Valg af it-systemer er et evigt diskussionsemne i virksomheder verden over. Alle valg har konsekvenser, positive såvel som negative, og derfor falder valgene os ikke lette. Et system, der kan lige præcis det, vi vil, ligger måske prismæssigt langt over budgetrammen. Måske får vi købt et system, der så rigtig godt ud, da sælgeren kom forbi, og nu står vi med et produkt, der godt nok var ret billigt, men som er værdiløst for os. Det er ikke let at vælge!

Hos IntraNote lever vi blandt andet af at skabe it-systemer, der hjælper virksomhederne med at digitalisere deres arbejdsplads. Vi oplever dagligt, hvordan virksomhederne kæmper en kamp for at foretage de rigtige systemvalg. Naturligt nok bliver vi ofte del i diskussioner om SharePoint, fordi vores produkter godt nok bygger på Microsoft teknologi men samtidig er et alternativ til Microsofts intranet- og dokumenthåndteringsplatform. Vi vil gerne dele nogle sammenligningspunkter mellem SharePoint og IntraNotes produkter, som du måske kan bruge i dine overvejelser om systemvalg. Vi kan ikke love at være 100% objektive, men vi vil forsøge!

David og Goliat

Lad os starte med nogle fakta og tal til sammenligning: Både SharePoint og IntraNote WorkSpace (dengang blot kaldet ’IntraNote’) blev lanceret i 2001.

Begge produkter er baseret på Microsofts kodestandarder C# og .NET.

IntraNote er i dag 80 medarbejdere fordelt på fem lokaliteter og ligger resultatmæssigt på et solidt, etcifret millionbeløb. Microsoft har 135.000 medarbejdere og bruger ifølge Statista.com cirka 17 milliarder dollars alene på salg og markedsføring om året. Det er naturligvis ikke alle disse 135.000 medarbejdere, der arbejder på SharePoint, men det er altså ikke ressourcer, der mangler.

Knap 50% af verdens intranetbrugere kigger på en SharePoint-løsning, når de tænder pc’en om morgenen. En god del af Danmarks intranet er baseret på IntraNote WorkSpace, blandt andet Danmarks efter sigende største intranetløsning med ca. 100.000 brugere.

Man er fristet til at lave en bibelsk sammenligning, selvom vi nok med jysk sindsro må læne os op ad en større ydmyghed end David, der sendte Goliat i gulvet med en enkelt sten i slyngen. Vi regner ikke med at vælte SharePoint med et slag – men vi vover at tilbyde et godt alternativ.

SharePoint er kun til de tunge drenge?

Der er en udpræget opfattelse af, at SharePoint udelukkende er for store virksomheder. Til gengæld skal en stor virksomhed også have SharePoint, for ellers kan al deres kommunikation slet ikke rummes, og man skal da mindst have en partner som Microsoft, for at det er godt nok. Ingen af disse påstande er sande.

De små kan også

En lille virksomhed kan sagtens bruge SharePoint, især hvis man kan nøjes med det SharePoint, man får med Teams i Office365. Det har visse layoutmæssige begrænsninger, men man kan lave en forside i et Teams site og give alle kollegerne rettighed til at kigge med. Det er nogle rigtig gode funktioner, der følger med som standard og let kan sættes ind på siden, hvis man har bare lidt forståelse for tankerne bag Office365 og websider generelt.

Vil man mere end det - det vil sige have et intranet med en fin nyhedspræsentation og en overskuelig struktur, hvor man kan præsentere indhold fra fx HR, økonomi, etc. - så er SharePoint lidt tungere at danse med. SharePoint er i udgangspunktet et dokumenthåndteringssystem, og det har Microsoft holdt fast i. Du får ikke rigtig en webside-lignende forside med nyhedspræsentation og smarte menuer til navigation. Og de sidelayouts, du får med i købet, er typisk ikke som din kommunikationsafdeling vil have dem.

Der findes en underskov af firmaer, der lever af at konfigurere SharePoint og tilføje deres egne moduler, så SharePoint kan anvendes som intranet, hvilket betyder, at man sagtens kan komme i mål med SharePoint som ”rigtigt” intranet. Andre vælger at hyre egne medarbejdere, der kan kode op mod SharePoint. Uanset, så skal man være forberedt på den omkostning, der ligger ud over licensen til Microsoft.

Vi bøjer os i støvet

Store virksomheder vælger ofte SharePoint, fordi produktet er en del af Enterprise pakken, og fordi man har den opfattelse, at mange brugere kun kan håndteres af en stor partners produkt. Sandheden er snarere, at mange brugere kan håndteres af en solid infrastruktur og ethvert produkt, der er lavet til det. Hvis it-infrastrukturressourcerne ikke kastes efter en SharePoint-løsning, bukker den under lige så let som enhver anden løsning.

Som konkurrent må man ofte bøje sig i støvet overfor SharePoint. Produktet kan virkelig meget. Som i virkelig, virkelig meget. Som bruger har man på fornemmelsen, at man ikke drager nytte af en tiendedel af, hvad systemet kan, hvilket faktisk er en af SharePoints udfordringer: Man skal berede sig på en del undervisning af brugere for at komme i gang. Det er ikke ret intuitivt at være bidragsyder eller, endnu værre, redaktør på en side eller et site. Men, ja, man kan stort set lave kaffe med SharePoint, hvis man har de rette kompetencer i huset.

IntraNote WorkSpace er lillebror, men…

Kaffe kan man kun i et vist omfang lave med IntraNote WorkSpace. Især på det design- og layoutmæssige har mange års samarbejde med kunderne skabt en værktøjskasse, der kan få designnørdernes fingre til at krible. Man kan virkelig pille og skrue på alle aspekter af en webpart og indholdets udseende. Dog skal man vide, hvordan man gør det, og det kræver lige som SharePoint undervisning og øvelse.

Heldigvis bliver IntraNote WorkSpace leveret med et standard-interface, der giver kunden en fin forside med et nyhedsflow, en standardmenu og nogle fine undersider, så man i realiteten kan være i luften med sit intranet på få dage.

Digitalt samarbejde

Med Office365 har Microsoft ramt (eller defineret - man er lidt i tvivl om det er det ene eller det andet, når man har med Microsoft at gøre) en trend på den digitale arbejdsplads, der peger i retning af tættere samarbejde på tværs og har opnået den lethed, hvormed man helst skal facilitere dette i værktøjerne. Det gør de rigtig godt med den kombination af dokumenthåndtering, intranet-features og Yammer, som Teams er. IntraNotes direkte svar på Teams er skabelonbaserede samarbejdsrum, der i modsætning til Microsofts løsning bor i intranetproduktet og ikke som en appendiks, der som udgangspunkt er tilknyttet enkelte brugeres konti.

I det hele taget tager folkene bag udviklingen af IntraNote WorkSpace udgangspunkt i arbejdsdagens scenarier; hvordan kommunikerer man lettest og sikrest til mange, og hvordan får vi det til at se pænt ud? Hvordan kan vi gøre organisationen i stand til at indgå en dialog på tværs på en let måde?

Hvad dokumenthåndtering angår, er IntraNote WorkSpace og SharePoint omtrent lige gode eller komplicerede afhængig af øjet, der ser - dog med en fods forspring til Microsoft. IntraNote har brugt megen krudt på at skabe et særskilt dokumenthåndteringsværktøj, der er betydeligt bedre end SharePoint med produktet DocuNote, men det er en anden historie, som vi ikke skal fokusere på her.

Håndtering af sprog

Hvis vi skal pege på områder, hvor IntraNote WorkSpace slår SharePoint med flere længder, så ligger håndtering af sprogversioner lige for. For internationale virksomheder med behov for at styre versioneret indhold kan SharePoints ’Variations’ blive en decideret forskrækkelse, mens IntraNote WorkSpace giver redaktører og administratorer en mere overskuelig tilgang til håndteringen.

Microsoft styrer

Derudover har IntraNote en løbende dialog med kunderne om udviklingen af produktet, og de to til tre årlige releases og mellemliggende opdateringer inkluderer løbende forbedringer og nyheder i produktet, hvor SharePoint benytter sig af en helt anden model. Som SharePoint kunde skal man forberede sig på, at man ikke bare sådan lige selv kan opdatere til en ny version. Det er et projekt, hvor mange har oplevet, at de skulle gentænke deres intranet. Følelsen er i høj grad, at det er Microsoft, der styrer retningen med de voldsomme ændringer, der kommer med mellemrum, snarere end egentlig virksomheden selv.

Sidst men ikke mindst er der det, som skal ned i Excel-arket: Hvad koster det? IntraNote WorkSpace ligger på et andet price point end SharePoint, det er der ingen tvivl om. Men det, kære læser, må du ringe og spørge en af vores venlige sælgere om. Du kan også starte med at læse artiklen ”Det koster et godt intranet” på vores hjemmeside.

Held og lykke med dit valg af intranetprodukt – vi er klar til en snak, hvis du er!