Vi bruger cookies til at sikre, at websitet fungerer efter hensigten og til at indsamle statistik om brugen af det, så vi kan forbedre din oplevelse på sitet.

×
IntraNote logo

Søgning: ”Hvor gemte du referatet fra sidste teammøde, Tine?”

Har du nogensinde fået eller selv stillet ovenstående spørgsmål?
Måske beder du altid om en DocuNote-genvej til et dokument, du ikke kan finde. Det er der ingen grund til. Brug søgefunktionen i DocuNote: Det er meget hurtigere.
To simple fif gør dig i stand til at finde langt de fleste dokumenter. De to fif vil vi gerne give dig, og derfor har vi taget en kort snak med Delivery Manager Martin Overgaard om søgefunktionen i DocuNote.

Er det en fair antagelse, at søgefunktionen ikke altid står helt klart for vores kunder?
Ja, det er det. Der er selvfølgelig forskellige dybder af, hvad søgefunktionen kan bruges til. Med søgefunktionen er det generelt sådan, at når man først kender til den, så hjælper den meget.

Simpelt sagt, hvad er det en søgefunktion generelt skal kunne?
Hvis du søger klassisk, så søger du på noget titel- eller tekstbaseret. Et eksempel på det du kan i DocuNote er følgende:
Vi to har været til et møde sammen, og du har lavet et referat. Jeg kan ikke huske, hvad referatet hedder, og jeg ved ikke helt, hvad der står i det. I stedet for at sende en mail, hvor jeg spørger dig om en genvej, kan jeg selv finde det med søgefunktionen i DocuNote. Det er super nemt.


Okay, hvordan finder du så sådan et dokument super nemt?
Jeg søger på, hvad min kollega har redigeret i af dokumenter indenfor en given tidsramme. For eksempel, hvilke dokumenter du har redigeret i den seneste uge. Så får jeg alle de dokumenter, du har arbejdet med i denne uge. Med simple kriterier er det lynhurtigt at finde det rigtige dokument. Du skal altså vide to ting: Hvem og hvornår.

Hvad er de simpleste søgekriterier, der hjælper de fleste mest, når søgefunktionen skal bruges?
Hvis du ved, hvem der har arbejdet med dokumentet, og du kan finde ud af at sætte en eller anden form for tidsinterval på, så er chancen for, at du finder det rigtige dokument 99,9%. Det er bare sådan en funktion, de fleste ikke kender. Mange spørger stadig: ”Hey, kan du ikke sende mig en genvej til det der referat?”

Hvad er forskellen på at søge i DocuNote og så fx på Google?
I en google-søgning er det fritekst, og du ved ikke, hvad det er, du søger efter. Når du søger i DocuNote, leder du typisk efter et specifikt dokument eller sag.

Er der andre søgefunktioner eller mere avancerede muligheder?
Du kan alt i Docunotes søgefunktion. For at holde det nede på jorden, så er de to søgekriterier, jeg har nævnt, dem, som hjælper de fleste langt hen ad vejen. Kan man huske at bruge dem, så kan du finde stort set alle dokumenter, du leder efter.

Tak for hjælpen, Martin!
Selv tak!


IntraNotes 2019 step-by-step guide til “Jeg kan ikke finde Tines referat fra vores sidste teammøde”: 

  • Find søgefunktionen i DocuNote ved at trykke på ”søg”.
  • Vælg type. I dette tilfælde et ”dokument”.
  • Gå til søgekriteriet ”redigeret af” og vælg den relevante kollega – her ”Tine”.
  • Gå derefter til søgekriteriet ”sidst rettet” og indsæt et givent tidsinterval – enten et statisk interval fx ”1.-31. juli” eller dynamisk fx ”sidste måned”.
  • Tryk ”søg”.

 

New call-to-action

Relaterede indlæg

Har I styr på logistikken på videnslageret?

Dokumenthåndtering

Virksomhedernes viden forsvinder op i det blå

Dokumenthåndtering

Datastrategi? Medarbejdere spilder tiden på at lede efter data

IntranetDokumenthåndtering