Hvad vil det sige at være en digital arbejdsplads? Det varierer fra branche til branche. Behovene for digitalisering er forskellige, og det er virksomhedernes mulige udbytte også. Med udgangspunkt i forfatter og rådgiver Jane McConnells udlægning af ’the digital workplace´ stiller vi dig nogle spørgsmål, som du kan overveje, når du skal undersøge, om I udnytter det digitale potentiale til fulde.
Begrebet ’digital arbejdsplads’ er relativt nyt i en dansk sammenhæng. I den engelsksprogede verden har det dog en lidt længere historie, da Jane McConnell anvender termen ’digital workplace’ første gang i 2010.
Ifølge McConnell opstår den digitale arbejdsplads i samspillet mellem menneske, organisation og (digitalt) værktøj . Det er altså ikke alene det at have værktøjerne, som gør en arbejdsplads digital.
Jane McConnell lægger vægt på, at det mest kritiske område i en digitaliseringsproces ofte er organisationens mindset, og her særligt ledelsens villighed til at afsætte ressourcer og økonomi til at digitalisere. Derfor er det vigtigt, at virksomhedsledelsens engagement sikres.
Medarbejdernes muligheder for at arbejde digitalt har også stor betydning. En ting er nemlig deres fysiske muligheder (adgang til computer, tablet, telefon), noget andet er deres kompetencer i forhold til at gøre brug af de digitale muligheder.
Hvis digitaliseringen af arbejdspladsen skal bringe værdi, handler det dermed om at få de tre komponenter afstemt.
Skal du optimere det digitale samarbejde? Her er ni spørgsmål du kan overveje
Vi vil gerne inspirere dig til, hvordan du kan arbejde med at udnytte de digitale muligheder. Derfor har vi stillet skarpt på ni spørgsmål, som du kanoverveje, når du skal vurdere, om I kan udvikle jeres digitale arbejdsplads yderligere. Vi tager udgangspunkt i det, som vi er eksperter i, og har derfor fokus på det digitale samarbejde på intranettet og i forbindelse med dokumenthåndtering. Da du kender din arbejdsplads bedst, vil der sikkert være flere og andre spørgsmål, du kan stille sig selv for at få det fulde udbytte af de digitale muligheder. Du kan fx tænke over:
- Er jeres løsninger mobile og let tilgængelige der hvor medarbejderne har brug for det?
At blive en digital arbejdsplads handler om mobilitet, tilgængelighed og forbindelse. Det kræver, at du tager stilling til, hvordan dine brugerflader kan anvendes, når medarbejderne er på farten, ”i marken” eller i produktionshallen – og det er der mange, der er i en tid, hvor arbejde ikke nødvendigvis er knyttet op på én fysisk lokalitet. Ved at tilbyde online adgang til viden via samarbejdsværktøjer, hvor som helst og når som helst, kan I sikre sammenhæng mellem online og offline kommunikation. Det skaber et mere smidigt samarbejde. - Er løsningerne simple og intuitive?
Hvornår læste du sidst en brugsvejledning? De fleste mennesker kaster sig i dag ud i teknologien, og derfor er der behov for simple og intuitive brugergrænseflader, hvor man kan få løst alle opgaver uden at skulle bruge tid i supportafdelingen eller på at læse manualer. Løsninger bliver simple og intuitive, når de tager udgangspunkt i det, brugerne allerede ved og kender, samt understøtter den måde, de normalt arbejder på. - Stiller du den rette teknologi til rådighed?
Hvis ikke medarbejderne får stillet den teknologi til rådighed, som de har brug for, søger de nye veje for at løse deres problemer – det kaldes også skygge-it. Et oplagt eksempel på skygge-it er Facebook. Hvis ikke medarbejderne har værktøjerne til nemt at kunne tilgå det fælles intranet, lige meget hvor de er, fx i form af et intranet, så vil de søge mod kanaler som Facebook. Det har den åbenlyse bagside – og risiko -, at det ikke længere er jeres virksomhed, som ejer data. Måske inkluderer Facebook-gruppen eller e-mailkorrespondancen heller ikke alle relevante medarbejdere, hvilket sætter begrænsninger for videndelingen. - Skal medarbejderne efteruddannes?
Jane McConnell lægger vægt på, at medarbejderne er nødt til at have et vist it-niveau for, at I kan udnytte de digitale muligheder. Overvej derfor om det er tid til et kursus for en gruppe af medarbejdere, der måske trænger til et løft. - Er jeres it skalerbart?
Det er vigtigt hele tiden at være klar til at omstille sig, så man kan følge med. Det kræver, at jeres it er skalerbart og fleksibelt, så I kan lave om på løsninger i det tempo, som er nødvendigt. Men det er også godt med en vis træghed. Det sidste nye er ikke altid godt, så det handler i højere grad om at have teknologier til rådighed, som kan tilpasses omverdenen i takt med, at organisationen er parat. - Kan I strukturere og automatisere manuelle opgaver ved hjælp af teknologien?
Ved at strukturere arbejdsgange og processer, og derefter opsætte digitale workflows, kan I sikre, at der arbejdes effektivt med at løse opgaver i hverdagen. Fx kan notificeringer i form af automatisk generede beskeder, markeringer i lister med opgaver m.m. hjælpe til at mindske fejl og forglemmelser. Ved at reducere de overflødige opgaver, frigør I ressourcer, som kan bruges på jeres kerneydelse. - Kan I samarbejde let, fx via digitale samarbejdsrum?
Skab mulighed for at kommunikere og samarbejde på tværs både eksternt og internt. På den måde bliver aspekter som tid og sted mindre afgørende. Det gør det muligt at lave nye samarbejder og udnytte samt dele viden på nye måder. - Kan I let genfinde viden?
Ved at tilføre metadata, det vil sige indholdsbeskrivende information om filer, på dokumenter og sager, sikres det, at alle medarbejdere har adgang til vigtig og relevant viden, og det er samtidig muligt at søge denne viden frem samt lave udtræk, der kan forædle videndelingen. Dermed kan alle medarbejdere kommunikere omkring det samme udgangspunkt. - Har I ledelsen med?
Som Jane McConnell beskriver, er det helt centralt at have ledelsen med og engageret i projektet. Derfor kan du overveje, hvordan du får ledelsen til at være en aktiv medspiller.
Vi står klar til at hjælpe
I IntraNote står vi altid klar med digitale samarbejdsværktøjer, som kan understøtte og hjælpe jer på vej mod en mere digital arbejdsplads, hvor I arbejder effektivt sammen. Vores skalerbare løsninger har en intuitiv brugergrænseflade, som tager afsæt i Microsoft-teknologien, hvilket gør brugerfladen genkendelig og intuitiv, og skaber mange muligheder for integrationer til andre systemer. Løsningen rummer mange muligheder for at lave automatisering af workflows, så I sparer tid og får overskud.
Har du brug for sparring om, hvordan I kan udnytte de digitale muligheder? Så kontakt os endelig på info@intranote.dk. Eller lad os kontakte dig.