IntraNote logo
5. august 2021

Uddannelser hjælpes ad med digitalisering

Digitalisering er i høj grad holdspil. Gode brancheløsninger skabes i en dialog mellem brugere og udviklere, og danske uddannelserne har i årevis spillet sammen med IntraNote om DocuNote Uddannelse. En af dem er Herning Gymnasium.

Mere end 100 uddannelsesinstitutioner har været med til at udvikle DocuNote Uddannelse, som samler alle skolernes administrative processer ét sted.

Her har ungdomsuddannelser, professionshøjskoler, universiteter og andre læringsorganisationer fuld adgang til at effektivisere og automatisere deres arbejdsgange.


Uddannelser håndterer rigtig mange dokumenter
Uddannelsesadministrationer jonglerer med rigtig mange dokumenter. Det er en travl hverdag, hvor breve og e-mails om alt fra elev-optagelse og eksamen til medarbejderforhold, bygninger og meget mere skal håndteres korrekt.

Derfor er det vigtigt, at it-løsningerne understøtter arbejdet – og samtidig er integreret med centrale systemer som optagelse.dk, e-Boks/NgDP og studieadministrative systemer.


Herning Gymnasium nedsatte en intern arbejdsgruppe
Men de mange dokumenter og faste rutiner kan gøre det uoverskueligt at digitalisere. For hvor skal man begynde?

Det spurgte Herning Gymnasium også sig selv om. For dem var det en velovervejet beslutning at gå i gang. De valgte at nedsætte en arbejdsgruppe, som var dedikeret til at digitalisere gymnasiets administrative arbejdsopgaver.

Sekretariatsleder Tina Randorf fortæller, at gymnasiets journaliseringssystem var forældet, så det var på tide at udvikle mere effektive arbejdsgange.

”Vores fildrev var alt for stort og gav problemer, bl.a. med navngivningen. Men en administration kører efter faste rutiner, så man laver ikke lige om. Medarbejderne har travlt og kan med rette stille spørgsmålstegn ved, om det er nødvendigt,” siger Tina Randorf og fortæller, at det er en lang og hård proces at ændre rutiner.

Hun er dog ikke i tvivl om, at investeringen var rigtig: ”Det har været det hele værd.”


Spar tid og undgå fejl med digitale arbejdsgange
Arbejdsgruppen var blandt andet bevidst om at skabe gode og strukturerede processer, som gymnasiet får nytte af.

It-Supporter Christian Haugaard Mønsted mener, at andre uddannelsesinstitutioner også kan have gavn af denne tilgang:

”Med DocuNote har vi fået et værktøj, som skal bruges. Udfordringen er at finde tiden sammen med vores kolleger til at skabe de bedst mulige arbejdsgange. Det er min klare holdning, at hvis noget skal gøres mere end én gang, så skal der laves en fast procedure. Der er nogle opgaver, vi kun løser en gang årligt, fordi vi er en uddannelsesinstitution. Derfor skal vi sikre, at alt huskes hver gang – uden at bruge ekstra tid på at undersøge, hvordan vi gjorde sidste år.”

 

Vil du vide mere om DocuNote Uddannelse og erfaringerne på Herning Gymnasium?
I vores e-bog om DocuNote Uddannelse kan du læse mere om erfaringerne fra Herning gymnasium.

Her fortæller uddannelseschef Claus Gregersen, sekretariatsleder Tina Randorf og it-Supporter Christian Haugaard Mønsted blandt andet om, hvordan arbejdsgruppen greb opgaven an og hvordan gymnasiet helt konkret har arbejdet med implementering af det nye system.

Desuden gennemgår vi de mange muligheder, som IntraNote har udviklet sammen med uddannelsesfællesskabet.

Et fællesskab som din institution måske lige nu går glip af?


Bestil e-bogen her: https://www.intranote.dk/e-bog-uddannelse


Du er naturligvis også meget velkommen til at kontakte IntraNote på tlf. 7026 9500 eller via mail: info@intranote.dk.