Vi bruger cookies til at sikre, at websitet fungerer efter hensigten og til at indsamle statistik om brugen af det, så vi kan forbedre din oplevelse på sitet.

×
IntraNote logo

Konsulent-chefens tips til søgning

Du kender sikker DocuNotes søgemuligheder, men er du helt dus med de mange muligheder, som søgefunktionaliteten stiller til rådighed? Og ved du, at du kan optimere dit arbejde, når du skal genfinde egne og kollegers dokumenter?

Du skal hurtigt rette i en kontrakt. Du ved den ligger et sted, men har glemt hvor. Du leder i diverse mapper i organisationstræet, men det er svært at finde rundt. Selv når du bruger søgefunktionen, kommer den ikke frem. Til sidste må du spørge din kollega om en genvej.
Men sådan behøver det ikke at være. De mange muligheder for at opstille søgekriterier gør, at du altid hurtigt kan genfinde dokumenter i DocuNote. Vi har taget en snak med konsulentchef i IntraNote, Knud Bjerregaard Ælmholdt, om funktionaliteterne i søgefunktionen, og klæder dig her på til at kaste dig ud i at udnytte mulighederne i DocuNote.

Data om data

Søgefunktionen i DocuNote giver dig strukturerede og præcise resultater, hvis du har udfyldt metadata på dine filer. Lad os først få på plads, hvad metadata er. Metadata er data om data. Det er altså alt det, man kunne drømme om at vide om en sag, et dokument eller en anden type fil i DocuNote. Det kunne fx være: hvornår er dokumentet sidst rettet, hvem har redigeret dokumentet, hvem er kontaktpersonen på kundesagen, hvem er den ansvarlige projektleder og meget andet. Hvis I udfylder metadata på dokumenter og sager, indekseres denne data og filerne bliver lette at fremsøge på tværs af organisationen: ”Alle kan genfinde dokumenter, selvom de ikke ved, hvor de ligger henne, simpelthen ved at afgrænse søgningen. Det er smart, fordi du dermed sikrer, at du finder det du leder efter,” forklarer Knud Bjerregaard Ælmholdt. I kan vælge at gøre udfyldelse af bestemte metadata til en forudsætning for oprettelsen af et dokument eller en sag, og dermed skabe fælles standarder for journalisering.

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og lær om videndeling og effektive arbejdsdage. Vi  deler ud af vores ekspertise, kunders erfaringer og inviterer dig til relevante  arrangementer

Du behøver ikke vide, det de andre ved

”Det er helt unikt for DocuNotes søgefunktion, at I som organisation selv kan tilpasse søgekriterier, så de matcher lige præcis jeres behov,” fortæller Knud Bjerregaard Ælmholdt. Microsoft stifinder tilbyder også en søgefunktion: ”Men det meget begrænsede udvalg af metadata, og det faktum at I ikke selv kan tilføje og udfylde supplerende metadata gør, at en søgning i stifinderen hurtigt kan resultere i mange hundrede hits. Med DocuNote behøver du ikke være inde i hovedet på din kollega, men du kan søge dokumenter frem alligevel ved hjælp af filtre. Det gør det muligt at fremfinde det rette dokument, selv i en kompleks struktur: ”Med DocuNote har I et fælles sted at arkivere og dermed også et fælles sted at fremsøge viden – anarkiet i forhold til dokumenthåndteringen, som vi kender det fra stifinderen, er væk,” fortæller Knud.

Udvidet søgning i DocuNote

I søgefanen i DocuNote kan du lave avancerede søgninger på baggrund af de metadata, som er tilknyttet sagen, mappen, arkivskabet eller dokumentet, og du kan opstille søgekriterier med baggrund i forskellige metadata. Måske har du oprettet en søgning, som du gerne vil genbruge kontinuerligt eller som dine kolleger også vil have gavn af. Heldigvis kan du nemt gemme og dele din søgning, hvilket gør, at du kan arbejde effektivt og nemt genfinde dine data.

Listevisning giver overblik

I DocuNote er det muligt at få vist dit søgeresultat i forskellige listevisninger, hvor du selv kan designe hvilke metadata, der skal vises. Det giver overblik og stor værdi, når du har med mange data at gøre. Fx kan du på en kontrakt få vist, hvem der har oprettet den, leverandør, beløb, hvornår den er oprettet, hvornår den udløber og meget mere. Det kan også være, at du har medarbejderansvar, og har brug for at finde informationer om medarbejderne i din afdeling. I listevisningen kan du fx få vist dato for næste mus-samtale, sundhedsordninger, udleveret elektronik og efteruddannelse. ”Listevisningen kan tilpasses dine behov og giver et lynoverblik,” fortæller Knud Bjerregaard Ælmholdt. Datafelterne i listevisningen kan også formateres med farver, så du hurtigt kan overskue, hvad der skal håndteres først. Samtidig tager DocuNote højde for dine rettigheder. Det vil sige, at du kun ser de dokumenter, du har rettigheder til. ”Du bliver slet ikke præsenteret for indhold, som du ikke har ret til – det skaber sikkerhed,” siger Knud Bjerregaard Ælmholdt.

Fritekstsøgning, fuzzy search og stjerner

Bliver et dokument oprettet uden metadata, så kommer DocuNotes fritekstsøgning dig til undsætning. Du kan måske huske, at du har nævnt kundens navn i dokumentet, som du har skrevet mellem den 4. – 7. oktober. Den automatiske fuldtekstindeksering gør, at DocuNote kan se ned i alle filer og finde de dokumenter, mails, PDF’er, kontrakter, eller endda avisartikler og billeder, hvor du har nævnt kundens navn i perioden 4. – 7. oktober. Dermed minder DocuNotes søgefunktionen om Google Search, som du sikkert allerede kender. Når først dokumentet er inde i DocuNote, hvad enten det er født derinde, tilføjet via drag and drop eller tilføjet via integrationen til Outlooks e-mailsystem, så fuldtekstindekserer DocuNote dokumentet, og du kan søge det frem via fx fritekstsøgning. Samtidig kan DocuNote søge på alternative stavemåder (fuzzy search), og dermed finde kunden, endda selvom du staver lidt forkert. Bruger du * foran eller bag et ord, kan du også få vist en alternativ start og slutning på ordet.

Ved at udfylde og vedligeholde metadata, og blive skarp på søgefunktionen i DocuNote, sikrer I, at alle medarbejdere i organisationen langt bedre kan finde og udnytte viden - uafhængigt af afdeling eller historik i virksomheden. ”DocuNotes detaljerede søgefunktion giver fuld kontrol, så du kan arbejde effektivt og genfinde viden,” fortæller Knud Bjerregaard Ælmholdt.

New call-to-action

Relaterede indlæg

Hvad er kontraktstyring?

DokumenthåndteringProjekthåndteringKontraktstyring

Har I styr på logistikken på videnslageret?

Dokumenthåndtering

Virksomhedernes viden forsvinder op i det blå

Dokumenthåndtering