Min rolle var at sikre, at det, de ønskede, kunne lade sig gøre.”

Henrik Thue Nielsen er meget begejstret for samarbejdet med IntraNote. ”Mariann har dyb indsigt i intern kommunikation og ekstrem dyb viden om intranet-løsningen, så det var vigtigt for os, at hun trådte ind i projektgruppen. Det gav kompetente drøftelser fra en kompetent konsulent. I sådan en proces har man jo brug for en, der kan svare på tingene.”

Detaljeret plan sparer tid

Der blev lavet konkrete planer. Struktur, road map og diagrammer sikrede en omhyggelig plan.
”Henrik og jeg tegnede planen ind i Axure og havde løbende ping-pong med projektgruppen, så vi til sidst sad med en klar køreplan. Som konsulent er det en stor fordel at komme så tæt på organisationen i planlægningsfasen. Det gav fantastiske rammer for at give både mod- og medspil,” fortæller Mariann Sigh Mortensen.

Henrik Thue Nielsen forklarer, at de enkelte afdelinger tog stilling til deres eget område, og det var en god anledning til at rydde op og slette det, der ikke længere skulle gemmes. De ansvarlige redaktører for it, indkøb, HR mv. flyttede eget indhold, og det blev klaret på en dag.
”Internt i huset har alle medarbejdere været involveret. Det gav ejerskab og alle ved i dag, hvorfor tingene ligger, hvor de gør. Sideløbende arbejdede vi ’i skyggen’ og forberedte, hvordan vi kunne flytte næsten alt i meget store klumper, når det nye intranet var klar,” forklarer Henrik Thue Nielsen.

Brugerne bestemmer

XL-BYG´s kædekontor servicerer 111 selvstændigt ejede forretninger. Tidligere havde man to forskellige intranet, alt efter om der skulle deles viden på kædekontoret eller i forretningerne. I dag har man stadig to, men de er smeltet sammen, så de ser ud som ét.

Kædekontoret og forretningerne har hver især en intranetforside og kædekontoret ligger information ud på begge intranet.

”Vi inddrog forretningerne og har taget deres ønsker meget alvorligt. Jeg holdt fast i, at vi ikke måtte ændre navne, som de havde besluttet, for så opstår der straks knopskydning. Vi har konsekvent rettet ind efter brugerne, og det er en af grundene til, at vores nye intranet er kommet rigtig godt fra start,” siger Henrik Thue Nielsen og fortæller, at han havde lovet både kædekontoret og forretningerne en god løsning.
”Der var meget store forventninger, som vi fuldt ud har levet op til,” fastslår han og fortæller, at han har oplevet IntraNotes konsulent som en mentor, der har båret det ambitiøse projekt igennem. ”Jeg kom jo fra web-verdenen, så da vi gik i gang, vidste jeg intet om intranet. Men blev rigtig godt introduceret til det og uddannet undervejs af Mariann, så jeg nu selv kan drive vores intranet i hverdagen.”

Intranet minder om en hjemmeside

Henrik Thue Nielsen har siden 2008 været ansvarlig for XL-BYG´s hjemmeside og øvrige digitale aktiviteter. Web-erfaringerne trak han med over til intranettet.
”Jeg ville lade intranettet være inspireret af webverdenen, så det blev mere brugervenligt, visuelt og rent i sit design. Det kunne jeg med IntraNote WorkSpace, fordi det kan formes til de arbejdsgange og ønsker, som den enkelte organisation har,” forklarer han.
XL-BYG´s intranet minder derfor meget om et website. Samtidig arbejdes der med hashtags (##), så fx forretninger, der er ’XL-BYG proffcentre’ ikke behøver at se informationer, der kun er relevant for XL-BYG Byggecentre, som primært servicerer privatkunder.

”Vi har arbejdet meget med brugervenlighed. Fx intuitiv navigation og en tydelig struktur, så det er nemt at finde vej. Vi bruger fonte som et grafisk element og arbejder aktivt med overskrifter og underoverskrifter i blødt og dagligdags sprog, som man kender det fra en avis,” forklarer Henrik Thue Nielsen.
”Vores design skal være indbydende og stå knivskarpt hver gang, så man altid har overblik og lynhurtigt kan afkode en side. Derfor holdt jeg stringent fast i de designmæssige konventioner, vi lavede for intranettet. Og stifinderstrukturen er jeg helt tro mod; det er ganske enkelt kun mig, der kan oprette noget der.”

Pengene passede og tidsplanen holdt

Henrik Thue Nielsen og hans projektgruppe havde god tid til relanceringsprocessen og det nødvendige budget.
”Vi havde afsat et budget, og det holdt vi os inden for. Normalt er it-projekter jo kendt for at blive dyrere end forventet, men sådan var det ikke her,” siger han og fortæller, at det samme gælder processen: ”Intet er skredet. Alt blev overholdt. Tidsplanen passede, og når vi lavede aftaler på møder, gik begge parter hjem og arbejdede med det, de skulle. Vi har haft travlt, men aldrig været rødglødende. Det blev en sjov proces, hvor vi kunne grine sammen undervejs, fordi vi havde styr på tingene og lancerede til aftalt tid.”

Derfor kunne kædedirektøren præsentere screenshots af XL-BYG´s nye intranet på et årsmøde i januar 2018.
”Vi havde en stand på årsmødet, hvor forretningerne kunne se intranettet og dets mange fordele; herunder hvordan vi alle nu kunne spare en masse mailkorrespondance. Det betyder meget for et projekts succes, at det forankres i ledelsen og italesættes hele vejen igennem organisationen.”

Nem hverdag – men et intranet er altid i bevægelse

”Da hverdagen startede, var der da lidt opfølgning og rettelser, men jeg har kun fået positiv feedback. Brugerne er tilfredse, fordi systemet er let at bruge i både forretningernes og kædekontorets dagligdag.”

Kommunikationen mellem kolleger er blevet lettere. Fx er salgskampagner nu samlet ét sted, hvor medarbejderne kan hente informationspakker, så de får en effektiv hverdag. Det er nemt at gennemskue, hvem man skal have fat i omkring specifik viden. Samtidig er det let at dele relevant indhold med en kollega; akkurat som vi kender det fra sociale medier.

Også som administrator er hverdagen nem og Henrik Thue Nielsen oplever IntraNote WorkSpace som et robust og driftssikkert intranet:
”Der er ingen nedetid af betydning for dagligdagen på kædekontoret eller i forretningerne. Hvis vi planlægger noget, melder vi det ud i god tid. Når jeg har brug for support, møder jeg nogle meget dygtige folk. Men faktisk bruger jeg dem ikke ret meget mere, for det gik lynhurtigt med at blive selvkørende.”

Henrik Thue Nielsen tror dog ikke, at han nu kan slappe af omkring intranet. ”Der kommer en bølge med ændringer igen. En hjemmeside bliver aldrig færdig, og det gør et intranet heller ikke. Det udvikler sig hele tiden, men det kan vores løsning heldigvis rumme. Vi ved, hvor vi står nu – og er klar til at udvikle videre, når behovene kommer.”