Hvis du synes, at der er mange informationer på Google, så skulle du se på din egen organisation. Vi vil vædde på, at du og dine kolleger bidrager med meget mere data, end I aner…

Al den data, som findes på Google og andre søgemedier, er kun en lillebitte del af den samlede mængde, der produceres rundt om i virksomhederne. Vi taster løs som aldrig før set i verdenshistorien, og mere end 90% af alle informationerne ligger gemt i organisationers interne databaser.

Men, men, men…
Selv om vi har så travlt med at skrive, regne, analysere osv., så glemmer rigtig mange organisationer at lave systemer for, hvordan vi udnytter det hele bedst muligt. Chancen for at data bliver fundet og genanvendt er størst umiddelbart efter, at den er skabt. Allerede efter cirka 30 dage er sandsynligheden for, at dataene bliver brugt halveret. Og derefter går det hurtigt nedad, indtil alle vældig hurtigt har glemt alt om det enkelte dokument.

Vi spilder oceaner af tid på at lede

Da uddannelsesniveauet steg, og rigtig mange medarbejdere fik eget tastatur, eksploderede mængden af information, og mange organisationer har aldrig rigtig gjort sig klart, hvordan de bedst holder styr på alle deres værdifulde data.

Undersøgelser viser, at en vidensmedarbejder benytter op imod 20% af en arbejdsdag på at genfinde information (Kilde: McKinsey). Tid, der i stedet kunne være brugt på forretningsfremmende aktiviteter.

Et af problemerne opstår, fordi medarbejdere gemmer informationer på filservere, i deres e-mail, på forskellige samarbejdsværktøjer, på skrivebordet – og ofte endnu flere steder på samme gang, så ingen aner, hvilken version, der er den nyeste eller rigtigste.
Hvis man så ikke kan finde det, man leder efter, skaber man måske et helt nyt dokument – som så også kan blive væk eller skabe tvivl…

Hvordan ser det ud hos jer?
Er det et problem, I kender?
Så tag en intern snak om, hvor problemerne især er. I kan blandt andet drøfte disse fire områder:

1. Retningslinjer og søgbar struktur
Én af organisationernes største aktiver er medarbejderne og deres viden. Sørg for, at alle har let adgang til informationer i en overskuelig og søgbar struktur, så I sikrer, at hver enkelt medarbejder bruger sin tid optimalt.
Lav desuden retningslinjer for, hvor medarbejdere må gemme og hvordan organisationens data og dokumentation skal håndteres.

2. Hav styr på jeres e-mails
Da e-mails tikkede ind på arbejdspladserne, brugte vi dem i begyndelsen som en erstatning for brevet; de blev udskrevet og arkiveret i en fysisk mappe.
I dag er e-mails blevet et kommunikationsværktøj, og vi modtager et væld af dem hver eneste dag. Rigtig mange e-mails indeholder vigtige informationer og dokumentation.
Sørg for at gemme e-mails sammen med sagens øvrige relevante dokumenter - på et sikkert sted, hvor alt er let at finde, også for andre relevante kolleger. Husk at finde en løsning (fx Drag and Drop), så medarbejderne oplever en gemme-arbejdsgang, der er lige så let at håndtere som e-mails.

3. Hvilken struktur har I?
Vurder om I har en medarbejderdrevet eller en organisationsdrevet informationsstruktur, så I er bevidste om, hvordan I bedst håndterer jeres data. Nogle data er det vigtige at have ens og kendte retningslinjer for, hvorimod det i andre tilfælde sagtens kan være op til den enkelte at træffe en beslutning.

Med medarbejderdrevet struktur menes fx:

• Ingen retningslinjer for, hvordan information håndteres
• Medarbejdere og afdelinger definerer selv, hvor og hvor længe det er bedst at gemme dokumenter som fx Word, PowerPoint og Excel
• E-mails opbevares i personlige e-mailbokse
• Information og dokumenter deles internt og eksternt via fællesdrev, e-mails og fildelingstjenester
• Medarbejdere og afdelinger optimerer arbejdsprocesser ud fra lokale principper

Med organisationsdrevet struktur menes fx:

• Der er retningslinjer for, hvordan information håndteres – og de er it-understøttede
• Viden og korrespondance rummes i et fælles digitalt arkiv
• E-mails gemmes sammen med andre dokumenter
• Arkivet kan tilgås fra flere devices (fx pc, mobil og tablet), og adgang kan deles med eksterne samarbejdspartnere.
• Alle arbejdsgange er procesrelaterede

4. Tid til forandring?
Stil jer selv nogle vigtige spørgsmål:

• Er vi i stand til at definere, hvad der er organisationens fælles viden?
• Kan alle vores medarbejdere finde den information, de har brug for? Lav evt. en spørgeskemaundersøgelse for at finde ud af, hvad medarbejderne selv oplever
• Udnytter vi vores data godt nok? Og kan vi anvende dem bedre for at optimere arbejdsgange og effektivitet?
• Lever vi op til lovkrav? Fx om opbevaring af persondata
• Kan vi let og hurtigt finde al dokumentation, hvis en kunde fx beder om aktindsigt?
• Har vi en udfordring – og hvor stort er problemet?
• Er det nu, vi skal udarbejde en politik?

Hvis I får brug for rådgivning i processen, så husk, at IntraNote har mange års erfaring med at skabe brugervenlige løsninger, der understøtter jeres forretning.

Du er altid velkommen til at kontakte os på 70269500 eller pr e-mail.