Der er to rigtig gode grunde til at holde liv i sit intranet så længe som muligt: 1) det er dyrt og ressourcekrævende at skifte system, 2) al forandring og tilvænning er svær. Kollegerne skal oplæres og vænne sig til det nye - det tager tid og skaber sandsynligvis utilfredshed.

Hvordan maksimerer man egentlig sit intranets levetid i det samme system og sikrer, at det har relevans i en periode over mange år fremfor de typiske to, tre eller fire år, som man oplever mange steder? Svaret ligger til dels i de principper, du etablerer, når intranettet fødes.

”Vores intranet er ligesom bare sandet til. Det er svært at finde noget, for søgemaskinen virker ikke ordentligt, og det hele er også blevet så langsomt…og grimt.” Der er en god chance for, at du har hørt en desillusioneret intranetansvarlig sige noget i den retning. Og påstandene er garanteret ikke grebet ud af den blå luft.

Vi er desperate efter indhold

De fleste intranetadministratorer kan nok nikke genkendende til at have haft perioder, hvor de kæmper for at inddrive forretningskritisk indhold til den platform, de har ansvarlige for. Man leder højt og lavt efter indhold, der giver mening og skaber værdi. Man nærmest tigger og beder sine kolleger om for pokker da at bruge intranettet i stedet for mailen eller andre systemer, så man kan dele viden ét sted fremfor i mailbokse og fællesdrev, etc.

Efterhånden sker det. Der kommer mere og mere indhold ind, brugen bliver mere udbredt, folk vænner sig til at bruge intranettet. Og, vupti, så er det ikke til at finde noget, søgemotoren er ved at kaste op, og kollegerne begynder at brokke sig over de håbløse søgeresultater. Antydninger om, at det garanteret ville være bedre i det og det system, dukker op, og det bliver efterhånden en underforstået sandhed, som du også selv begynder at tro på. Problemet er bare, at der er en stor fare for, at I simpelthen tager de gamle problemer med over i et nyt system, hvis I ikke ændrer principperne for jeres videndeling.

Ejerskab og disciplin

Det første skridt mod et intranet med en lang livscyklus er at definere ejerskab af indhold, allerede når du starter projektet op. Der må med andre ord ikke være indhold på intranettet, der er ejet af ingen. Det er det indhold, der efter al sandsynlighed kommer til at forstyrre brugernes søgeresultater og potentielt påvirker performance. Hver eneste side, mappe, ja, endog dokument, skal have en navngiven ejer, som er ansvarlig for, at indholdet altid er opdateret eller bliver slettet, når det ikke længere er relevant.

Vær fra starten af opbygningen af dit intranet opmærksom på, at du får opstillet principper for dette. Lav om nødvendigt et Excel ark med en oversigt og kræv af dine kolleger, at der er hægtet et navn på alt indhold. Har du en smartere måde at gøre det på, så gør det – det vigtige er, at du fastholder princippet om at skabe en synlig og tydelig dokumentation over, hvem der har ansvar for hvad på dit intranet. Husk: Et søgeresultat kan aldrig blive bedre end det indhold, du søger i!

Systemerne hjælper dig

Den gode nyhed er, at de fleste intranetplatforme med respekt for sig selv kan hjælpe med governance-modellen og oprydningen. Brug mulighederne der ligger i, at indholdsansvarlige af systemet kan blive gjort opmærksom på fx fastlagte revisionsdatoer. Definér under opbygningen af intranettet områder, hvor indholdet blot kan slettes automatisk af systemet selv efter et vist tidsrum, så ingen skal huske på det.

Når systemet hjælper én, er disciplin og oprydning knap så kedeligt! Hvis du vil være ekstra god ved dine brugere, så gør en indsats for at lave ’best bets’ og lær dine redaktører at tagge indhold. Dette er igen funktionalitet, som de fleste ordentlige systemer kan bidrage med, og det er en stor hjælp for brugerne.

Dialog er vitaminpiller for intranettet

Det er efterhånden en kliché blandt intranetfolket, men jeg må gentage det: Tal med brugerne (og ikke-brugerne)! Det kan virke som en stor opgave i hverdagen at holde en dialog i gang med brugerne af intranettet, men i virkeligheden skal man bare nivellere sine ambitioner til et realistisk niveau.

Du behøver jo ikke at lave en årlig kæmpeundersøgelse, hvor du inddrager alle brugere. Find fem eller ti kolleger, der repræsenterer de forskellige brugergrupper og tal med dem jævnligt. Tag fat i en håndfuld ledere på forskellige niveauer, som du laver et tjek ind med fra tid til anden om deres brug af intranettet og de behov, de måtte have.

På den måde kan du skabe uformelle fokusgrupper, der giver dig inspiration og giver dig mulighed for løbende at luge ud i de områder af intranettet, der er ligegyldige. Hvis du har tid og råd, kan du også investere i en brugerundersøgelse. Der er flere forskellige løsninger, som man kan købe sig til, og de kan være nyttige for at skabe et kvantitativt datagrundlag at tage beslutninger ud fra.

Data fra systemet

Sidst men ikke mindst skal du også huske at bruge de data, intranetplatformen serverer for dig. Der kan være stor forskel på, hvad man får foræret med sit intranet, men som minimum skal den intranetansvarlige se på, hvilket indhold der bliver brugt og af hvem, og naturligvis skal du have styr på, hvad der bliver søgt på. Søgningsstatistikken er vigtig, for den giver dig en ide om, hvad du eventuelt skal præsentere på forsiden for at hjælpe brugerne, eller også giver den dig en fornemmelse for, hvilket indhold du decideret mangler.

Tænk iterativt for at undgå bøvl

Kernen i at skabe og vedligeholde et intranet, som får en lang levetid, er en blanding af de ovennævnte ting og en iterativ tankegang. Tænk dit intranet som en af de pulserende livsårer i din virksomhed. Hvis der ikke bliver tilført nyt blod og udskilt affaldsstoffer i en konstant proces, så dør det.

Hvis du ikke som intranetansvarlig faciliterer og opretholder en dialog med ledere, medarbejdere og leverandører, så kan du være sikker på, at du skal igennem perioder, hvor du må lægge øre til, hvor irrelevant ”din” platform er for virksomheden, og du kan også regne med at skulle skifte platform hvert tredje år – med alt det bøvl, den øvelse indebærer.

Hvorfor hører vi ikke mange flere intranetansvarlige sige ”Vores intranet er en organisk platform, som følger forretningens behov og altid er opdateret med relevant indhold. Det ser ok ud, og alle kan finde det, de leder efter”? Min påstand er, at det er muligt. Det handler i bund og grund om at have den rette indstilling fra starten og holde fast i sine principper.