Vi bruger cookies til at sikre, at websitet fungerer efter hensigten og til at indsamle statistik om brugen af det, så vi kan forbedre din oplevelse på sitet.

×
IntraNote logo

Det gode intranet reducerer jeres kommunikations-overload

Et rodet intranet med et uindbydende design kan skabe mere forvirring end overblik. Derfor er struktur og et gennemtænkt udtryk en nødvendighed, hvis din virksomhed skal have gavn af intranettet.

Det rigtige indhold og det rette udtryk er afgørende for, at intranettet skal blive en succes i en virksomhed. Men i en tid, hvor frasen ”Content is king” går sin sejrsgang, er det – måske lidt overraskende - det visuelle, der i første omgang er det vigtigste.

Det fortæller Natja Bitsch Sørensen, projektleder i IntraNote.

”Vi oplever i stigende grad, at folk orienterer sig visuelt. Det stiller ret store krav til, hvordan man designer sit intranet, og man skal derfor blandt andet beslutte sig for, om man vil lægge sig op ad virksomhedens visuelle identitet, eller om der skal tænkes ud af boksen, når det kommer til intranettet. I det hele tages skal der træffes en del valg og fravalg,” siger Natja Bitsch Sørensen.

Appetitligt og intuitivt intranet

Når udtrykket i første omgang overtrumfer indholdet på intranettet, handler det helt basalt om, at intranettet ikke har nogen værdi, hvis brugerne ikke søger derind.

”Naturligvis er funktionerne og det konkrete indhold væsentligt og det, der reelt udgør intranettet, men man bliver nødt til at tænke på sit intranet på samme måde som sit website: Hvis det ikke er appetitligt og intuitivt at gå ombord i, bliver brugerne væk. Derfor er det afgørende, at ikke mindst ledelsen accepterer præmissen om, at et intranet skal bygges på modtagerens præmisser. Ellers er der risiko for, at man bygger et værktøj, som ikke har den ønskede effekt, og det kan blive en dyr investering på mere end én måde,” siger Natja Bitsch Sørensen. 

Vi har interviewet tre kommunikationsmedarbejdere i tre vidt forskellige  organisationer om deres erfaringer med intranet. Lær af dem med vores e-bog her.

Tag udgangspunkt i brugernes behov

Når selve indholdsdelen skal bygges op, handler det på samme måde om at tage udgangspunkt i brugernes behov. Og derfor bør en virksomhed, der går med planer om at investere i et intranet, tage behovsafdækningen yderst seriøst. 

”Det kan virke oplagt at tage udgangspunkt i de funktionaliteter, som de forskellige systemer og platforme tilbyder, men i virkeligheden bør man vende kikkerten om og kigge indad: Hvad har vi brug for og hvorfor? Og hvem er ”vi” egentlig? Én ting er de ting, der er væsentlige at fokusere på set med ledelsesbriller, men hvad er vigtigt for medarbejderne? Og skal medarbejderne overhovedet opfattes som én målgruppe, eller er der særlige forhold at tage hensyn til på tværs af funktioner, geografi eller andet? Der er rigtig mange spørgsmål at tage stilling til,” siger Natja Bitsch Sørensen.

Prioritér skarpt på forsiden

Som projektleder har hun blandt andet arbejdet med virksomheder, hvor repræsentanter for forskellige faggrupper fik udleveret et skema, hvor de kunne skrive udfordringer, barrierer og problemer op. Derpå kiggede projektgruppen, der var sammensat på tværs af virksomheden sammen med IntraNote som leverandør, på, hvad løsningen på de forskellige områder kunne være. 

”Inddragelsen af medarbejderne er vigtig. Selv i organisationer med top/down-kommunikation er målet, at modtagerne skal forholde sig til de budskaber, der kommer, så det skal skrues sådan sammen, at de både kan og vil bruge intranettet,” siger Natja Bitsch Sørensen, der også peger på, at medarbejdernes input gør det nemmere at excellere i en anden vigtig disciplin: Prioritering af elementerne på intranettets forside. 

”En af de største udfordringer i mange virksomheder er, at medarbejderne drukner i en masse information, der ikke er relevant for dem. Derfor er det afgørende, at man får delt informationen op på en måde, hvor brugerne kan danne sig et overblik. Der kan være en tendens til at lægge alt frem, og så er det op til brugeren at sortere og grave det frem, der er relevant, men det ansvar må ledelsen tage på sig og prioritere. Hvis nogen søger særlig information, skal det være tilgængeligt, men forsiden og genvejene skal afspejle den almene brugers behov,” siger Natja Bitsch Sørensen. 

Ryd op med det samme

Det er imidlertid ikke alle intranet-kunder, der er nybegyndere – ofte kommer Natja Bitsch Sørensen og hendes kolleger ud til virksomheder, der skal have skiftet deres gamle intranet ud med et nyt system. Og her er en af de klassiske udfordringer, at virksomheden helst vil hive al indholdet fra det gamle intranet over i det nye og så rydde ud i informationsmængden, når det nye system er oppe at køre, og der er tid til det. Men den fremgangsmåde fraråder Natja Bitsch Sørensen.

”Udfordringen er, at når hverdagen rammer, er det en opgave, der bliver nedprioriteret. Og på den måde risikerer du at stå med et nyt system, der er lige så ”oversvømmet” af information som det gamle, og så udebliver effekten. Så vi anbefaler, at man laver oprydningen med det samme, og at man går analytisk til værks i den proces,” siger Natja Bitsch Sørensen, der opfordrer til, at man kigger på tallene. 

Vælg fra på vegne af brugerne

”Gå analytisk til værks og gå intranettet igennem med fokus på, hvilke sider der bliver set. Mavefornemmelse er godt, men statistisk evidens er bedre, og ofte går det op for folk, at der er helt døde områder af intranettet, som lige så godt kan slettes. Lidt, men relevant indhold er klart at foretrække fremfor meget, men knap så relevant indhold – og den information, som bliver gemt væk, kan jo stadig blive udleveret, hvis der skulle være medarbejdere, der får brug for det,” siger Natja Bitsch Sørensen, der minder om, at et intranet er et dynamisk redskab: 

”Intranettet udvikler sig hele tiden, og jo mere, man som organisation lærer det at kende, desto mere vil det udvikle sig. Hold løbende øje med, hvilke dele af intranettet der blive brugt, og hvilke dele der måske trænger til en justering, og så kan man altid tilføje nye funktioner. Det afgørende er, at man tør prioritere på vegne af brugerne, så de ikke drukner i information, som de ikke efterspørger eller har brug for”.

New call-to-action

Relaterede indlæg

Skal dit it-projekt lykkes? Forstå generation X,Y og Z

IntranetHRProjekthåndtering

Ny i job: Pre-boarding skaber hurtig værdi

IntranetHR

Hvad er meningen med arbejde(t)?

IntranetHR