Effektiv kontraktstyring kan ses på top- og bundlinje.
Kontrakter og aftaler med kunder, leverandører og medarbejdere er fundamentet for en virksomhed. Kontraktstyring er betegnelsen for den proces, der sikrer opfølgning på de rettigheder og forpligtelser, der er defineret i kontrakten. Det fulde udbytte af de kontrakter og aftaler virksomheden har indgået opnås således først, når der er fuld kontrol over kontraktstyringsprocessen.

Mange danske virksomheder ser sig udfordret når de skal svare på hvor mange kontrakter eller aftaler virksomheden har, hvad værdien af dem er, hvornår de udløber, eller hvem der er ansvarlig for dem. Det skyldes manglende kontrol over kontraktstyringsprocessen.

Øget kontrol over kontraktstyringsprocessen kan skabes ved at understøtte håndteringen af kontrakterne med et kontraktstyringssystem. Der gælder dog ved valg af kontraktstyringssystem de samme forhold som ved valg af andre systemer - hvilket system der er det rigtige afhænger af virksomhedens behov og forventninger. Vi giver her vores bud på, hvad det er vigtigt at forholde sig til ved valg af system.

1. Tag stilling til, hvor kontraktens stamdata skal komme fra

Et godt overblik over kontraktporteføljen starter med etablering af stamdata. Stamdata er ofte kontrakttype, kontraktpart, kontraktejer, kontraktsum, udløbsdato med mere. Med de rigtige stamdata bliver det muligt at følge op på rettigheder og forpligtelser og at automatisere arbejdsgange. Når I vælger system skal I være opmærksomme på hvilke integrations- og udvidelsesmuligheder systemet eller leverandøren tilbyder. Hvis I ønsker at jeres kontrakter skal baseres på stamdata fra andre systemer som eksempelvis CRM eller økonomisystemet er det vigtigt at integrationer nemt etableres. Hvis I har brug for at tilføje flere metadata efterfølgende er det vigtigt at systemet muliggør det. Der er ofte stor forskel på, hvad systemerne tilbyder i den sammenhæng.

2. Vurder, hvor mange kontrakter og forskellige kontrakttyper I har

Med centralt udarbejdede kontraktsskabeloner og fælles sagsmapper kan I effektivisere arbejdsgange, øge kvaliteten og minimere risici ved jeres kontrakter. Hvilket niveau af systemunderstøttelse I har brug for afhænger ofte af om det er få personer, der skal arbejde med få store kontrakter de kender indgående, eller om det er mange personer, der skal arbejde med mange forskellige kontrakter og dele dokumenter, rapporter og korrespondance.

3. Tænk på hele kontraktens livscyklus

Kontraktens livscyklus kan deles op i fire faser:

• Indgåelse
• Håndtering af rettigheder og forpligtelser
• Revision og analyse
• Evaluering og fornyelse

Et kontraktstyringssystem skal understøtte jeres forretning og sikre, at I får den fulde værdi ud af jeres kontraktportefølje. Det er derfor vigtigt, at de prioriteringer I foretager systemmæssigt, er afstemt med både kortsigtede og langsigtede forretningsmæssige behov. Start med at prioritér de resultater I forventer at få ud af at implementere et kontraktstyringssystem og forhold jer til alle fire faser i kontraktens livscyklus.

4. Forhold jer til tidsaspektet og implementeringsprocessen

Værdien af kontraktstyringssystemet afhænger af, om det bliver brugt af medarbejderne. Kortlæg de afdelinger eller funktioner der forventer at få noget ud af systemet, og dem som skal bruge det. På den måde får I et godt overblik over, hvad der skal tænkes med ind i valget af system og den efterfølgende implementering. Her anbefaler vi, at I starter med de afdelinger, hvor både værdien og motivationen er størst. Det gør implementeringen af systemet smidig, kvaliteten af data god og I opnår, at jeres medarbejdere bliver glade for at bruge systemet.

5. Vær realistiske i jeres ambitioner

Sidst, men ikke mindst. Undervurdér ikke det forretningsmæssige aspekt. De forskellige kontraktstyringssystemer er væsensforskellige, når det gælder muligheden for at udvikle løsningerne. Vær derfor realistiske i forhold jeres interne situation.