Gode vaner omkring styring af rettigheder er hjælp til selvhjælp. I Service Desk kan supportkonsulenterne nemlig høre, at kunder jævnligt har svært ved at jonglere med for mange adgange. 

At holde styr på rettigheder kan være svært. Det ved de i Service Desk, hvor supportkonsulent Allan Hasager jævnligt skal hjælpe kunder med at få greb om strukturen igen.

”Rettigheder handler om, hvem der har adgang til hvad i DocuNote. Grundlæggende fungerer det rigtig godt, og giver stor tryghed; blandt andet omkring GDPR. For tildeling af rettigheder sikrer, at man altid ved, hvilke medarbejdere der har adgang til at se og arbejde i bestemte mapper og dokumenter. På den måde ved man, at det fx kun er HR-medarbejderne, der kan se fortrolige foldere, som vedrører medarbejderne,” forklarer Allan Hasager.

Men han ved også, at nogle organisationer får problemer med at holde styr på rettighederne, hvis de ikke overholder grundlæggende regler:
”Hvis fx en forsyning eller skole får en ny medarbejder, så kan de komme til at skifte lidt fokus. De glemmer måske at opsætte rettigheder på den aftalte måde. I stedet for at give gruppeadgang, så giver de den nye medarbejder personlig rettighed til nogle mapper. Senere får en anden medarbejder nogle andre personlige rettigheder, og pludselig er det blevet uoverskueligt – for hvem har egentlig adgang til hvad?”

Tre gode råd til at bevare overblikket

Allan Hasager forklarer, at hvis man ikke holder styr på strukturen omkring rettigheder, kan det skabe usikkerhed. Man bliver i tvivl, om man kan komme til at fjerne rettigheder fra de forkerte – eller om ’de forkerte’ kan se en mappe, som de ikke skal have adgang til.
Sådan må det naturligvis ikke blive, og derfor er medarbejderne hos Service Desk altid klar til at hjælpe med at rede trådene ud, så alt fungerer, som det skal. Hvis kompleksiteten er blevet for stor, kan en af konsulenterne fra IntraNote træde til.

”I Service Desk kan vi se, om kunden kan hjælpes hurtigt i mål. Ofte er det en simpel rettelse, der skal til, så alle hurtigt kan komme videre med deres arbejde. Men nogle gange er problemet mere grundlæggende, fordi organisationen mangler en plan for, hvem der skal se hvad – eller forsømmer at rydde op,” lyder det fra supportkonsulenten, som har tre gode råd til at holde styr på rettighederne:

• Giv rettigheder i grupper. Benyt aldrig personlige rettigheder, men tildel i stedet rettigheder til grupper. For hvis en enkelt bruger har adgang i niveau fire, og en anden i niveau 30, så bliver det meget svært at holde overblik. Udnævn i stedet en administrator, som er ansvarlig for gruppen.
• Benyt nedarvning. Fastlæg en organisationsplan, hvor der er et øverste niveau med sager og undersager – og derunder foldere. Hvis man tildeles det øverste niveau, så arver man automatisk alle de underliggende sager og foldere. Når en medarbejder holder, så skal han kun fjernes på øverste niveau – og afløseren sættes på i stedet. Også her har en administrator det samlede overblik.
• Fasthold og følg planen. Så ved I, hvordan strukturen altid skal være – også når der genereres ny data. En plan definerer nemlig også, hvor og hvordan nye data skal oprettes.

Allan Hasager understreger, at Service Desk altid er klar til at udrede kompleksiteten med rettigheder.

”Vi hjælper altid kunderne i mål. Men vi giver også det effektive råd at holde fast i gode vaner.”

Skal vi drøfte digitalisering?

Hos IntraNote vil vi naturligvis gerne hjælpe jer med digitalisering.

Kontakt os, hvis vi skal tage en uforpligtende snak om jeres behov.