I får så meget mere ud af DocuNote, hvis flere medarbejdere kender flere funktioner i systemet.  

”Vi oplever ofte, at medarbejderne bruger DocuNote til dokumenthåndtering – og det er jo godt, og de er glade. Men de får ikke sat de workflows og automatiseringer op, som faktisk kan spare dem for mange timers arbejde,” fortæller Casper Lauridsen, implementation consultant hos IntraNote og ansvarlig for vores kurser.

I sparer tid i virksomheden, når medarbejderne er selvkørende

Derfor vil Casper gerne hejse et flag for de mange kurser, IntraNote tilbyder til sine kunder:  

”Virksomhederne glemmer at uddanne nye medarbejdere. De får en intern intro til de basale funktioner i Docunote, men kommer ikke i dybden med systemet. Det er ærgerligt, og det giver mere arbejde til virksomhedens superbrugere og it-afdeling, når brugerne ikke er selvkørende,” siger implementation consultant Casper Lauridsen.  

Munck Gruppen, der har 1500 medarbejdere, benytter DocuNote i deres afdelinger over hele landet. Chintia Yubelka Bjergegaard Martinez er projektassistent i Munck Forsyningsledninger, som er det største selskab i Munck Gruppen.

”Jo mere vi bruger DocuNote, jo mere finder vi ud af, hvad det kan. Det gælder både på et overordnet niveau og for de enkelte brugere. Vi vil gerne bruge Docunote til mere. Det kræver, at vi får mere viden. Fx fik jeg et ekstra kursus om workflows og automatiseringer, og på den baggrund er jeg begyndt at sætte nogle enkle workflows op”, fortæller Chintia.

Aha-oplevelser på kurserne

Chintia Yubelka Bjergegaard Martinez har været på introduktionskursus og superbrugerkursus. Hun fortæller om det første kursus:

”Indholdet blev formidlet ret godt, og jeg fik flere aha-oplevelser undervejs. Det var rart at kunne stille – også de dumme – spørgsmål og få helt konkret hjælp til at bruge DocuNote i hverdagen. Det var rart med et fysisk møde hos os og få det vist helt konkret på skærmen i forhold til vores virksomhed", fortæller projektassistent Chintia Yubelka Bjergegaard Martinez.

Superbrugerkurset var online og med deltagere fra flere virksomheder: 
”På superbrugerkurset blev jeg inspireret af de andre virksomheder til hvordan de bruger Docunote, og det gav en masse at høre, hvad de spurgte om.”

Chintia tager sine aha-oplevelser med videre til kollegerne:

”Selvom de måske har fået det at vide på et tidspunkt, så glemmer de, at en funktionalitet findes, hvis ikke de bruger den til hverdag. Så viser jeg dem fx, at de kan gemme direkte i PDF, kombinere filer til ét dokument eller gemme vedhæftninger fra mails direkte uden at gemme mailen, eller jeg hjælper dem med genvejstaster. Reaktionen er ofte: Wow, det er megafedt!”

Superbrugere sikrer, at DocuNote bliver brugt optimalt  

”Vi er fire superbrugere i Forsyningsledninger, som har været på kursus hos Intranote. Vi har planlagt teamsmøder en gang om måneden for at følge op på vores supportsager og vores brug af DocuNote, både internt og eksternt: Er der noget, der skal justeres, har vi fået nye behov, som vi kan dække ved at bruge DocuNote?”

Superbrugerne aflaster IT-afdelingen, der i forvejen har nok at gøre med at servicere de 1500 medarbejdere, fortæller Chintia:  

”Som superbrugere kan vi aflaste med spørgsmål til DocuNote. Spørgsmålene er ofte akutte og kræver hjælp nu – her kan vi hurtigere træde til, end it kan. Samtidig er behovene meget forskellige på tværs af selskaber og afdelinger, så det er godt at være tæt på arbejdsgange og processer, når man skal hjælpe. Og efter superbrugerkurset har vi ikke kun dybdegående viden om DocuNote, vi kan også gå bagom og ændre nogle ting i systemet, når det er nødvendigt.”

De fire superbrugere arrangerer interne kurser for kollegerne 1:1 og vil nu gå i gang på gruppeniveau. Nye medarbejdere får en introduktion til DocuNote, hvor de får gennemgået funktionalitet og muligheder i systemet. Senere får de en opfølgning og en snak om, hvordan den enkelte kan bruge DocuNote i sin hverdag.

Det er nemt at finde vejledninger og hjælp til DocuNote

Munck Forsyningsledninger er begyndt at bruge IntraNotes support mere. Men allerførst går Chintia til den nye web-supportside, hvor hun selv kan søge på emner, læse manualer og finde vejledninger til forskellig funktionalitet.

”Sitet er meget ligetil og overskueligt – jeg kan følge beskrivelserne trin for trin. Det er rart selv at finde ud af tingene – og er jeg stadig i tvivl, ringer jeg til supporten. Og de er rigtig gode til at vende tilbage og til at afklare, om de kan hjælpe med det samme, eller der skal en konsulent på.”