DocuNote kan slette jeres persondata helt automatisk. Hidtil har kun få kunder brugt funktionen, men den nye persondataforordning stiller store krav til, at man opbevarer data forsvarligt i den periode, man behandler dem. Og også at man sletter eller anonymiserer oplysningerne, når man ikke længere har en grund til at behandle dem. Kassation i DocuNote er tilpasset de nye krav.

Hvad er kassation?

Kassation (automatisk sletning af data) foregår ved, at du sætter en kode på dine data, så de automatisk slettes på et bestemt tidspunkt.
Koden kan opsættes, så brugerne ikke behøver at tænke på, hvornår dokumenter skal slettes, men kun sørge for at arkivere det rette sted.
Opsæt koderne rigtigt fra start for at få det optimale ud af funktionaliteten. Det er vigtigt at arbejde struktureret med dataene, for at sikre at man kun beholder data i den periode, man skal - og sletter dem, når man ikke længere har behov for behandling. Medarbejderne må ikke blive usikre på, om de nu overholder forordningen, for det gælder om, at alle er hjulpet bedst muligt samtidig med, at sikkerheden er i top og fejl undgås.

Kassation kan naturligvis også slette andet end persondata, så det er oplagt at tænke kassation ind i alle typer af data. På den måde undgås ophobning af forældede data, som blot giver ’støj’, når brugere skal finde relevante oplysninger.

Den 25. maj 2018

Persondataforordningen stiller krav om, at persondata slettes på bestemte tidspunkter. Derfor er mange af IntraNotes kunder netop nu i gang med at afdække omfanget af deres persondata og finde frem til, hvordan data skal behandles og ikke mindst, hvornår de skal slettes.

I DocuNote kan sletningen foregå automatisk, så man sparer medarbejdernes tid og er sikker på, at dokumenterne nu også slettes i forhold til de retningslinjer, der er opsat. Hvis processen tænkes ind allerede når et dokument fødes, så går resten af sig selv. Det er en kæmpe fordel, men man skal sørge for at gøre det rigtigt fra starten, for når man bruger kassation, så forsvinder dokumenterne automatisk.

Ingen er ufejlbarlige. Derfor forsvinder sager, mapper og dokumenter ned i en kassationspapirkurv, hvor man kan nå at ’fange’ sager eller dokumentmapper, inden de slettes endegyldigt. Det vil være uheldigt, hvis man fejlagtigt sletter data, som man egentlig er sat i verden for at passe godt på. F.eks. fordi en procedure ikke er blevet opdateret, eller medarbejdere ikke har været klædt tilstrækkeligt på til at behandle dataene korrekt.

For at kunne efterleve den nye persondataforordning er det et MUST at være teknologisk understøttet, da det praktisk talt er umuligt at styre alle procedurer manuelt.
Teknologien kan desuden gøre vedligeholdelsen og dokumentation af efterlevelse mindre tung og ressourcekrævende.

7 ting du bør overveje, inden du tager kassation i brug:

1. Overvej hvilke sager der er egnede til struktureret automatisk kassation

F.eks. er en ansøgning til en stilling meget velegnet, da der kan opstilles en entydig regel for, hvornår den ikke længere er relevant at behandle. Forskningsprojekter er måske ikke så velegnede, da man ofte ikke ved fra starten, hvilken behandling der skal foregå.

2. Kortlæg hvad du har brug for at behandle og opbevare, fx i en personalesag

Opret dokumentmapper til forskellige kategorier af data. F.eks. arbejdsskader. Sæt individuelle kassationskoder på mapperne, så de forsvinder på det rigtige tidspunkt, efter at medarbejderen er fratrådt.

3. Husk at en sag bibeholdes så længe, der er dokumentmapper i sagen

Det betyder også at eventuelle følsomme oplysninger, som er skrevet på sagskortet (i f.eks. besked feltet) bevares i hele sagens levetid. Overvej derfor om sagskortet er velegnet til registrering af følsomme oplysninger.

4. Husk også, at data i adressebogen ikke forsvinder ved kassation

Disse skal stadig håndteres manuelt. Overvej derfor også, om adressebogen er det rigtige sted at registrere følsomme oplysninger.

5. Indret procedurer og jeres DocuNote, så brugere skal tage stilling til mindst muligt

Hav et beredskab klar til at hjælpe brugere, som er i tvivl om, hvordan de skal behandle data.

6. Uddan brugerne

Giv dem klare retningslinjer og hold deres viden opdateret, når der sker forandringer internt i organisationen eller fra det omgivende samfund.

7. Sæt en vagthund ved kassationspapirkurven

På den måde sikrer du, at der ikke forsvinder noget, som ikke burde forsvinde. Især i begyndelsen for at tjekke at behandlingen sker korrekt, og systemet er opsat hensigtsmæssigt.

Anbefaling fra Devoteam vedr. arbejdet med GDPR

Overvej alvorligt brugen af teknologi til at understøtte arbejdet. Papir og manuelle processer er ikke et realistisk alternativ på den lange bane.

Vær åben for de nye teknologier, og bliv klogere på dem, for de bliver en del af jeres arbejdsrutiner i en ikke så fjern fremtid. Teknologi kan anskaffes eller lejes efter behov. Udpeg de discipliner der bedst understøttes ved brug af teknologi, og skal leveres som services i forretningen.

Teknologien kan desuden gøre vedligeholdelsen og dokumentation af efterlevelse mindre tung og ressourcekrævende.

Kilde: Devoteam GDPR markedsundersøgelse 2017