Har du talt med dit Excell-ark i dag? Nej, det har du jo nok ikke… Men med kontraktstyring virker det næsten sådan. Du får nemlig besked om alle vigtige deadlines – her er der ikke noget, som kan glemmes, overses eller ignoreres.

Mange organisationer mangler overblik over deres kontrakter. De har ikke godt nok styr på, hvilke aftaler der er indgået med hvem, og hvornår de udløber. Det kan blive rigtig dyrt.

Automatisk overvågning – ingen kontrakt slipper under radaren…

Heldigvis er der hjælp at hente, så du og dine kolleger altid er på forkant med at opsige kontrakter og levere rettidigt til kunderne.

Med DocuNote Kontraktstyring kan I lettere udnytte kontraktuelle rettigheder, fordi I altid har overblik. Dermed kan fx en rammeaftale benyttes fuldt ud og I undgår, at en kontrakt pludselig er forlænget, fordi I ikke fik den opsagt i tide. I får nemlig automatisk besked, når det er tid til at genforhandle den.

Samtidig sikrer I, at jeres arbejdsgange ikke er afhængige af den enkelte medarbejder, som måske bliver syg eller rejser. I får i stedet digitale processer og et overblik, der giver forretningsmæssig gevinst.

Ja, faktisk er der så mange fordele, at investeringen næsten tjener sig hjem, inden du når at sige "kontraktstyring":

Styr på livsforløbet

Kontraktstyring kaldes også Contract Lifecycle Management (CLM), fordi det understøtter hele kontraktens livscyklus. Fra intelligent og sikker oprettelse, over håndtering af rettigheder og forpligtelser – til evaluering, analyse og fornyelse.Fx kan medarbejderne benytte faste skabeloner og hente formuleringer i frasebiblioteket, så vigtige dele af kontrakten altid huskes og det sikres, at juridiske vendinger bruges korrekt. Samtidig kan der udfyldes metadata ("data om data", dvs. information om nogle andre data). Fx om en leverandør, så man har opdateret viden, når en kontrakt skal fornyes og man vil vurdere, om leverandøren leverer til tiden, yder god service m.m. Dermed får man det optimale beslutningsgrundlag.

Overblik

Hele idéen er, at I får overblik over den samlede kontraktportefølje, så I præcist ved, hvor mange aftaler I har, hvilke typer og hvem der er kontraktejer og samarbejdspartnere. I stedet for at kontrakter ligger decentralt hos forskellige medarbejdere, og i forskellige afdelinger, placeres de centralt. Det giver en række fordele – fx i forhold til at forhandle og udnytte mængderabat.  Desuden kan I naturligvis se kontraktsum og andre relevante nøgledata, så I altid har et solidt vidensgrundlag at arbejde ud fra. Med rettighedsstyring kan specifikke medarbejdere arbejde med en bestemt kontrakt uden at alle får adgang til alt.

Oprettelse og indgåelse

I opretter kontrakten via en skabelon fra jeres eget skabelon- og frasebibliotek. Det er let at sammenligne med tidligere versioner og I kan opsætte et godkendelsesflow, så kontrakten altid kommer omkring de ansvarlige. På den måde undgår I dyre fejl, fordi alt huskes og der opnås en ensartet håndtering af kontrakterne samt effektive arbejdsgange.

Digital underskrift

Med DocuNote Kontraktstyring kan I bruge IntraNote Signing og dermed let indsamle digitale underskrifter – både internt og hos partnere. Det er en lynhurtig arbejdsgang, så I undgår at vente i dagevis på, at aftaler underskrives. I kan nemt følge hvor langt en kontrakt er i underskriftsprocessen og det færdig-signerede dokument gemmes med et underskrifts-certifikat. Alle parter modtager kopi af det underskrevne dokument pr. e-mail. Når I bruger digitale signaturer, sender I et professionelt signal, fordi I tager ansvar for, at kontrakter ikke ligger og flyder i printere eller rundt omkring på skriveborde. Både digital underskrift, BankID og NemID understøttes.

Styring af rettigheder og forpligtelser

I kan søge på metadata samt tekst- og delelementer. Desuden kan I tildele kollegerne roller og rettigheder, så der ikke er tvivl om, hvem der ser og har adgang til hvad.

E-mail dokumentation

Mange aftaler og kontrakter indgås i dag via e-mail. Derfor er det vigtigt at gemme korrespondancen. I DocuNote Kontraktstyring samles alle dokumenter, information, billeder m.m. ét sted, så man ikke skal lede – og risikerer at overse noget centralt.
Hvis I senere aftaler ændringer via e-mails, kan I nemt arkivere mails direkte som tillæg til kontrakten, fx med drag’n drop. På den måde sikrer I, at aftaler konstant er tilgængelige for alle, og ikke kun en information, som en enkelt medarbejder har; individuel viden bliver til fælles viden.

Effektivitet og automatisering

I kan nemt opsætte automatiske arbejdsgange med notifikationer, så I får rettidig besked om fx fornyelse, opsigelse, frister og udløb. Al styring foregår via kontraktmapper, hvor alle dokumenter, som Word, Excel og e-mails, knyttes til den relevante kontrakt. Samtidig kan I let dele dokumenter og kontrakter med andre. Både jeres kolleger, men også eksterne samarbejdspartnere, som I kan give adgang til dokumenter, aftaler m.m. via en webportal.

Revision og analyse

I kan lave udtræk og rapporter på baggrund at indtastede metadata samt logge alle hændelser og styre aktindsigtssager. Desuden kan der naturligvis laves økonomisk opfølgning.

Start med det mest oplagte – så kan I senere bygge mere på

Lyder det af meget? Det behøver det ikke at være. Som vores konsulent skriver i denne artikel gælder det om at starte med at plukke de lavthængende frugter.
Derfor får I med DocuNote Kontraktstyring en løsning, der er hurtig at implementere, og som I nemt selv kan udbygge efterhånden som jeres forretningsgange eller databehov udvikler sig.