Kassation er en uundværlig del af vores kunders dokumenthåndtering. Det sparer tid og ressourcer og sikrer, at organisationerne lever op til GDPR. Når det er sat korrekt op, vel at mærke!

Kassation – altså at forældede informationer slettes automatisk efter en fastsat periode/regel – er en uundværlig del af vores kunders dokumenthåndtering. Det sparer tid og ressourcer og sikrer, at organisationerne lever op til GDPR. I skal kunne dokumentere jeres processer for sletning af data og forklare de valg, I har truffet om de forskellige data.  

Kassation er en uundværlig del af administrationen på uddannelsesinstitutionerne, fortæller Tonny Westh Jensen, der er IT-administrator på Nærum Gymnasium: 

”Kassationssystemet i DocuNote er ekstremt vigtigt for os. Vi skal jo leve op til GDPR-reglerne for, hvornår vi skal slette oplysninger om personer. Med 1.050 elever, er der tusindvis af elevsager hvert år, men de medarbejdere, der håndterer dem i dagligdagen, behøver ikke gå ind på sagerne. I stedet slettes dokumenterne automatisk, afhængig af de forskellige tidsfrister, der gælder. Det sparer os for meget tid og gør det nemt at administrere vores dokumenter, elev- og personalesager.”  

Hvad kan gå galt?  

Som med anden funktionalitet i DocuNote kan du selv lave opsætningen af jeres kassation. Når det er gjort, kører det af sig selv.  

Alligevel kan det gå galt. Det kan det fx, hvis der kommer nye medarbejdere, og processerne ikke bliver overleveret korrekt. Pludselig skrider navngivningen, der sættes forkerte koder på eller opstår misforståelser – og så er I på den! 

1. Opsætning af kassation i DocuNote sker ved, at du opretter kassationskoder, som kan benyttes til at kassere specifikke sagstyper og dokumenter, noget er lovbestemt og andet beslutter I selv. Koderne skal selvfølgelig navngives, så der ikke er tvivl om, hvad de gør. Heller ikke for den medarbejder, der tager over for dig om tre år…
2. Og så tildeler du en kassationsudløser. Den skal svare til kassationskoden 1:1.  Vi har oplevet tilfælde, hvor kassationskoden hedder ”kasseres 5 år efter sletning”, men at kassationsudløseren kommer til at hedde ”kasseres 5 år efter oprettelse.” Og det er altså desværre noget helt andet! 
3. Når dokumenter kasseres i DocuNote, placeres de i kassationspapirkurven, og her ligger de, indtil den bliver tømt. Tømning af kassationspapirkurven kan du gøre manuelt, eller du kan opsætte parametre for en automatisk tømning. Det kan være ” aldrig”, ”1 måned”, ”1 år”, ”3 år”.  

Det vigtige her er, at du er hyper opmærksom på, at når papirkurven tømmes, så er dokumenterne endegyldigt fjernet og kan ikke reetableres. Derfor er 1 måned muligvis ikke det bedste valg her. Hvis nu der er diskrepans mellem kassationsordre og kassationsudløser, og du først opdager det efter fire måneder, så er der ikke noget at gøre.  

Foretag løbende sundhedstjek af din opsætning  

Gør det til en vane at lave tjek-ins på jeres opsætning. Tjek at kassationen er oprettet korrekt.  
Har sagstyperne den korrekte kode, og er koden konfigureret i overensstemmelse med deres titel i opsætningen? Husk du får ingen advarsel, når dokumenter kasseres – du skal stole på, at din opsætning er korrekt.  

Det er både ekstremt ærgerligt og meget dyrt at hente data ind i systemet, måneder efter de er slettet. Det kan ikke automatiseres, men foregår med manuel håndtering – og alt hvad du kan forestille dig af problemer. Så hellere udføre et sundhedstjek og konstatere, at alt er, som det skal være.  

Vi oplever løbende kunder, der har opsat eller ændret i deres eksisterende opsætning på egen hånd med lige netop ovenstående konsekvenser til følge. Og det gør virkelig ondt på organisationen. Det kan du undgå ved at få en gennemgang af, om jeres kassation er sat korrekt op.