Boligorganisationer kan få masser af fordele ud af EU´s nye persondataforordning, fordi den giver anledning til at digitalisere en lang række tidskrævende manuelle arbejdsgange.

”Boligorganisationer har i dag mange manuelle processer og derfor kan arbejdet med EU´s persondataforordning blive en gevinst. For det er oplagt at optimere sine arbejdsgange, når man alligevel skal forholde sig til, hvilke dokumenter, der er omfattet af de nye regler,” siger Mikael Kronstrøm, som er it-chef for It-Bolig v. Bovia, ØsterBo og Boligkontoret Fredericia. Han er ikke i tvivl om, at der både er tid og penge at spare ved at håndtere interne processer digitalt i et elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH).

”Hvis man har styr på sin informationssikkerhed, så har man styr på sin forretning. Persondata skal alle jo forholde sig til nu, men derudover er en lang række andre dokumenter oplagte at placere i et ESDH-system. Boligorganisationer håndterer alt fra HR til boligadministration, økonomi og byggesager, og de bør lægges ind i en ensartet struktur, som automatiserer opgaverne. Det sparer tid, fordi alle hurtigt kan finde den rigtige version af et dokument – og man kan føle sig tryg ved, at data altid opbevares sikkert,” siger Mikael Kronstrøm.

Digitalisering handler om videndeling og sikkerhed

It-chefen peger på, at digitalisering er et bredt ord, som mange kan have svært ved at forstå, for hvad betyder det egentlig? Det er fristende blot at ’sætte strøm’ til sine blanketter og så ellers arbejde videre, som man plejer, men det bringer ikke organisationen nogen vegne: ”Digitalisering handler blandt andet om at effektivisere arbejdsgange ved at gøre det let at søge efter dokumenter, lave udtræk, dele viden og på alle måder sørge for den optimale sikkerhed i forhold til at passe på sine data; herunder at have styr på sine kontrakter og altid vide, hvor de er og hvilken version, der gælder.”

Administrativt arbejdsredskab til klagesager – og alle øvrige data

It-Bolig har netop valgt DocuNote til dokumenthåndtering for at lette arbejdsgangene og strukturere videndeling. DocuNote integrerer op mod boligsystemer som EG-Bolig, KTP og Uniq og her kan sager registreres og arkiveres, ligesom information om et lejemål er let at gemme og dele. Systemet er derfor et godt arbejdsredskab for administration og eventuelt bestyrelse, hvor data på klager, husordener, vedligehold, byggesager, udlejning osv. hurtigt kan findes frem, og man er sikker på, at alle medarbejdere altid arbejder med den nyeste – og rigtige – version af et dokument.

Uundværligt i en moderne organisation

Mange boligorganisationer opererer med to typer dokumentation: Dem som kan kobles op på beboere, økonomi og lejemål m.m.– og så alle de øvrige, der typisk ligger på fil-drev og ofte også i medarbejdernes mailsystemer. Alle de øvrige dokumenter, herunder e-mails, kan håndteres direkte i DocuNote, så man dels har styr på placeringen af sine dokumenter i en ensartet struktur, dels sikrer, at reglerne om persondata overholdes, bl.a. ved at slette data på en bestemt dato og være i stand til at dokumentere, hvem der har adgang til dokumenter eller behandler en sag, ligesom man kan sikre, at boligorganisationen følger loven ved kun at opbevare nødvendige data.

”Et dokumenthåndteringssystem er uundværligt i en moderne organisation. Det kræver et stykke arbejde at lave ensartede retningslinjer, blandt andet om navngivning af dokumenter og sager, men gevinsten er meget stor, og når det først er implementeret, kan man på ingen måder undvære det,” fastslår Mikael Kronstrøm.

IntraNote
IntraNote har mere end 200 kunder, som allerede arbejder med dokumenthåndteringsløsningen DocuNote, der kan håndtere kravene fra EU's nye persondataforordning.
Som specialister i videndeling leverer IntraNote desuden intranet, hvor boligorganisationer kan bruge intranetløsningen til videndeling i administrationen og ud til serviceteknikere.
Vores referencer omfatter blandt andet Bo-Vest, Boligforeningen AAB, Slagelse Boligselskab og It-Bolig.

IntraNotes mange års erfaring sikrer boligorganisationerne:

• Sparring, knowhow og dyb viden om best practice.
• Digitaliseringsproces og en løsning på kravene fra EU's persndataforordning
• Implementering, opsætning og uddannelse.
• Driftssupport og fremtidssikring af investeringen til en fast og kendt pris.