Standardsystemer skal guide brugerne til at håndtere persondata korrekt. Det er mantraet hos IntraNote, der trækker kompleksiteten ud af arbejdet med Persondataforordningen.
EU's persondataforordning har givet anledning til mange løftede pegefingre og blinkende advarselslamper. Truslen om store bøder bliver tit nævnt som en motivation til at komme i gang med implementeringen af forordningen.
Software- og konsulenthuset IntraNote tager imidlertid de positive briller på og fokuserer på gevinsten ved at få styr på de reglerne. IntraNote har gennem en årrække leveret løsninger, som hjælper virksomheder til at blive compliant og efterleve forordningens krav om dokumentation. Løsningerne fra IntraNote er frontløbere, når det gælder privacy-by-design og privacy-by-default.
”Det handler grundlæggende om at trække kompleksiteten ud af arbejdet med forordningen og i stedet skabe nogle enkle processer omkring datahåndtering. Det gør man ved at tage stilling, sætte rammer i form af regler og politikker og understøtte disse teknologisk. Brugeren bliver på den måde hjulpet til at håndtere persondata rigtigt uden egentlig at ændre noget på sin arbejdsgang.” forklarer Søren Rust Nielsen, Partner og Strategisk forretningsudvikling, hos IntraNote.
Høj sikkerhed
IntraNote leverer et sikkert digitalt arkiv, der understøtter hele livsforløbet i databehandlingen og skaber overblik. Her kan brugeren oprette, arkivere, anvende, dele og fremsøge dokumenter og data. Alt som relaterer sig til sager, projekter, medarbejdere, kunder, leverandører m.m. på dynamisk vis – alt sammen ét sted.
”Det er en del af forordningen, at virksomheden ikke blot skal have en nedskreven politik. De skal også kunne leve op til krav om dokumentation af håndtering af data. Det betyder, at vi i behandlingen af data skal udvise meget større ansvarlighed. Det stiller krav til teknologien bag,” siger Søren Rust Nielsen.
Sikkerheden og ansvarligheden højnes generelt, når virksomheden får etableret nogle tidssvarende systemer og processer til fx systematisk oprydning og sletning af data. Alene det at få lukket gamle fildrev og få styr på e-mails, samt sikre at kritiske dokumenter ikke kan ses af uvedkommende, er helt afgørende.
”Det sikres bl.a. ved, at man får lukket ned for anarkistiske arkivsystemer. Lokale fil-mapper, medarbejderes brug af Dropbox, dokumenter på USB-stik og gamle databaser osv. lukkes. Når man får etableret nye tidssvarende løsninger, lægger man desuden fundamentet for effektiv udnyttelse af data samt sætter fokus på de data, som er vigtige,” siger Søren Rust Nielsen.
Effektivisering og konkurrencedygtighed
For virksomhederne kræver forordningen en aktiv stillingtagen til, hvad man kan og må indsamle af data, og hvordan man må behandle dem. IntraNote har mere end 10 års erfaring i at sikre, effektivisere og dokumentere brug af data. Eksempelvis har medicinalindustrien gennem mange år skullet leve op til strenge krav. Det nye er, at alle virksomheder skal udvise lignende ansvarlighed.
IntraNotes anbefaling er derfor, at vi i processen også har øje på gevinsterne for virksomheden. ”Virksomheder, som kan påvise, at de passer godt på deres data – og persondata i særdeleshed – har en konkurrencemæssig fordel. Når der er styr på emnerne i forordningen og virksomhedens data, vil det øge troværdigheden og være et vigtigt konkurrenceparameter. Overblik over data i hele livsforløbet øger desuden effektiviteten og hjælper virksomheden til at optimere arbejdsgange,” siger Søren Rust Nielsen.
Fakta om DocuNote
IntraNote leverer en række it-løsninger under navnet DocuNote. DocuNote kan hjælpe mer at dokumentere disse grundlæggende spørgsmål i forhold til forordningen:
- Hvilke data opsamler virksomheden?
- Hvem har adgang til hvad?
- Hvordan benyttes data?
- Hvor og hvor længe opbevares data?
DocuNote lever også op til andre compliancekrav - fx Forvaltningsloven og Offentlighedsloven
Læs mere om IntraNotes mange løsninger - og kontakt os gerne for yderligere information pr. telefon på 7026 9500