Et velfungerende intranet kan automatisere en lang række processer og dermed reducere den manuelle behandling af alt fra kørselsafregning til onboarding af nye medarbejdere. Samtidig kan automatiseringen smitte positivt af på it-afdelingens budget.

”Nu, da du er i gang, kan du så ikke lige slette denne bruger alle steder i systemet, da han ikke er ansat længere? Og måske lige hjælpe mig med at få et overblik over kørselsafregningerne fra sidste måned? Og så er der noget med konteringen af møderne ovre i Afdeling B, jeg ikke helt forstår…”

De fleste it-medarbejdere kender ”kan du ikke lige”-forespørgslerne, der har det med at komme i en lind strøm. Og de fleste it-chefer kender følelsen af at kigge ud over sin afdeling og føle frustrationen over, at timerne flyver, mens medarbejderne løber rundt og fikser alle mulige former for problemer for kollegerne. 

Digital illusion

Løsningen kan være et intranet, der hjælper til at reducere mængden af manuelle opgaver ved at automatisere en lang række processer. Det fortæller Mariann Sigh Mortensen, seniorkonsulent i IntraNote. 

”Mange virksomheder har den selvforståelse, at de er en digital arbejdsplads, men det er ofte reelt en illusion. Eksempelvis er det stadig mange steder sådan, at medarbejdere godt nok henter en blanket online, men i mange tilfælde skal den printes, udfyldes og afleveres fysisk til en leder, der så kigger på den og arkiverer den i et ringbind. Så selv om blanketten ligger i elektronisk form, er det i bund og grund en analog arbejdsgang, der involverer, at papiret skal gennem flere hænder, fremfor at man transformerer dette til en automatiseret, digital proces, som i dag både er juridisk og teknisk holdbart” siger Mariann Sigh Mortensen. 

Hverdagsopgaverne koster kræfter

Ikke mindst de banale hverdagsopgaver har det med at koste mere tid og flere kræfter end nødvendigt, fordi summen af små, men hyppigt forekommende aktiviteter vokser sig stor.

”I takt med, at stadig flere opgaver i en virksomhed bliver løst elektronisk, er der et utal af processer, som både brugerne og systemet skal kunne overskue og håndtere på den mest hensigtsmæssige måde. Sælgerne skal registrere kørsel og udlæg, og hvis det sker i Excel-ark, er der nogen, der skal indsamle og behandle oplysningerne og sørge for korrekt arkivering af bilag. Mødebooking skal måske kobles op på forplejning, som i øvrigt skal konteres korrekt, så de interne afregningsmodeller bliver overholdt. Og på arbejdspladser, hvor der nu og da sker arbejdsulykker, skal der laves hændelsesrapporteringer. Det er alt sammen noget, der koster tid og ressourcer samt indebærer en risiko for, at der bliver lavet fejl”, siger Mariann Sigh Mortensen.

Oplysninger kan vandre

For it-afdelingerne betyder alt dette, at der går meget tid med at supportere kolleger, der har udfordringer med det ene eller andet system, og jo flere løsrevne problemstillinger i forskellige systemer, der er, desto mere tid går der med at løse dem. 

Løsningen kan være et intranet, hvor processerne samles i ét system, som tager højde for oplysninger, der skal kunne ”vandre”. Altså; ét system hvor alle kan tilgå relevant information, skabeloner og formularer til online udfyldelse, ét system der sikrer let tilgang til virksomhedens øvrige systemer, ét system der forener, forenkler og automatiserer mange processer, der ellers kræver manuelle arbejdsgange eller rutiner.

Et godt eksempel på en proces, der vil kunne optimeres ved automatisering, er onboarding af en ny medarbejder:

Typisk vil det være sådan, at der er en række tiltag, der skal sættes i gang – vedkommende skal have adgang til forskellige programmer, have en arbejdsstation, et nøglekort, blomster på første dag og en lang række andre ting. I stedet for, at der sidder en person og koordinerer, at forskellige folk træder ind i leverancekæden, kan man implementere en formularapplikation med et workflow, så vedkommendes data vandrer gennem systemet, der giver besked, når en ny person skal foretage en handling. Til sidst lander vedkommende på en liste over ansatte. Og skulle personen forlade virksomheden igen, kan processen køres baglæns, og vedkommende bliver slettet fra systemet. 

Automatisering kan aflæses på bundlinjen

Automatiseringen af processerne vil ikke bare spare it-medarbejderne tid i hverdagen – et velsmurt intranet vil også kunne aflæses på it-chefens budget, fortæller Mariann Sigh Mortensen. 

”Én ting er den tid, de løbende supportopgaver koster. Noget andet er, at intranettet aflaster virksomhedens øvrige systemer. Eksempelvis kan samarbejdsrum med rettighedsstyring på intranettet betyde en mindre belastning af serverne, fordi mængden af mails bliver reduceret kraftigt, fordi kommunikationen flyttes ind i et rum, hvor mail mister sin relevans på grund af de dialogværktøjer og fildelingsmuligheder, der findes her.

Samtidig vil en så banal ting som mødebooking via IntraNotes booking modul til intranettet i stedet for via en Exchange-klient per mødelokale i mange tilfælde reducere udgifterne til licenser”.