Metadata kan bringe stor værdi til en virksomhed, når der hver dag skal træffes beslutninger og arbejdes på projekter. Vi har taget en snak med Niels Bakkegaard, senior konsulent i IntraNote, om, hvad metadata er, og hvad de kan bruges til.

Niels, hvad er metadata?

Metadata er berigelse af data med data - altså ’data om data’. De betegner mange forskellige typer af struktureret information, som kan bruges til at beskrive, administrere eller genfinde dokumenter, sager eller kontakter. I IntraNotes dokumenthåndteringssystem DocuNote gemmer vi sager, dokumenter og kontakter under et navn, og får automatisk tilført fx oprettelsesdato og ’sidst rettet af’. Det er metadata. Derudover kan vi tilføre andre metadata som status og kontaktperson. Metadata i DocuNote er altså struktureret, udvalgt data om en sag, dokument eller kontakt.

Okay, men hvad kan metadata bruges til?

Metadata kan bruges på mange forskellige måder. Et eksempel eller formål kunne være at holde et overblik over igangværende projekter. Virksomhedens medarbejdere arbejder på samme tid på mange forskellige projekter, og opretter sager til disse. Sagerne beriges med metadata i form af projektleder, projektfase, godkendt dato osv. Dermed kan man få et overblik over projekter i forskellige faser, og hvem der er projektleder på projekterne. På den måde ved man, hvilken projektleder man skal gå til. Og hvem der er ledig som projektleder, når det næste projekt skal bemandes. Og om vi overhovedet har ressourcer til at kaste os over flere projekter. Projektets 'godkendt dato' kan anvendes til at initiere aktiviteter, fx bemanding af projektet, oprettelse af nummer til tidsregistrering, orientering til projektets interessenter, osv. Metadata anvendes således til at holde overblik over projekter fra de fødes til de dør. Det vil sige lige fra oprettelsen og til at status ændres til afsluttet, og projektet glider ud af overblikket og bliver til historik.

Udover at holde øje med projektets status og få notifikationer på baggrund af metadata, kan de også bruges i forbindelse med statistik. I supportafdelingen kan der ud fra metadata laves statistik over kundehenvendelser - hvor mange har vi haft, hvor hurtigt er de ekspederet, hvor mange har hver sagsbehandler håndteret, hvor lang tid har behandlingen varet. Det kan være værdifuld information, når man skal undersøge, hvordan arbejdsgange kan optimeres.

Udover, at metadata kan bidrage til statistikker og understøtte det daglige arbejde, hvilken værdi bringer de så?

Det korte svar er: de bidrager med viden til organisationen. Vi bliver klogere, når vi har adgang til metadata. Det er meget individuelt, hvilken form for værdi, metadata kan tilføre. Her handler det om at dykke ned i hver proces i virksomheden, for at undersøge potentialet i at arbejde med metadata.
Hvis vi ser ind i vores egen forretning, så bruger sælgerne metadata rigtig meget. Fx ved de ved hjælp af DocuNote, hvilke kunder der har opdateret til den nyeste version, hvem de skal gå til i forhold til spørgsmål om kunden, hvornår kunden sidst er blevet kontaktet af IntraNote, hvem der er kontaktperson og meget, meget mere. Sælgerne bruger det meget aktivt, og de ville være hjælpeløse uden metadata på kunder og kontakter.

Det lyder som et stort arbejde at vedligeholde al den metadata?

Det kræver selvfølgelig et arbejde at vedligeholde metadata. Og vedligeholdes de ikke, så er de helt ubrugelige. Derfor skal man overveje, om metadata giver værdi for organisationen i den enkelte proces – og hvilke metadata, man ønsker at anvende. Hvis det koster flere kræfter, end den værdi det bibringer med, så giver det ikke nogen mening. Metadata skal kun anvendes, hvis man bliver klogere af dem. Men de fleste virksomheder har stor glæde af at samle metadata ind, fordi de giver et informeret grundlag at træffe beslutninger ud fra.

Nu giver metadata meget bedre mening. Tak for forklaringen Niels

Det var så lidt

Metadata - på hverdagssprog

Lad os tænke på et godt glas vin. Vi står nede i supermarkedet og skal vælge den rette. Vi kan i sagens natur ikke smage på vinen, i hvert fald ikke uden at blive upopulær. Men fordi vi på skiltet kan læse, hvilken drue den er lavet på, hvornår den er produceret, hvilket land den kommer fra, om den passer godt til fisk eller vildt, kan vi forholdes os til vinene. Vi er blevet enige om, at fx året den er produceret og druen den er lavet på, er en type af data, som er så standardiseret, at den giver os et grundlag for at vurdere vinen. Det er data, som fortæller os noget om vinen, men uden at vi egentligt smager vinen. I andre kategorier i supermarkedet kunne det være andre data, som var nødvendige, fx gluten og nøglehulsmærket i brødafdelingen. Det er metadata - standardiseret data - som vi kan bruge til at træffe beslutninger ud fra.