IntraNote logo
24. juni 2021

Få styr på jeres levering til Rigsarkivet

Arkivloven. Alene ordet kan få flinke uddannelsesmedarbejdere til at se lidt bistre ud. Men der er ingen vej udenom. Rigsarkivet vil have vigtige data, og IntraNote hjælper jer naturligvis med at levere i DocuNote.

Arkivloven er så gammel, at vi i IntraNote har hjulpet med at levere til Rigsarkivet i mange år. Men det er først i de seneste år, at uddannelsesinstitutionerne for alvor er kommet under pres for at levere, hvad arkivarerne forventer. Derfor oplever vi for tiden rigtig meget interesse for DocuNote, som hjælper jer med at holde styr på det hele.

DocuNote er et godkendt system

DocuNote er godkendt af Rigsarkivet til at levere data. Derfor guider vi jævnligt uddannelsesinstitutioner i at gribe leveringen rigtigt an. Vores faste proces sikrer, at aflevering udføres, som det skal, efter Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010.

Sådan foregår det

Men hvad er det egentlig, der sker i sådan en proces?

Det er blandt andet nogle af disse arbejdsgange:

 

Afleveringsbestemmelse
Først skal I lave en afleveringsbestemmelse med Rigsarkivet. Den skal fx indeholde info om, hvad der skal afleveres for hvilke perioder, afleveringsfrister og dokumentation.

 

Indsamling af dokumentation
Hvis I bruger DocuNote, kan I oprette en sag, hvor al dokumentation samles.

Dokumentationen skal altid afleveres i TIFF-format.

Det hjælper vi jer med at få styr på, da jeres dokumenter kan konverteres til TIFF direkte i DocuNote. Et felt på DocuNote angiver, om en sag eller et dokument skal afleveres til arkivering. Når en arkiveringsperiode aktiveres, går DocuNote automatisk i gang med at konvertere alle dokumenter, der skal afleveres, til TIFF-format.

Nogle dokumenter konverteres ikke korrekt, hvis de fx ikke er kendte formater. Derfor er det nødvendigt at gennemgå det konverterede materiale manuelt.

 

Afleveringsversion
Når alle dokumenter er ændret til TIFF-format, skal der bygges en afleveringsversion. Dette kan også foregå med DocuNote.
Hos IntraNote tester vi, om jeres arkiv overholder de standarder, som Rigsarkivet forlanger. Testen udføres med Rigsarkivets eget testværktøj ADA.

 

Aflevering af arkiv
Når afleveringsversionen har bestået testen, sender I arkivet til Rigsarkivet. I DocuNote fremgår det nu, at afleveringsversionen er ’Sendt’.

 

Rigsarkivet tjekker arkivet
Når arkivet er godkendt, får I besked fra Rigsarkivet. Arkivet kan nu lukkes, og status i DocuNote er ’Godkendt’

 

Vi hjælper gerne

Hos IntraNote vil vi naturligvis gerne hjælpe jer med processen. Nogen af jer har allerede DocuNote, og kan derfor klare meget på egen hånd. For andre er det måske nu, I vil afprøve det system, som rigtig mange uddannelser allerede anvender til at holde styr på administrationen.

Som leverandør til danske uddannelsesinstitutioner er vi helt tæt på de krav, I skal leve op til. Det er også derfor, at vi er en af de leverandører, som er godkendt af Rigsarkivet.

 

Kontakt os, hvis vi skal tage en uforpligtende arkiv-snak.



New call-to-action