Sagsbehandlere i medlemsorganisationer har en kompleks hverdag. Læs her om de mange fordele ved at digitalisere arbejdsgangene.

Variation i sagerne. Medlemmer med forskellige behov. Politiske aktiviteter, som går på tværs af sagerne. Betjening af hovedbestyrelse og udvalg…

Opgaverne står i kø hos medlemsorganisationer, hvor sagsbehandlerne skal håndtere masser af kompleksitet i hverdagen.

Netop derfor er det en stor fordel med en brancheløsning, fordi den bygger på de udfordringer, som vi gennem årene har erfaret, at medlemsorganisationer kan have brug for hjælp til.

Lad os se på, hvad en brancheløsning kan gøre for medlemsorganisationer.

Brugervenlig og fleksibel administration

Medlems- og paraplyorganisationer har brug for et brugervenligt og overskueligt sagsbehandlingssystem til at håndtere dialogen med deres mange medlemmer. Dels for at kunne give en god service, men også for at overholde alle regler; blandt andet håndtering af GDPR.

For at hjælpe medlemsorganisationerne med at holde styr på sager, medlemmer, tillidsrepræsentanter, udvalg og arrangementer har vi udviklet et aktivitetssystem, der gør administrationen effektiv og forbedrer kommunikationen.

Systemet gør det fx nemt at behandle sager, forberede og afholde møder samt at udarbejde analyser omkring sagsbehandlingen.

Der kan også tilknyttes en ekstern portal til at præsentere indhold og have dialog med medlemmerne, så I undgår at sende e-mails med personfølsomme data.

Med systemet, og tilknyttede moduler, kan din medlemsorganisation fx:

• Lynhurtigt oprette, gemme og dele sager på tværs af organisationen. Flere personer kan uden problemer arbejde på samme sag samtidig.
  
  
• Finde alt, som er relateret til en sag, på den rette digitale hylde: Dokumenter, e-mails og intern kommunikation er dermed altid dokumenteret og lette at finde.
  
  
• Kommunikere med jeres medlemmer i et sikkert univers. Dermed undgår I brug af e-mails med personfølsomme data – og har altid styr på GDPR-kravene.
  
  
• Skabe overblik over jeres medlemmer. Fx hvor de arbejder, hvilke sager der kører på dem, og hvilke udvalg og arrangementer, de er en del af.
  
  
• Nemt håndtere alle arbejdsgange omkring udvalgsarbejde. Fx sende medlemmer en overskuelig dagsorden med præcis de dokumenter, som den enkelte må se. På den måde undgår I at spilde tid på en masse manuelt arbejde.
  
  
• Hurtigt se, hvilket materiale der er blevet distribueret til hvilke medlemmer på hver sag eller arrangement.
  
  
• Planlægge møder eller møderækker, holde styr på hvem der deltager og benytte faste skabeloner til fx dagsordener og mødereferater.
  
  
• Have overblik, så ledere og medarbejdere fx kan se, om tidsfristerne overholdes, og fordelingen af sager i organisationen er optimal.
  
  
• Få adgang til statistikker, der giver overblik over sagsbehandlingen og fx viser antal sager pr. sagstype, sagsbehandlingstid og fordeling af sager pr. sagsbehandler.

Vi hjælper gerne

Sagsbehandlingen er brancheløsningens kerne. Alle data omkring et medlem samles sammen med dokumenter og korrespondance, der vedrører medlemmet. Det giver administrative fordele, og betyder også, at det bliver lettere for sagsbehandlerne at rådgive det enkelte medlem.

Løsningen skrues sammen, så den passer præcis til den enkelte medlemsorganisations behov – herunder relevante integrationer som fx ERP-systemer, CAMP og First Agenda.

Hos IntraNote vil vi naturligvis gerne hjælpe jer med digitalisering af jeres medlemsorganisation.

Kontakt os, hvis vi skal tage en uforpligtende snak om behovene i lige netop jeres medlemsorganisation.